Beneficios del Chargeback de TI: Cómo impulsa la eficiencia de la empresa

El sector de las tecnologías de la información lleva muchos años funcionando más rápido que otras industrias. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones siguen utilizando modelos contables tradicionales en los que un departamento centralizado asume todos los costes de TI, que se consideran entonces como gastos generales de la empresa.

Para utilizar de forma moderada y eficiente los servicios de TI, las empresas deben encontrar formas de animar a los usuarios y trasladarles la responsabilidad. Esto puede hacerse mediante el modelo de devolución de gastos de TI, que permite a los administradores desglosar claramente los factores que impulsan sus costes de TI.

El modelo no sólo ayuda a controlar los presupuestos, sino que también hace que una organización sea responsable de su uso de TI mediante una mejor visibilidad y potentes funciones. Para ayudarle a mejorar su Gestión de activos de TIEste artículo trata de las principales ventajas de la devolución de gastos de TI y de cómo implementar el sistema correctamente para obtener los mejores resultados.

¿Qué es la devolución de gastos de TI?

El chargeback de TI es una estrategia contable en la que los costes de los servicios de TI, el hardware y el software se asocian a las unidades de negocio en las que se utilizan o consumen. Este sistema determina qué departamentos o individuos son responsables de gastos específicos, proporcionando transparencia sobre cómo ciertas decisiones empresariales afectan a la rentabilidad.

En comparación con otros modelos, el chargeback de TI insta a los usuarios a tratar los servicios de TI de forma más responsable, como harían con otras herramientas empresariales esenciales, fomentando un uso más eficiente y moderado.

Las ventajas de la devolución de gastos de TI

En Industria de la informática suele utilizar las devoluciones de cargos para obtener una red más equilibrada y mitigar los factores de alto riesgo. Como resultado, también conlleva otros beneficios para su organización, como los siguientes.

1. Proporciona métricas útiles y más transparencia

El sector de las TI suele recurrir a las devoluciones de gastos para ayudar a la dirección a obtener una mejor visibilidad de los factores específicos que generan costes en la organización. Con el sistema, se puede conseguir una mayor transparencia sobre cómo se gastan y recuperan los recursos.

2. Conduce a una mayor concienciación y responsabilidad

Las devoluciones de gastos de TI responsabilizan a las unidades de negocio, llevándolas a modificar sus comportamientos para garantizar la eficiencia y la transparencia. Tendrá una mejor idea del valor real de su negocio, y es más probable que la dirección considere sus opciones con precaución de cara al futuro.

Esto le ayudará a implantar importantes mejoras organizativas para conseguir un importante ahorro de costes.

3. Impulsa el control de costes

Utilizando soluciones de devolución de cargos con un Software de gestión de activos informáticos puede llevar a los usuarios a mejorar los costes de sus actividades mediante el análisis de los datos de costes y la realización de mejores regulaciones del gasto. De este modo, podrá prolongar los recursos existentes, aplazando las actualizaciones y encontrando nuevas formas de desplegar otras estrategias más eficientes.

4. Mejora de las relaciones entre su empresa y el equipo de TI

La transparencia generada por el proceso permite una mayor confianza entre usted y su equipo de TI. Sus equipos se verán animados a colaborar más, y usted consigue encontrar formas de mejorar su proceso sin mala intención ni prejuicios.

5. Simplificación de la toma de decisiones

Las devoluciones de gastos de TI permiten a su organización tomar decisiones totalmente informadas mediante el análisis de los datos de costes. Esto no sólo agiliza el proceso en sí, sino que también simplifica el proceso de implementación de nuevas estrategias y la toma de decisiones difíciles

6. Mayor protección y satisfacción del cliente

El chargeback de TI puede ayudar a reducir el consumo global de recursos, eliminando el acaparamiento de recursos como las licencias de software y evitando los activos infrautilizados. De este modo, las unidades de negocio se alinean y colaboran para analizar y optimizar el uso de sus recursos de TI y garantizar la eficiencia.

Así, las organizaciones pueden lograr una mayor satisfacción del cliente interno gracias a la mejora de las relaciones entre las unidades de negocio, la reducción del consumo de recursos, una mayor responsabilidad y la simplificación de la toma de decisiones de inversión en TI.

Implantar eficazmente la devolución de gastos de TI

Cuando se gestiona correctamente, su organización puede cosechar los beneficios de las devoluciones de cargos de TI sin problemas. Estos son algunos de los factores que debe tener en cuenta a la hora de aplicar esta estrategia contable.

1. Establezca sus objetivos generales

A la hora de implantar un modelo de devolución de gastos de TI, tener objetivos específicos puede servir de guía. Diferentes objetivos exigen diferentes modelos; sin embargo, debe ser fácil de comunicar y ser entendido por cualquier persona de la empresa.

Su departamento de TI debe ser capaz de gestionar, controlar y verificar fácilmente. Además, la mayoría de los usuarios de la empresa deben considerar que el modelo es justo y fomentar un uso optimizado de los recursos informáticos.

2. Crear responsabilidad y rendición de cuentas

Con la transparencia que se obtiene con el sistema, los usuarios serán más conscientes de sus decisiones.

Haga que su devolución de cargos de TI sea más responsable haciendo que se trate más de construir relaciones comerciales. Comunique el valor de las TI en términos que las unidades de negocio puedan entender y genere confianza mostrando cómo el chargeback reduce la carga de las compensaciones contables de fin de año.

3. Implementar la medición del uso del software

Establecer la medición de recursos puede ser una forma justa de garantizar que una unidad de negocio no pague por un recurso que otro grupo consume. Debido a su imprevisibilidad, es crucial tener acceso al estado de sus recursos de TI en todo momento.

4. Garantizar las capacidades adecuadas

La implementación de la devolución de cargos requiere características específicas para ayudar a lograr sus objetivos y crear un proceso más eficiente. Esto puede incluir la capacidad de planificar tarifas, gestionar la demanda y hacer un seguimiento de los costes, entre otras cosas.

5. Línea de base de su estado actual

Supervise la influencia de su sistema de devolución de cargos observando el estado del consumo de TI antes y después de la implementación. Hacerlo puede darle una mejor idea de cómo funcionan sus operaciones y qué vulnerabilidades puede mejorar.

Impulsar el crecimiento rentable con las devoluciones de gastos de TI

Para muchas empresas de TI, la implementación de devoluciones de cargos puede ser una forma fiable de proteger su negocio. No sólo proporciona más transparencia respecto a las decisiones financieras de cada departamento, sino que también permite a los usuarios ser más conscientes de sus acciones y presionar para obtener soluciones más beneficiosas.

Aunque no todas las empresas pueden adoptar este tipo de estrategias tan rápidamente como otras, la premisa muestra un gran potencial en términos de crecimiento y gestión. Esto lleva a una toma de decisiones más inteligente y a un mejor control de sus licencias de software.

Si quiere saber más sobre cómo puede mejorar la eficiencia de su organización a través de las devoluciones de cargos de TI programe una demostración con Open iT hoy mismo. Nuestro equipo de expertos puede ayudarle a comprender plenamente las ventajas de estas estrategias, que pueden conducirle a los resultados que necesita.

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