IT 産業は、長年にわたり他の産業よりも速いスピードで発展してきました。しかし、ほとんどの企業では、ITコストのすべてを集中管理部門が負担し、それを企業の間接費とみなすという従来の会計モデルがいまだに使われています。
ITサービスを適度かつ効率的に利用するために、企業はユーザーを励まし、その責任をユーザーに転嫁する方法を考えなければなりません。
これは、管理者がITコストの要因を明確に分解することができるITチャージバックモデルによって実現できます。
このモデルは、予算をコントロールするのに役立つだけでなく、より良い可視性と強力な機能によって、組織のIT使用に対する説明責任を果たすことができます。
IT資産管理を改善するために、この記事では、ITチャージバックの主なメリットと、最高の結果を得るための正しい導入方法について説明します。
ITチャージバックとは？
ITチャージバックとは、ITサービス、ハードウェア、ソフトウェア のコストを、それらが使用または消費されるビジネスユニットに関連付ける会計戦略である。
ITチャージバックは、他のモデルと比べて、ITサービスを他の重要なビジネスツールと同じように責任を持って扱うようユーザーに促し、より効率的で適度な利用を促すものです。
ITチャージバックのメリット
IT業界では、チャージバックを利用して、高リスクの要因を軽減しつつ、よりバランスのとれたネットワークを獲得することが多い。その結果、以下のような組織にとっての他のメリットにもつながっています。
1. 有用な評価基準を提供し、より高い透明性を実現します
IT業界では、チャージバックを利用して、経営陣が組織内のコスト上昇要因をより明確に把握できるようにすることがよくあります。
このシステムにより、リソースの使い方や回収方法について、より透明性を高めることができるようになりました。
2. 意識と説明責任の向上につながります
ITチャージバックは、ビジネスユニットに責任を負わせ、効率と透明性を確保するために行動を修正させる。
事業の本当の価値を知ることができ、経営者は今後、選択肢を慎重に検討することができるようになるでしょう。
これにより、大幅なコスト削減のための大規模な組織改善を実施することができます。
3. コスト管理を推進します
チャージバックソリューションと IT資産管理ソフトウェアを併用することで、コストデータを分析し、より良い支出規定を作ることで、ユーザーの活動コストを改善するよう促すことができます。
そのため、既存のリソースを長持ちさせながら、アップグレードを延期したり、他のより効率的な戦略を展開するための新しい方法を見つけることができます。
4. ビジネスチームとITチームの関係を改善します
このプロセスによって生まれる透明性によって、お客様とITチームとの信頼関係をより良いものにすることができます。チームはより協力的になり、あなたは悪意や思い込みなしにプロセスを改善する方法を見つけることができるようになります。
5. 意思決定を簡素化します
ITチャージバックは、コストデータを分析することで、十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。
これは、プロセスそのものを迅速化するだけでなく、新しい戦略を実行し、厳しい決断を下すプロセスを簡素化します。
6. 顧客保護と満足度を高めます
ITチャージバックは、ソフトウェア ライセンスのようなリソースのため込みをなくし、遊休資産を回避することで、全体のリソース消費を削減することができます。
このように、組織は、ビジネスユニット間の関係改善、リソース消費の削減、説明責任の強化、IT投資の意思決定の簡素化を通じて、内部顧客満足度の向上を達成することができます。
ITチャージバックの効果的な実施
正しく管理すれば、組織は問題なくITチャージバックのメリットを享受することができます。
ここでは、この会計戦略を実施する際に留意すべき点を紹介します。
1. 全体の目標を設定します
ITチャージバックモデルを導入する際には、具体的な目標を持つことが指針になります。目標によって、モデルも異なります。しかし、その目標は社内の誰にでも伝わり、理解しやすいものでなければなりません。
IT部門は、管理、制御、検証を容易に行えるようにしなければなりません。さらに、ほとんどのビジネス・ユーザーは、このモデルを公正なものと考え、ITリソースの最適な使用を奨励する必要があります。
2. 説明責任を果たし、責任感を生み出します
システムで得られる透明性によって、ユーザーはより意識的に判断するようになります。
ITチャージバックをビジネス関係の構築に重点を置くことで、より説明責任を果たすことができます。
ITの価値をビジネスユニットが理解できる言葉で伝え、チャージバックが年末の会計処理にかかる負担を軽減することを示すことで、信頼性を高める。
3. ソフトウェア使用状況計測を導入します
リソースの計測を導入することで、ある部門が他のグループが消費するリソースの代金を支払うことがないよう、公平に管理することができます。ITリソースは予測不可能であるため、常にその状態を把握することが重要です。
4. 適切な機能を確保します
チャージバックの導入には、目標を達成し、より効率的なプロセスを実現するための特定の機能が必要です。
これには、料金計画、需要管理、コスト追跡などの機能が含まれます。
5. 現在の状態のベースラインを作成します
チャージバックシステム導入前後のIT消費状況を観察することで、チャージバックシステムの影響力をモニタリングすることができます。そうすることで、業務がどのように機能しているか、どのような弱点を改善すればよいのかを把握できます。
ITチャージバックで利益につながる成長を実現します
多くのIT企業にとって、チャージバックの導入はビジネスを守るための確実な方法となります。
各部門の財務判断の透明性を高めるだけでなく、ユーザーが自分の行動をより意識し、より有益な解決策を提案することができるのです。
すべての企業がこのような戦略を迅速に採用できるわけではありませんが、その前提として、成長と管理の面で大きな可能性を示しています。これは、より優れた意思決定と、ソフトウェアライセンスのより良い制御につながります。
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