- IT inventory reviews became more important as work-from-home changes increased hardware and software costs.
- Organizations should review workforce reductions, application redundancies, non-essential applications, and SaaS sprawl during inventory checks.
- Open iT provides IT asset management tools that show utilization across applications, servers, storage, databases, and services to support cost-cutting goals.
A 40-percent shift to work-from-home reshapes the IT inventory question overnight. Hardware refresh cycles change, software access patterns shift, and SaaS sprawl quietly expands as teams provision tools to keep moving. An IT inventory review has to cover the new ground: workforce reductions, application redundancies, non-essential applications, and the SaaS layer that wasn't there a year ago. Open iT provides IT asset management tools that show utilization across applications, servers, storage, databases, and services — the cross-cutting view a cost-cutting program needs to make defensible decisions.
A medida que la prisa inicial por cumplir con los mandatos gubernamentales de trabajo desde casa (WFH) comienza a calmarse, los gestores de activos pueden querer volver a centrarse, con mayor diligencia, en el inventario de activos de TI.
Y aunque la visión de cómo funcionarán las organizaciones en la "nueva normalidad" aún se está determinando, el importante impacto de COVID-19 en las necesidades inmediatas de la organización ha exigido algunos enfoques nuevos sobre cómo gestionar las decisiones de inventario más apremiantes a corto plazo.
En un esfuerzo por crear una mano de obra productiva para la WFH, las organizaciones han experimentado un aumento inmediato de los costes de hardware y software.
E incluso con una transición completada, los empleados pueden haber encontrado equipos adicionales o necesidades tecnológicas para mantener la productividad, incurriendo en más costes y a menudo sin ponerse en contacto con TI.
Además, con la actual recesión económica, se especula con que los proveedores aumentarán las auditorías de cumplimiento. Dado que todas las organizaciones insisten en la necesidad de recortar gastos y preservar el efectivo disponible, los gestores de activos informáticos deben poner de su parte para estar preparados.
A continuación se presentan algunas consideraciones que las empresas pueden tener para su lista de control de inventario:
Reducción de plantilla a corto y largo plazo
¿Ha sufrido la organización despidos o reducciones de personal? Dependiendo de la duración de la reducción de personal, puede ser beneficioso evaluar las licencias de software implantadas.
Recuperar las licencias huérfanas y reasignarlas puede ayudar a la organización a ahorrar costes inmediatamente. A largo plazo, los beneficios pueden ser mayores si se reducen por completo las licencias disponibles.
Considere las posibles redundancias de la aplicación
Busque diferentes títulos de software que cumplan una función similar y determine si algunos de ellos pueden retirarse.
Si se utilizan varias herramientas de colaboración en equipo, como Teams, GoToMeeting, WebEx o incluso Zoom, determine cuál es la más utilizada o la más rentable, y considere la posibilidad de eliminar las redundancias innecesarias.
Eliminar las aplicaciones no esenciales
En algunos casos, a medida que se han ido produciendo cambios en las condiciones de trabajo, puede haber aplicaciones que hayan dejado de utilizarse por completo, ya sea debido a un cambio o a la eliminación de una función empresarial, o a que una aplicación haya sido sustituida por una solución equivalente tradicional o basada en la nube.
Ahora sería un buen momento para recuperar estas aplicaciones que no se usan mientras se utilizan menos.
Mantenga el control de la expansión del SaaS
Cuando las organizaciones se apresuraron al inicio de la pandemia, se realizaron compras fuera de presupuesto para cubrir las necesidades inmediatas, y el despliegue del uso de múltiples aplicaciones SaaS aumentó de la noche a la mañana.
A medida que el gasto impulsado por la crisis se ralentiza, es un momento ideal para optimizar las necesidades de licencias adquiridas y potenciales a corto plazo, y hacer frente a las compras de licencias mensuales no utilizadas, ahorrando dólares presupuestarios cruciales.
Ahora es el momento
Según Gartner, urge reducir costes con una perspectiva más a corto plazo.
"Busque costes en los que pueda incidir de inmediato. Piense en términos de impacto anual. Elimine, reduzca o suspenda partidas que repercutirán en uno, seis o incluso nueve meses, no en años".
Open iT ofrece un conjunto de herramientas de gestión de activos informáticos que pueden ayudar a las organizaciones a comprender su panorama informático proporcionando métricas sobre la utilización de aplicaciones, servidores, almacenamiento, bases de datos y servicios en toda la empresa. Para obtener más información, póngase en contacto hoy mismo con un representante de Open iT y descubra cómo nuestras soluciones pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos de reducción de costes.
