El sector de las tecnologías de la información lleva muchos años funcionando más rápido que otras industrias. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones siguen utilizando modelos contables tradicionales en los que un departamento centralizado asume todos los costes de TI, que se consideran entonces como gastos generales de la empresa.
Para utilizar los servicios informáticos de forma moderada y eficiente, las empresas deben encontrar la forma de animar a los usuarios y trasladarles la responsabilidad.
Esto puede hacerse mediante el modelo de facturación de TI, que permite a los administradores desglosar claramente los factores que determinan sus costes de TI.
El modelo no sólo ayuda a controlar los presupuestos, sino que también responsabiliza a la organización de su uso de las TI gracias a una mejor visibilidad y a potentes funciones.
Para ayudarle a mejorar la gestión de sus activos informáticos, este artículo explica las principales ventajas de la devolución de gastos informáticos y cómo implantar el sistema correctamente para obtener los mejores resultados.
¿Qué es la devolución de gastos de TI?
La devolución de gastos de TI es una estrategia contable en la que los costes de servicios de TI, hardware y software se asocian a las unidades de negocio en las que se utilizan o consumen.
Este sistema determina qué departamentos o personas son responsables de gastos específicos, proporcionando transparencia sobre cómo afectan ciertas decisiones empresariales a la rentabilidad.
En comparación con otros modelos, el "IT chargeback" insta a los usuarios a tratar los servicios informáticos de forma más responsable, como harían con otras herramientas empresariales esenciales, fomentando un uso más eficiente y moderado.
Las ventajas de la devolución de gastos de TI
El sector de TI suele utilizar las devoluciones de cargo para obtener una red más equilibrada y, al mismo tiempo, mitigar los factores de alto riesgo. Como resultado, también conlleva otros beneficios para su organización, como los siguientes.
1. Proporciona métricas útiles y más transparencia
El sector de TI suele recurrir a las devoluciones de gastos para ayudar a la dirección a conocer mejor los factores específicos que generan costes en la organización.
Con el sistema se puede lograr una mayor transparencia sobre cómo se gastan y recuperan los recursos.
2. Conduce a una mayor concienciación y responsabilidad
Los contracargos de TI responsabilizan a las unidades de negocio, llevándolas a modificar sus comportamientos para garantizar la eficiencia y la transparencia.
Tendrá una mejor idea del valor real de su empresa, y es más probable que la dirección considere sus opciones con cautela de cara al futuro.
Esto le ayudará a implantar importantes mejoras organizativas para conseguir un importante ahorro de costes.
3. Impulsa el control de costes
El uso de soluciones de devolución de cargos con un software de gestión de activos de TI puede llevar a los usuarios a mejorar los costes de sus actividades analizando los datos de costes y realizando mejores regulaciones del gasto.
Así podrá prolongar sus recursos existentes a la vez que aplaza las actualizaciones y encuentra nuevas formas de desplegar otras estrategias más eficientes.
4. Mejora de las relaciones entre su empresa y el equipo de TI
La transparencia generada por el proceso permite una mayor confianza entre usted y su equipo de TI. Sus equipos se verán animados a colaborar más, y usted consigue encontrar formas de mejorar su proceso sin mala intención ni prejuicios.
5. Simplificación de la toma de decisiones
Las devoluciones de gastos de TI permiten a su organización tomar decisiones con pleno conocimiento de causa mediante el análisis de los datos de costes.
Esto no sólo agiliza el proceso en sí, sino que también simplifica la aplicación de nuevas estrategias y la toma de decisiones difíciles.
6. Mayor protección y satisfacción del cliente
La devolución de gastos de TI puede ayudar a reducir el consumo global de recursos, eliminando el acaparamiento de recursos como las licencias de software y evitando los activos infrautilizados.
De este modo, las unidades de negocio se alinean y colaboran para analizar y optimizar el uso de sus recursos informáticos y garantizar la eficiencia.
Así, las organizaciones pueden lograr una mayor satisfacción del cliente interno gracias a la mejora de las relaciones entre las unidades de negocio, la reducción del consumo de recursos, una mayor responsabilidad y la simplificación de la toma de decisiones de inversión en TI.
Implantar eficazmente la devolución de gastos de TI
Si se gestiona correctamente, su organización puede cosechar los beneficios de las devoluciones de cargos de TI sin problemas.
He aquí algunos factores que debe tener en cuenta a la hora de aplicar esta estrategia contable.
1. Establezca sus objetivos generales
A la hora de implantar un modelo de devolución de gastos de TI, tener objetivos específicos puede servir de guía. Diferentes objetivos exigen diferentes modelos; sin embargo, debe ser fácil de comunicar y ser entendido por cualquier persona de la empresa.
Su departamento de TI debe ser capaz de gestionar, controlar y verificar fácilmente. Además, la mayoría de los usuarios de la empresa deben considerar que el modelo es justo y fomentar un uso optimizado de los recursos informáticos.
2. Crear responsabilidad y rendición de cuentas
Con la transparencia que se obtiene con el sistema, los usuarios serán más conscientes de sus decisiones.
Aumente la responsabilidad de la devolución de cargos de TI haciendo que se centre más en la creación de relaciones comerciales.
Comunique el valor de las TI en términos que las unidades de negocio puedan entender y genere confianza mostrando cómo la devolución de cargos reduce la carga de las revisiones contables de final de año.
3. Implementar la medición del uso del software
Establecer la medición de recursos puede ser una forma justa de garantizar que una unidad de negocio no pague por un recurso que otro grupo consume. Debido a su imprevisibilidad, es crucial tener acceso al estado de sus recursos de TI en todo momento.
4. Garantizar las capacidades adecuadas
Su implementación de devoluciones de cargo requiere características específicas que le ayuden a alcanzar sus objetivos y a crear un proceso más eficiente.
Esto puede incluir la capacidad de planificar tarifas, gestionar la demanda y hacer un seguimiento de los costes, entre otras cosas.
5. Línea de base de su estado actual
Supervise la influencia de su sistema de devolución de cargos observando el estado del consumo de TI antes y después de la implementación. Hacerlo puede darle una mejor idea de cómo funcionan sus operaciones y qué vulnerabilidades puede mejorar.
Impulsar el crecimiento rentable con las devoluciones de gastos de TI
Para muchas empresas de TI, la aplicación de devoluciones de cargo puede ser una forma fiable de proteger su negocio.
No sólo proporciona más transparencia en relación con las decisiones financieras de cada departamento, sino que también permite a los usuarios ser más conscientes de sus acciones y presionar en favor de soluciones más beneficiosas.
Aunque no todas las empresas pueden adoptar este tipo de estrategias tan rápidamente como otras, la premisa muestra un gran potencial en términos de crecimiento y gestión. Esto lleva a una toma de decisiones más inteligente y a un mejor control de sus licencias de software.
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