Als das Unternehmen an Größe und globaler Reichweite zunahm, stellte Burns & McDonnell fest, dass es immer mehr für Lizenzen für technische Software ausgab. Das Unternehmen erkannte, dass es in der Lage sein musste, Investitionen im Wert von über 30 Millionen Dollar in verschiedene technische Technologien weltweit effektiv zu verwalten. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, mit der die Softwarenutzung gemessen und analysiert werden konnte.
"Wir hatten die Idee, dass es wichtig sein würde, diese Lizenzen zu verwalten. Da wir in den letzten 24 Jahren gewachsen sind, haben wir festgestellt, dass unsere Vertragsverlängerungen immer mehr Stellen umfassen. Als Mitarbeiter-Eigentümer möchten wir lieber gut investieren und sehen, wie wir unser Geld einsetzen. Wir müssen wissen, wohin es fließt und wie wir es verwenden", sagt Michael Allen, Director of Engineering Technology bei Burns & McDonnell.
Herausforderungen
Eine der größten Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren, bestand darin, dass sie mehrere Lizenzverlängerungen im selben Jahr zu bewältigen hatten. Darüber hinaus führten einige Anbieter auch Änderungen an ihren Lizenzmodellen und/oder Lizenzmanagern ein. Sie wussten, dass diese Verlängerungen zu erheblichen Ausgaben führen würden, und wollten nach Möglichkeiten suchen, ihre Gemeinkosten zu kontrollieren. Sie mussten sich ihre Software-Nutzungsdaten ansehen.
Das Unternehmen hatte bereits die Möglichkeit, Nutzungsdaten über Protokolldateien zu sammeln. In Anbetracht der Anzahl und Vielfalt der Lizenzen, die sie besitzen, wäre dies jedoch ein gewaltiges Unterfangen für das Unternehmen gewesen. Sie hatten bereits die Möglichkeit, Nutzungsdaten über Protokolldateien zu sammeln. In Anbetracht der Anzahl und Vielfalt der Lizenzen, die sie besitzen, wäre dies jedoch ein gewaltiges Unterfangen für das Unternehmen gewesen.
"Es war für Burns & McDonnell nicht skalierbar. Wir werden nicht das Personal aufstocken können, das wir brauchen, um solche riesigen Datenmengen zu interpretieren", fügte Michael hinzu.
Auf der Suche nach einer Softwarelösung für die Messung
Sie begannen daraufhin, nach Lösungen zur Messung der Softwarenutzung und zur Erstellung von Berichten zu suchen, die es ihnen nicht nur ermöglichen würden, ihre Softwarenutzungsdaten einzusehen, sondern auch verschiedene Berichte zu erstellen, die ihnen helfen würden, ihre Lizenzen zu maximieren und bessere Entscheidungen zu treffen.
"Wir sagten: 'Zeigt uns, was ihr könnt. Wie umfassend seid ihr? Wie viele Anwendungen können Sie verfolgen? Wie tief können Sie graben? Wie gut können Sie die Daten interpretieren, die aus diesen Anwendungen hervorgehen? Wie agil sind Sie? Müssen wir Server einrichten? Müssen wir die Software ständig verwalten und patchen?' Das sind die Kriterien, die wir festgelegt haben, um die Lösungen, die wir in Betracht gezogen haben, zu bewerten", so Michael.
Nach einer umfangreichen Suche nach Softwarelösungen für die Nutzungsmessung, die alle Anforderungen erfüllen, entschied man sich für Open iT, da es eine breite Palette von Anwendungen messen kann, unabhängig davon, ob es sich um Einzelplatz-, Einzelbenutzer- oder gleichzeitige Anwendungen handelt, ob es sich um unbefristete, Abonnement- oder Pay-per-Use-Lösungen handelt, ob sie vor Ort oder in der Cloud genutzt werden, usw.
"Wir wollten keine Infrastruktur einrichten. Wir wollten die Verwaltungskosten für die Lizenzen nicht erhöhen. Es musste also ein Dienst sein, den wir abonnieren wollten", erklärte Michael. "Es musste mit intellektuellem Wissen einhergehen. Wussten diese Leute Bescheid? Können sie einen Mehrwert für den Prozess schaffen? Verstehen sie die Daten, die sie auswerten? Können sie uns helfen, indem sie uns Dinge empfehlen, die wir vielleicht nicht auf den ersten Blick sehen?"
Die Vorteile des Einsatzes von Messsoftware
Nach der erfolgreichen Installation und der ersten Datenerfassung begannen sie, die Vorteile der Open iT-Lösung zu nutzen. Einer der sofort ersichtlichen Vorteile ist die Transparenz bei der Softwarenutzung. Über das Open iT-Webportal konnten sich die Benutzer einloggen und die Liste der Produkte und Funktionen, die Lizenzinhaber und deren Nutzung einsehen.
Während der Pandemieabschaltungen kam es zu Änderungen in den Zeitplänen der Nutzer, da sie von zu Hause aus arbeiten mussten, und Heatmaps spielten eine wichtige Rolle dabei, ihnen die Zeiträume anzuzeigen, in denen Lizenzen verfügbar waren, so dass Verweigerungen vermieden werden konnten.
"Wir sahen auch die Möglichkeit, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen", sagte Michael.
Sie hatten eine Software, für die sie 85.000 Dollar pro Jahr für zwei Arbeitsplätze ausgaben. Sie fragten die beiden Benutzer, ob die Software notwendig sei, und die erste Antwort war, dass sie geschäftskritisch sei. Ein Blick auf die Daten zeigte jedoch, dass beide Lizenzen das ganze Jahr über kaum genutzt wurden. Also fragten sie, ob es möglich sei, dass sich die Benutzer nur eine Lizenz teilen. Als die Geschäftsführer die Daten sahen, beschlossen sie, dass sie nicht mehr für diese Art von Projekten bieten würden, wenn sie nicht genug Projekte verkaufen könnten, um die Kosten für die Lizenzen zu rechtfertigen, und gaben die Lizenzen einfach auf.
Schlussfolgerung
Die Software-Nutzungsdaten ermöglichten es ihnen auch, in einer sich schnell verändernden Branche flexibel zu sein. "Wir sahen einige Infrastrukturpakete. Die Zahl der vergebenen Verkehrsprojekte ist gestiegen. Wir sahen, wie Raffinerien eine Zeit lang auf Eis gelegt wurden. Wir haben gesehen, wie Fertigungszentren auf Eis gelegt wurden. Wir sahen einen enormen Anstieg bei den Rechenzentren. Als wir also sahen, wie sich die Märkte aufgrund der weltweiten Umstände veränderten, konnten wir uns ansehen, wie sich dies auf unsere Lizenzvergabe auswirkte, und wir fanden eine effektive Lizenzposition für uns", erklärte Michael.
Auf die Frage, was er Unternehmen raten würde, die ihre technischen Lizenzen optimieren wollen, antwortete Michael: "Fangen Sie früh an. Je schneller Sie mit der Optimierung beginnen. desto mehr Möglichkeiten haben Sie, zu sparen. Wir haben [seit der Einführung der Open iT-Lösung] wahrscheinlich eher 10 % bei der Lizenzierung eingespart, und das bei einem jährlichen Wachstum von 6 %."
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