À medida que a empresa crescia em tamanho e cobertura global, Burns & McDonnell viu-se a gastar cada vez mais em licenças de software de engenharia. Perceberam que precisavam de ser capazes de gerir eficazmente mais de 30 milhões de dólares de investimentos em várias tecnologias de engenharia em todo o mundo. Precisavam de uma solução que pudesse medir e analisar a sua utilização de software.
"Tínhamos esta ideia de que seria importante gerir estas licenças. À medida que fomos crescendo nos últimos 24 anos, vimos dígitos a serem acrescentados às nossas renovações de contratos. Como empregados-proprietários, preferimos fazer bons investimentos e ver como estamos a alavancar o nosso dinheiro. Temos de saber para onde vai e como o estamos a utilizar", diz Michael Allen, Director de Tecnologia de Engenharia da Burns & McDonnell.
Desafios
Um dos principais desafios que tiveram de enfrentar foi o facto de várias renovações de licenças os estarem a atingir no mesmo ano. Além disso, alguns vendedores estavam também a introduzir alterações nos seus modelos de licenciamento e/ou gestores de licenças. Sabiam que estas renovações iriam ser um gasto significativo e queriam explorar formas de assumir o controlo das suas despesas gerais. Precisavam de olhar para os seus dados de utilização de software.
Eles já tinham a capacidade de recolher dados de utilização através de ficheiros de registo. No entanto, tendo em conta o número e a variedade de licenças de que dispõem, teria sido um empreendimento gigantesco para a empresa. Eles já tinham a capacidade de recolher dados de utilização através de ficheiros de registo. Contudo, considerando o número e variedade de licenças de que dispõem, teria sido um empreendimento gigantesco para a empresa.
"Não era escalável para Burns & McDonnell. Não vamos ter pessoal até ao nível de que precisamos para podermos interpretar quantidades tão maciças de dados", acrescentou Michael.
À procura de uma solução de medição por software
Começaram então a procurar soluções de medição e relatórios de utilização de software que não só lhes permitiriam analisar os seus dados de utilização de software, mas também criar vários relatórios que os ajudariam a maximizar as suas licenças e a tomar melhores decisões.
"Dissemos: 'Mostre-nos o que pode fazer. Qual é a sua dimensão? Quantas aplicações pode seguir? Até que profundidade pode escavar? Até que ponto pode interpretar bem os dados que saem destas aplicações? Quão ágeis são vocês? Temos de criar servidores? Temos de gerir e corrigir o software constantemente? Estes são o tipo de critérios que estabelecemos que íamos pontuar as soluções que estávamos a considerar", afirmou Michael.
Após uma extensa pesquisa de soluções de medição de utilização de software que satisfaçam todos os seus requisitos, decidiram implementar o Open iT pela sua capacidade de medir uma vasta gama de aplicações, quer sejam autónomas, de utilizador nomeado, ou concorrentes; perpétuas, de subscrição, ou pay-per-use; na premissa ou na nuvem; etc.
"Não queríamos criar infra-estruturas. Não queríamos aumentar o custo de administração para gerir as licenças. Portanto, tinha de ser um serviço que íamos subscrever", revelou Michael. "Tinha de vir com conhecimento intelectual". "Será que estas pessoas sabiam? Podem eles acrescentar valor ao processo? Será que compreendem os dados que estão a surgir? Poderão ajudar-nos recomendando coisas que talvez não vejamos à primeira vista?"
Os benefícios da utilização de software de medição
Após uma instalação bem sucedida e uma recolha inicial de dados, começaram a colher os benefícios da solução Open iT. Uma das vantagens imediatamente aparentes é a transparência na utilização do software. O portal web Open iT permitiu aos utilizadores entrar e ver a lista de produtos e funcionalidades, quem tem a licença, e a sua utilização.
Durante os lockdowns pandémicos, houve alterações nos horários dos utilizadores porque estes tiveram de trabalhar a partir de casa e os mapas de calor desempenharam um papel fundamental ao mostrar-lhes os prazos quando as licenças estavam disponíveis, evitando assim recusas.
"Também vimos a oportunidade de tomar melhores decisões comerciais", disse Michael.
Eles tinham um software que gastavam 85.000 dólares por ano por dois lugares. Perguntaram aos dois utilizadores se o software era necessário, e a resposta inicial foi que era crítico para o negócio. Contudo, olhando para os dados, ficou claro que ambas as licenças mal foram utilizadas durante o ano inteiro. Assim, perguntaram se era possível que os utilizadores partilhassem apenas uma licença. Quando os líderes empresariais viram os dados, decidiram que se não podiam vender projectos suficientes para justificar o pagamento das licenças, simplesmente já não iam concorrer a esse tipo de projectos e simplesmente largavam as licenças.
Conclusão
Os dados de utilização de software também lhes permitiram ser ágeis numa indústria em rápida mutação. "Vimos alguns pacotes de infra-estruturas. Vimos aumentar o número de projectos de transporte que estavam a ser adjudicados. Vimos pessoas a colocar as refinarias em espera por um pouco. Vimos centros de fabrico a serem colocados em espera. Assistimos a um enorme aumento dos centros de dados. Assim, ao vermos os mercados a mudar devido às circunstâncias mundiais, pudemos ver como isso afectou o nosso licenciamento e encontrámos uma posição de licença eficaz para nós", expressou Michael.
Quanto ao que ele diria às empresas que querem optimizar as suas licenças de engenharia, Michael aconselhou: "Comecem cedo. Quanto mais rápido for a optimização, mais rápido será. Quanto mais oportunidades tiver de poupar. Estávamos provavelmente mais perto de 10% de poupança nas nossas licenças [desde a implementação da solução Open iT], e isso com um crescimento de 6% ao longo de um ano".
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