バーンズ＆マクドネル社は、会社の規模が拡大し、グローバルに展開するにつれて、エンジニアリングソフトウェアのライセンスに費やす金額がどんどん大きくなっていることに気づきました。同社は、世界中のさまざまなエンジニアリング技術に対する3,000万ドル以上の投資を効果的に管理する必要があることに気づきました。そこで、ソフトウェアの使用状況を計測・分析できるソリューションが必要となったのです。
[このライセンスを管理することが重要になるという考えがありました。この24年間、私たちが成長するにつれて、契約更新の際に桁が追加されていくのを目の当たりにしてきました。経営者である私たちは、良い投資をしたいし、資金をどのように活用しているかを確認したいのです]とバーンズ＆マクドネル社のエンジニアリングテクノロジー担当ディレクターであるマイケル・アレン氏は述べています。
課題
彼らが直面した主な課題の1つは、同じ年に複数のライセンス更新が発生することでした。さらに、一部のベンダーはライセンスモデルやライセンスマネージャの変更も行っていました。彼らは、これらの更新が多額の支出になることを知っていたので、オーバーヘッドをコントロールする方法を探したいと考えていました。そのため、ソフトウェアの使用状況データを調べる必要がありました。
ログファイルによる使用状況データの収集機能はすでに持っていた。しかし、彼らが持っているライセンスの数と多様性を考えると、それは会社にとって大規模な仕事だったでしょう。ログファイルを通じて利用データを収集する機能はすでに持っていました。しかし、彼らが持っているライセンスの数や種類を考えると、それは会社にとって大仕事だっただろう。
「バーンズ＆マクドネル社にとっては、スケーラブルではありませんでした。このような膨大な量のデータを解釈できるようにするためには、必要なレベルまで人員を増やすことはできません」とマイケルは付け加えました。
ソフトウェア計測ソリューションをお探しの方
そして、ソフトウェアの使用状況データを見るだけでなく、ライセンスを最大限に活用し、より良い意思決定を行うための様々なレポートを作成できるソフトウェア使用状況計測・レポート作成ソリューションを探し始めたのです。
[何ができるか見せてくれ "と言ったんだ。どの程度広い範囲をカバーできるのか？どれだけのアプリケーションを追跡できるのか？どれだけ深く掘り下げることができるのか？これらのアプリケーションから出力されるデータをどれだけ解釈できるか？機敏さは？サーバーを設置する必要があるか？常にソフトウェアを管理し、パッチを当てなければならないのか？これらは、私たちが検討しているソリューションに点数をつけるために定めた基準です」とマイケル氏は主張します。
すべての要件を満たすソフトウェア使用状況計測ソリューションを幅広く探した結果、スタンドアロン、指名ユーザー、同時使用、永久、定額、有料、オンプレミス、クラウドなど、さまざまなアプリケーションを計測できるOpen iTの導入を決定したのです。
「インフラを整えたくなかった。ライセンスを管理するための管理コストを増やしたくなかった。だから、契約するのはサービスでなければならない。知的な知識を伴うものでなければならなかった。この人たちは知っているのか？この人たちは知っているのか、このプロセスに付加価値を付けられるのか。表面化したデータを理解しているのか。私たちが一見してわからないようなことを推奨して、私たちを助けてくれるのか？]とマイケル氏は述べています。
ソフトウェア使用状況を計測する利点
インストールとデータ収集に成功した後、彼らはOpen iTソリューションの利点を享受し始めた。すぐにわかるメリットの1つは、ソフトウェア利用の透明性です。Open iTのWebポータルでは、ユーザーがログインして、製品や機能のリスト、誰がライセンスを持っているか、その利用状況を確認することができました。
パンデミック時のロックダウンでは、自宅で仕事をしなければならないため、ユーザーのスケジュールに変化が生じますが、ヒートマップはライセンスが利用できる時間帯を示し、拒否されることを回避する重要な役割を担いました。
マイケル氏は「また、より良いビジネス上の意思決定を行う機会もあると考えました」と述べています。
2席で年間85,000ドルもするソフトがありました。2人のユーザーにそのソフトウェアの必要性を尋ねたところ、当初はビジネスクリティカルという答えが返ってきました。しかし、データを見ると、2つのライセンスは年間を通してほとんど使われていないことが明らかでした。そこで、2人で1つのライセンスを共有することはできないか、という話になりました。そのデータを見たビジネスリーダーは、ライセンス費用を払えるだけのプロジェクトが売れないのであれば、もうその種のプロジェクトには入札しない、ライセンスを手放すだけでいいと判断したのです。
結論
また、ソフトウェアの使用状況データにより、変化の激しい業界において機敏に対応することができました。マイケル氏は、「私たちは、いくつかのインフラパッケージを見ました。輸送プロジェクトの受注が増加したのです。製油所を少し保留にするところもありました。製造拠点が保留になるのも見た。また、データセンターが大幅に増加しました。世界情勢によって市場が変化するのを見ながら、それが当社のライセンスにどう影響するかを検討し、効果的なライセンスポジションを見出すことができたのです」と語りました。
技術系ライセンスの最適化を目指す企業へのアドバイスとして、マイケルは「早く始めることだ。最適化を早く始めれば始めるほど、節約できる機会が増えます。最適化が早ければ早いほど、節約できる機会が増えます。Open iT ソリューションを導入して以来）おそらく 10%近いライセンス削減を達成しました。
このウェビナーでは、バーンズ＆マクドネル社のソフトウェア使用量測定と最適化の道のりについて詳しく説明します。
当社の専門家に相談することで、ライセンスの位置づけをよりよく理解し、エンジニアリングソフトウェアライセンスを最大限に活用することができます。
