À medida que a corrida inicial para cumprir os mandatos governamentais de trabalho a partir de casa (WFH) começa a acalmar, os gestores de activos podem querer voltar a concentrar-se, com maior diligência, no inventário de activos de TI.
E embora a visão de como as organizações funcionarão no "novo normal" ainda esteja a ser determinada, o impacto significativo da COVID-19 nas necessidades imediatas da organização exigiu algumas novas abordagens sobre como lidar com decisões de inventário de curto prazo mais urgentes.
Num esforço para criar uma força de trabalho produtiva em regime de teletrabalho, as organizações registaram um aumento imediato dos custos de hardware e software.
E mesmo com uma transição concluída, os funcionários podem ter encontrado equipamento adicional ou necessidades tecnológicas para manter a produtividade, incorrendo em mais custos e muitas vezes sem contactar as TI.
Além disso, com a actual recessão económica, especula-se que os fornecedores irão aumentar os esforços de auditoria de conformidade. Com todas as organizações a sublinharem a necessidade de cortar custos e preservar o dinheiro disponível, os gestores de activos de TI têm de fazer a sua parte para estarem preparados.
Eis algumas considerações que as empresas podem ter para a sua lista de verificação de inventário:
Redução da força de trabalho a longo e curto prazo
A organização sofreu despedimentos ou licenças? Dependendo da duração da redução de pessoal, pode ser benéfico avaliar as licenças de software implementadas.
Recuperar as licenças órfãs e reatribuí-las pode ajudar a organização a economizar custos imediatamente. É possível obter mais ganhos a longo prazo reduzindo completamente as licenças disponíveis.
Considerar Possíveis Redundâncias de Candidaturas
Verifique se existem diferentes títulos de software que têm uma função semelhante e determine se alguns deles podem ser retirados.
Se forem utilizadas várias ferramentas de colaboração em equipa, como o Teams, o GoToMeeting, o WebEx ou mesmo o Zoom, determine qual delas é mais utilizada ou mais rentável e considere a possibilidade de eliminar as redundâncias desnecessárias.
Eliminar aplicações não essenciais
Nalguns casos, à medida que as condições de trabalho se alteram, pode haver aplicações que deixaram totalmente de ser utilizadas, quer devido a uma mudança ou eliminação da função empresarial, quer devido à substituição de uma aplicação por uma solução equivalente tradicional ou baseada na nuvem.
Agora seria uma boa altura para recuperar estas aplicações não utilizadas enquanto são menos utilizadas.
Manter o controlo da dispersão de SaaS
À medida que as organizações se esforçavam no início da pandemia, foram feitas compras fora do orçamento para cobrir necessidades imediatas e a utilização de várias aplicações SaaS aumentou da noite para o dia.
À medida que as despesas impulsionadas pela crise abrandam, é a altura ideal para optimizar as necessidades de licenciamento adquiridas e potenciais a curto prazo e lidar com as compras de licenças mensais não utilizadas, poupando dinheiro crucial para o orçamento.
Agora é o momento
De acordo com a Gartner, existe uma necessidade urgente de reduzir os custos com uma perspectiva mais a curto prazo.
"Procurem custos que possam ser afectados imediatamente. Pense aqui em termos de impactos no ano. Eliminar, reduzir ou suspender itens que terão impacto em um, seis ou até nove meses, não em anos."
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