4 aspectos a tener en cuenta para la revisión de su inventario de TI

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A medida que la prisa inicial por cumplir con los mandatos gubernamentales de trabajo desde casa (WFH) comienza a calmarse, los gestores de activos pueden querer volver a centrarse, con mayor diligencia, en el inventario de activos de TI. Y aunque la visión de cómo funcionarán las organizaciones en la "nueva normalidad" todavía se está determinando, el impacto significativo de COVID-19 en las necesidades inmediatas de la organización ha requerido algunos enfoques nuevos sobre cómo manejar las decisiones de inventario más urgentes a corto plazo.

En un esfuerzo por crear una plantilla productiva de WFH, las organizaciones han experimentado un aumento inmediato de los costes de hardware y software. E incluso con una transición completada, los empleados pueden haber encontrado equipos adicionales o necesidades tecnológicas para mantener la productividad, incurriendo en más costes y a menudo sin contactar con TI. Además, con la actual recesión económica, se especula que los proveedores aumentarán los esfuerzos de auditoría de cumplimiento. Dado que todas las organizaciones hacen hincapié en la necesidad de recortar costes y preservar el efectivo disponible, los gestores de activos de TI deben poner de su parte para estar preparados.

A continuación se presentan algunas consideraciones que las empresas pueden tener para su lista de control de inventario:

Reducción de plantilla a corto y largo plazo

¿La organización ha sufrido despidos o cesantías? Dependiendo de la duración de la reducción de personal, puede ser beneficioso evaluar las licencias de software desplegadas. Recuperar las licencias huérfanas y reasignarlas puede ayudar a la organización a ahorrar costes inmediatamente. Se pueden obtener más beneficios a largo plazo reduciendo totalmente las licencias disponibles.

Considere las posibles redundancias de la aplicación

Compruebe si hay diferentes títulos de software que cumplen una función similar y determine si algunos de ellos pueden retirarse. Si se utilizan varias herramientas de colaboración en equipo, como Teams, GoToMeeting, WebEx o incluso Zoom, determina cuál es la más utilizada o la más rentable, y considera la posibilidad de eliminar las redundancias innecesarias.

Eliminar las aplicaciones no esenciales

En algunos casos, como consecuencia de los cambios en las condiciones de trabajo, puede haber aplicaciones que hayan dejado de utilizarse por completo, ya sea por un cambio o eliminación de la función empresarial, o porque una aplicación haya sido sustituida por una solución equivalente tradicional o basada en la nube. Ahora sería un buen momento para recuperar estas aplicaciones que no se utilizan mientras tienen menos uso.

Mantenga el control de la expansión del SaaS

Cuando las organizaciones se apresuraron al inicio de la pandemia, se realizaron compras fuera de presupuesto para cubrir las necesidades inmediatas, y el uso de múltiples aplicaciones SaaS aumentó de la noche a la mañana. A medida que el gasto impulsado por la crisis se ralentiza, es un momento ideal para optimizar las necesidades de licencias compradas y potenciales a corto plazo, y hacer frente a las compras de licencias mensuales no utilizadas, ahorrando dólares presupuestarios cruciales.

Ahora es el momento

Según Gartner, es urgente reducir los costes con una perspectiva más a corto plazo.
"Busque los costes que pueden ser impactados inmediatamente. Piense en términos de impacto en el año. Elimine, reduzca o suspenda las partidas que impactarán en uno, seis o incluso nueve meses, no en años".

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