O sector das TI tem funcionado mais rapidamente do que outras indústrias durante muitos anos. No entanto, a maioria das organizações ainda utiliza modelos contabilísticos tradicionais em que um departamento centralizado suporta todos os custos de TI, que são então considerados como despesas gerais da empresa.
Para utilizar os serviços de TI de forma moderada e eficiente, as empresas devem encontrar formas de incentivar os utilizadores e transferir a responsabilidade para eles.
Isto pode ser feito através do modelo de chargeback de TI, que permite aos administradores discriminar claramente os factores que determinam os seus custos de TI.
O modelo não só ajuda a controlar os orçamentos, como também responsabiliza uma organização pela sua utilização de TI através de uma melhor visibilidade e de funcionalidades poderosas.
Para o ajudar a melhorar a sua gestão de activos de TI, este artigo abordará as principais vantagens do estorno de TI e a forma correcta de implementar o sistema para obter os melhores resultados.
O que é o IT Chargeback?
O chargeback de TI é uma estratégia contabilística em que os custos de serviços de TI, hardware e software são associados às unidades empresariais em que são utilizados ou consumidos.
Este sistema determina quais os departamentos ou indivíduos responsáveis por despesas específicas, proporcionando transparência relativamente à forma como determinadas decisões comerciais afectam a rentabilidade.
Em comparação com outros modelos, o chargeback de TI incita os utilizadores a tratarem os serviços de TI de forma mais responsável do que tratariam outras ferramentas comerciais essenciais, incentivando uma utilização mais eficiente e moderada.
Os Benefícios do Estorno de TI
O sector das TI utiliza frequentemente os estornos para obter uma rede mais equilibrada, atenuando os factores de alto risco. Como resultado, isso também leva a outros benefícios para a sua organização, como os seguintes.
1. Fornece métricas úteis e mais transparência
O sector das TI recorre frequentemente a estornos para ajudar a gestão a obter uma melhor visibilidade dos factores específicos que geram custos na organização.
Com este sistema, é possível obter uma maior transparência relativamente à forma como os recursos são gastos e recuperados.
2. Conduz a uma melhor consciencialização e responsabilização
Os chargebacks de TI responsabilizam as unidades de negócio, levando-as a modificar os seus comportamentos para garantir eficiência e transparência.
Terá uma melhor ideia do valor real da sua empresa e a administração terá mais probabilidades de considerar as suas opções com cautela no futuro.
Isto irá ajudá-lo a implementar grandes melhorias organizacionais para uma significativa redução de custos.
3. Controlo de custos dos motores
A utilização de soluções de estorno com um software de gestão de activos de TI pode levar os utilizadores a melhorar os custos das suas actividades através da análise de dados de custos e da elaboração de melhores regulamentos de despesas.
Assim, é possível prolongar os recursos existentes, adiando actualizações e encontrando novas formas de implementar outras estratégias mais eficientes.
4. Melhoria das relações entre a sua empresa e a equipa de TI
A transparência gerada pelo processo permite uma melhor confiança entre si e a sua equipa de TI. As vossas equipas serão encorajadas a colaborar mais, e poderão encontrar formas de melhorar o vosso processo sem má intenção ou parcialidade.
5. Tomada de decisão simplificada
Os estornos de TI permitem que a sua organização tome decisões totalmente informadas através da análise dos dados de custos.
Isto não só acelera o processo em si, como também simplifica o processo de implementação de novas estratégias e a tomada de decisões difíceis
6. Maior protecção e satisfação do cliente
O estorno de TI pode ajudar a reduzir o consumo geral de recursos, eliminando a acumulação de recursos, como licenças de software, e evitando activos subutilizados.
As unidades de negócio alinham-se e trabalham em conjunto para analisar e optimizar a utilização dos seus recursos de TI e para garantir a eficiência.
Assim, as organizações podem alcançar uma maior satisfação do cliente interno através de melhores relações entre as unidades de negócio, da redução do consumo de recursos, de uma maior responsabilização e da simplificação da tomada de decisões de investimento em TI.
Implementem o Estorno de TI de forma eficaz
Quando gerida correctamente, a sua organização pode colher os benefícios dos estornos de TI sem problemas.
Eis alguns factores que deve ter em conta ao implementar esta estratégia contabilística.
1. Estabeleça os seus objectivos gerais
Ao implementar um modelo de chargeback de TI, ter objectivos específicos pode ajudar a guiá-lo. Objectivos diferentes exigem modelos diferentes; contudo, deve ser fácil de comunicar e ser compreendido por qualquer pessoa na empresa.
O seu departamento de TI deve ser capaz de gerir, controlar, e verificar facilmente. Além disso, a maioria dos utilizadores empresariais deve considerar o modelo justo e encorajar a utilização optimizada dos recursos informáticos.
2. Construir responsabilidade e responsabilização
Com a transparência que se ganha com o sistema, os utilizadores tornar-se-ão mais conscientes das suas decisões.
Torne o seu estorno de TI mais responsável, fazendo com que este tenha mais a ver com a criação de relações comerciais.
Comunique o valor da TI em termos que as unidades de negócio possam compreender e crie confiança mostrando como o chargeback reduz o peso das correcções contabilísticas de fim de ano.
3. Implementar a medição da utilização do software
O estabelecimento da contagem de recursos pode ser uma forma justa de assegurar que uma unidade de negócios não pague por um recurso que outro grupo consome. Devido à sua imprevisibilidade, é crucial ter sempre acesso ao estado dos seus recursos informáticos.
4. Assegurar as capacidades certas
A implementação do estorno requer características específicas para ajudar a atingir os seus objectivos e criar um processo mais eficiente.
Isto pode incluir a capacidade de planear tarifas, gerir a procura e acompanhar os custos, entre outros.
5. Baseline o seu estado actual
Monitorize a influência do seu sistema de chargeback, observando o estado de consumo de TI antes e depois da implementação. Ao fazê-lo pode dar-lhe uma melhor ideia de como funcionam as suas operações e que vulnerabilidades pode melhorar.
Impulsionar o Crescimento Rentável com Estornos de TI
Para muitas empresas de TI, a implementação de estornos pode ser uma forma fiável de proteger o seu negócio.
Não só proporciona uma maior transparência relativamente às decisões financeiras de cada departamento, como também permite que os utilizadores se tornem mais conscientes das suas acções e promovam soluções mais benéficas.
Embora nem todas as empresas possam adoptar tais estratégias tão rapidamente como outras, a premissa mostra um grande potencial em termos de crescimento e gestão. Isto leva a uma tomada de decisão mais inteligente e a um melhor controlo sobre as suas licenças de software.
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