El rápido crecimiento de las TI basadas en la nube hizo necesaria una disciplina para gestionar los costes y la complejidad de confiar gran parte del entorno informático de una organización a uno o varios terceros. Esto se materializó en FinOps, diseñado y estructurado por la FinOps Foundation. Al principio, la atención se centró en los tres proveedores de nube de hiperescala (AWS, GCP y Azure), pero, a medida que los clientes de nube comenzaron a adoptar un enfoque multicloud, FinOps se adaptó para atender a múltiples proveedores y situaciones de nube. Aunque FinOps es un enfoque bien pensado para gestionar la infraestructura, las plataformas y el software basados en la nube, se produjeron algunas consecuencias imprevistas, lo que hizo necesaria la alineación de FinOps con otras áreas de la empresa que también tenían un interés personal en la gestión de activos de TI, especialmente ITSM, ITAM y SAM. Hablaremos de la alineación de SAM y FinOps en otro artículo; aquí consideraremos lo que hay que hacer para que FinOps e ITAM hablen con una sola voz en lo que respecta a IaaS y PaaS, convenientemente agrupados bajo otro acrónimo CIPS (Cloud Infrastructure & Platform Services). En primer lugar, veamos algunas definiciones de ITAM y FinOps.
Esta definición de ITAM procede del Comité de Normas ISO, que justifica la norma ISO/CE 19770.
"La Gestión de Activos de TI (ITAM) abarca el sistema, los procesos y la tecnología utilizados para detectar, rastrear, gestionar y optimizar los activos de TI a lo largo de todas las etapas de su ciclo de vida. Los activos de TI se definen como cualquier hardware, software, suscripción o servicio relacionado con las TI que la organización posee, paga o utiliza directa o indirectamente. Esta definición de Activo de TI es amplia, e incluye no solo servidores, ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles, sino también IoT, dispositivos de red y almacenamiento, y servicios en la nube como Software como Servicio, Infraestructura como Servicio y Plataforma como Servicio (SaaS/IaaS/PaaS), entre muchos otros."
(https://committee.iso.org/sites/jtc1sc7/home/news/content-left-area/news-and-updates/it-asset-management-standards-is.htm)
¿Cómo se compara FinOps con esto? La FinOps Foundation describe las FinOps como una práctica esencialmente cultural, en la que Finanzas y DevOps colaboran como equipos para optimizar el uso de la nube por parte de la organización:
FinOps es una disciplina de gestión financiera en la nube en evolución y una práctica cultural que permite a las organizaciones obtener el máximo valor empresarial ayudando a los equipos de ingeniería, finanzas, tecnología y negocio a colaborar en decisiones de gasto basadas en datos.
(*Definición actualizada: Noviembre de 2021 por el Consejo Asesor Técnico de la Fundación FinOps )
Evidentemente, estas dos prácticas tienen los mismos objetivos, pero en muchas organizaciones parecen funcionar de forma independiente, lo que podría conducir a un mayor riesgo de incumplimiento de los acuerdos con los proveedores, así como a un gasto excesivo en activos de TI, incluso cuando la organización cuenta con un entorno ITAM maduro y receptivo, gestionado por un equipo eficaz. Sólo podemos especular que esto sucedió cuando varias unidades de negocio invirtieron de forma independiente en soluciones en la nube, pasando por alto la adquisición de TI, en la creencia errónea de que ITAM sólo es responsable de los activos tangibles y locales. De hecho, tal y como se ha definido anteriormente, la norma ISO/IEC 19770 establece claramente que ITAM es responsable de todas las clases de activos de TI, físicos, digitales y virtuales, por lo que, según esta clasificación, FinOps forma parte de ITAM.
Posibilitar un encuentro de mentes
FinOps define seis Dominios, cada uno de los cuales representa un conjunto de actividades relacionadas. Cada dominio tiene capacidades específicas, que la organización debe alcanzar niveles de competencia en su viaje hacia la madurez FinOps. El dominio específico que estamos explorando en este artículo es la Alineación Organizacional, y la competencia es la "Intersección de ITAM/SAM". Existe un potencial de valor añadido mutuo entre los equipos de ITAM y FinOps, pero también hay un riesgo considerable para la organización cuando no están integrados, en forma de gastos excesivos y posibles infracciones de cumplimiento. Sin embargo, a pesar de que la mayoría de las empresas reconocen estos riesgos, muy pocas han logrado la integración. En los casos en que están trabajando para lograr la alineación, gran parte de la atención se centra en SAM, mientras que el hardware y la infraestructura, o HAM, operan bajo el radar. El equipo de ITAM se enfrenta a los siguientes retos
- Falta de visibilidad de los activos virtuales y digitales que operan fuera de las instalaciones.
- Imposibilidad de obtener datos en tiempo real sobre la utilización de estos activos.
- El ciclo de vida de los activos en la nube puede ser muy volátil y a corto plazo. Pensemos en el alquiler de GPU o QPU para un cálculo complejo, que puede durar un par de minutos o semanas, tras lo cual se interrumpe el servicio.
- Por lo general, se contratan múltiples proveedores en nube para los servicios HAM, cada uno con sus propias estructuras de precios
- Puede haber conflictos en la terminología utilizada por los equipos de ITAM y SAM.
Resolver los retos anteriores es sólo una parte de la ecuación. Cada vez es más necesario integrar el seguimiento y la gestión de la sostenibilidad, especialmente en regiones donde la legislación que cumplir es inminente. No basta con informar sobre las emisiones de carbono en las instalaciones, un informe ESG exhaustivo requiere una visión de todos los actores de la cadena de suministro de TI de la organización. Esta será una responsabilidad más que añadir a la función de ITAM, pero hablaremos de este requisito en otro artículo sobre GreenOps, la práctica de la medición de la sostenibilidad y la elaboración de informes en el ámbito de las TI.
Por dónde empezar
Hay dos caminos a seguir: la alineación de los modelos de negocio de ITAM y FinOps y el ciclo de vida de FinOps, asistido por el conocimiento institucional de ITAM, que pueden llevarse a cabo simultáneamente. Tiene que haber un acuerdo sobre taxonomía común, política y gestión de procesos y datos entre las dos entidades, dirigido a construir un CCOE, o Centro de Excelencia en la Nube.
El objetivo es disponer de informes puntuales y precisos sobre el consumo, tanto fuera como dentro de las instalaciones, en un formato comprensible para los usuarios. Esto también debe ir acompañado de la participación y la formación de los usuarios para que entiendan sus funciones y responsabilidades. Obviamente, no se trata de un trabajo de un día para otro y es iterativo. El ciclo de vida FinOps "Informar, Optimizar, Operar" es un proceso útil para apuntalar este viaje, que no tiene un punto final definido, ya que tanto la norma ISO/IEC 19770 como las prácticas FinOps son todavía un trabajo en curso.
Los gatos de FinOps
El progreso de un equipo de FinOps es muy similar al camino que ya ha recorrido el equipo de ITAM, empezando por implementar un control centralizado de todos los diversos servicios en la nube a los que se han suscrito los departamentos de toda la empresa. Naturalmente, esta fragmentación da lugar a gastos excesivos y a posibles incumplimientos, ya que cada CSP (proveedor de servicios en la nube) tiene sus costes y reglas únicos integrados en su modelo de negocio. Aquí es donde ITAM puede ayudar, habiendo desarrollado habilidades para leer la letra pequeña de los contratos con los proveedores. Los modelos de precios de los "Tres Grandes" hiperescaladores también ofrecen una amplia gama de descuentos basados en variables como el uso previsto, al que la empresa se compromete (CUD - Descuento por Uso Comprometido). Obviamente, tiene sentido tener un CUD para toda la empresa, para obtener el mejor descuento, en lugar de muchas suscripciones pequeñas.
Lo que funciona a la inversa para ITAM y FinOps es la asignación de costes. En un entorno ITAM maduro, los costes de uso se imputan al departamento, mientras que en FinOps, cada departamento suscribe su uso de la nube. Esto debe desfragmentarse, con una visión a más largo plazo sobre la optimización del uso; no se puede esperar que los usuarios empresariales presten atención a factores como el tiempo de uso y la gestión de contenedores; esto requerirá una operación conjunta entre ITAM y FinOps.
Una vez que existe una visión de helicóptero del uso de la nube en toda la empresa, puede comenzar la optimización de los servicios, que incluye la elaboración de informes precisos y la interrogación de las distintas suscripciones y acuerdos vigentes para identificar ahorros de costes y, lo que es más importante, si existe valor empresarial, que es el objetivo principal de la gestión de la nube y, naturalmente, también de ITAM. Las habilidades de ITAM en la gestión del campus de TI resultarán muy valiosas para FinOps.
Esto es en gran medida una visión general de lo que se necesita para alinear ambas prácticas. También es importante que el resto de la empresa reconozca que ITAM y FinOps están unificadas en los servicios que prestan. ITAM rara vez ha recibido la atención que merecía antes del auge de FinOps. Ahora que todo el mundo en la empresa está empezando a entender cómo el uso de la nube se ve afectado por sus acciones y viceversa, la importancia de ITAM para el negocio está ganando terreno. Sin embargo, pasarán más de unos pocos años antes de que haya una comprensión y adhesión por parte de toda la industria
El lento camino hacia la alineación
La necesidad de alineación entre ITAM y FinOps es reconocida por la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, en el informe 2023 State of FinOps Report de la FinOps Foundation, menos del 5 % de los encuestados informaron de una integración completa, aunque otro 21 % estaba trabajando para lograr este hito y los equipos colaboraban. El 75% restante de las organizaciones o bien no contaba con un equipo de FinOps, o bien los profesionales de FinOps trabajaban independientemente de ITAM.
(clip de pantalla de la fundación FinOps que ilustra estas estadísticas) https://data.finops.org/#3305)
Es evidente que las empresas deben dedicar tiempo y esfuerzo a esta integración, con el fin de disponer de una solución para ver y gestionar sus licencias de software, tanto en las instalaciones como en la nube, para tomar decisiones informadas basadas en datos. Open iT está aquí para ayudarle a obtener visibilidad sobre todos sus activos de software y romper los silos entre los distintos departamentos. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo puede obtener informes precisos sobre el uso de licencias y cómo identificar oportunidades de optimización de costes.
