Da sich der anfängliche Ansturm auf die Erfüllung der behördlichen Vorschriften für die Arbeit von zu Hause aus (WFH) allmählich beruhigt, sollten sich die Vermögensverwalter wieder verstärkt auf die Bestandsaufnahme der IT-Anlagen konzentrieren.
Und während die Vision, wie Organisationen in der "neuen Normalität" funktionieren werden, noch im Entstehen begriffen ist, haben die erheblichen Auswirkungen von COVID-19 auf die unmittelbaren Bedürfnisse der Organisation einige neue Ansätze für den Umgang mit dringlicheren kurzfristigen Bestandsentscheidungen erforderlich gemacht.
In dem Bemühen, eine produktive WFH-Belegschaft zu schaffen, haben die Unternehmen einen unmittelbaren Anstieg der Hardware- und Softwarekosten erlebt.
Und selbst wenn die Umstellung abgeschlossen ist, kann es sein, dass die Mitarbeiter zusätzliche Geräte oder Technologien benötigen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten, was weitere Kosten verursacht, oft ohne die IT-Abteilung zu kontaktieren.
Darüber hinaus gibt es angesichts des derzeitigen wirtschaftlichen Abschwungs Spekulationen darüber, dass die Anbieter ihre Anstrengungen zur Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften verstärken werden. Da alle Unternehmen die Notwendigkeit betonen, die Kosten zu senken und die Barmittel zu schonen, müssen die IT-Verwalter ihren Teil dazu beitragen, darauf vorbereitet zu sein.
Hier sind einige Überlegungen, die Unternehmen für ihre Inventar-Checkliste anstellen können:
Lang- und kurzfristiger Personalabbau
Hat die Organisation Entlassungen oder Kündigungen hinnehmen müssen? Je nach Dauer des Personalabbaus kann es sinnvoll sein, die eingesetzten Softwarelizenzen zu überprüfen.
Durch die Rückforderung verwaister Lizenzen und deren Neuzuweisung kann das Unternehmen sofort Kosteneinsparungen erzielen. Langfristig können weitere Gewinne erzielt werden, wenn die Anzahl der vorhandenen Lizenzen insgesamt reduziert wird.
Berücksichtigen Sie mögliche Anwendungsredundanzen
Suchen Sie nach verschiedenen Software-Titeln, die eine ähnliche Funktion erfüllen, und stellen Sie fest, ob einige von ihnen ausgemustert werden können.
Wenn mehrere Tools für die Zusammenarbeit im Team verwendet werden, z. B. Teams, GoToMeeting, WebEx oder sogar Zoom, sollten Sie ermitteln, welches Tool am häufigsten verwendet wird oder am kosteneffizientesten ist, und überlegen, ob Sie unnötige Redundanzen beseitigen sollten.
Eliminierung nicht notwendiger Anwendungen
In einigen Fällen gibt es Anwendungen, die aufgrund veränderter Arbeitsbedingungen nicht mehr genutzt werden, sei es, weil sich eine Geschäftsfunktion geändert hat oder weggefallen ist, oder weil eine Anwendung durch eine gleichwertige herkömmliche oder cloudbasierte Lösung ersetzt wurde.
Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, diese ungenutzten Anwendungen wiederherzustellen, solange sie am wenigsten genutzt werden.
Behalten Sie die Kontrolle über SaaS Sprawl
Als die Unternehmen zu Beginn der Pandemie in Panik gerieten, wurden außerplanmäßige Käufe getätigt, um den unmittelbaren Bedarf zu decken, und die Nutzung mehrerer SaaS-Anwendungen stieg über Nacht an.
Wenn sich die krisenbedingten Ausgaben verlangsamen, ist dies ein idealer Zeitpunkt, um gekaufte und potenzielle Lizenzbedürfnisse kurzfristig zu optimieren und ungenutzte monatliche Lizenzkäufe abzuwickeln und so wichtige Budgetmittel zu sparen.
Jetzt ist es an der Zeit
Laut Gartner besteht die dringende Notwendigkeit, die Kosten mit einer eher kurzfristigen Perspektive zu senken.
"Suchen Sie nach Kosten, die sofort beeinflusst werden können. Denken Sie dabei an die Auswirkungen innerhalb eines Jahres. Streichen, reduzieren oder verschieben Sie Posten, die sich in einem, sechs oder sogar neun Monaten auswirken werden, nicht erst in Jahren.
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