Sejamos honestos. A elaboração de orçamentos para TI é muito difícil. Alguns não sabem como o fazer correctamente. Pior, alguns nem sequer reconhecem a necessidade de planeamento orçamental para TI.
De acordo com a Gartner, prevê-se que as despesas mundiais com TI totalizem 3,8 biliões de dólares em 2019, um aumento de 3,2% em relação às despesas previstas de 3,7 biliões de dólares em 2018.
Isto mostra apenas que o orçamento anual de TI deve ser considerado como um investimento global em capacidades que acrescentam valor comercial e proporcionam um retorno positivo do investimento (ROI) para as partes interessadas da empresa. Não se trata de uma actividade "única".
Aqui estão sete coisas a considerar durante o processo de planeamento do seu orçamento de TI para software:
1. Criar um roteiro
Considere os projectos que a organização de TI precisa de realizar no próximo ano para atingir o objectivo de três ou cinco anos.
A organização tem a infra-estrutura necessária para realizar os projectos do roteiro?
Quais são as preocupações e as dificuldades sentidas este ano que impediram a organização de atingir os seus objectivos? Construa o roteiro tendo em conta estas questões.
Considere a possibilidade de contratar empresas subcontratadas, que deverão trazer indivíduos altamente especializados para os projectos certos, sem ter de aumentar as despesas gerais e administrativas a longo prazo.
2. Considerar custos de licença
Esta é uma rubrica orçamental que muitas vezes prejudica as empresas quando estas não a planeiam de forma suficientemente proactiva.
Nenhuma empresa quer a surpresa e o custo extremo de comprar 30 licenças adicionais de uma só vez.
Verificar primeiro se o inventário actual é utilizado activamente através de uma ferramenta eficaz de medição da utilização do software.
3. Renegociar contratos de software
A avaliação inicial de base das licenças de software dá às empresas a oportunidade de evitar multas por incumprimento, colmatando eventuais lacunas entre as aplicações que estão a ser utilizadas e o que está licenciado.
Se a verdadeira utilização das licenças activas for conhecida, então as licenças subutilizadas ou não utilizadas podem ser eliminadas.
Tirar partido das renovações de contratos.
Candidatar-se a incentivos adicionais.
Reveja os contratos que cobram uma taxa empresarial fixa e veja se o fornecedor pode cobrar com base na utilização efectiva.
Obtenha mais poupanças nas negociações com os fornecedores, utilizando uma ferramenta de monitorização da utilização de software para medir e calcular a verdadeira concorrência global da utilização de licenças e produzir relatórios precisos de utilização de software em toda a organização.
4. Iniciar a responsabilização através de chargeback de TI
Responsabilizar os departamentos ou as unidades de projecto pela sua utilização, mantendo um nível de comunicação consistente com um contacto contabilístico para garantir a conformidade e ver se alguns orçamentos de TI podem ser transferidos para outros orçamentos departamentais.
Para uma melhor avaliação dos serviços de TI, implemente um mecanismo de chargeback justo e fiável para medição, análise e comunicação contínuas, de modo a saber que activos estão a ser utilizados e quanto custam.
Um mecanismo eficaz de reembolso das TI e um modelo de atribuição adequado promoverão a equidade e ajudarão a evitar comportamentos contraproducentes entre os utilizadores.
5. Investir em projectos que proporcionem um ROI positivo
O orçamento anual de TI deve ser pensado globalmente como um investimento em capacidades que acrescentam valor comercial e proporcionam um retorno positivo do investimento (ROI) para as partes interessadas empresariais. Os projectos que podem reforçar isto são:
a. Projectos de status quo - Abrange pessoas, instalações, infra-estruturas informáticas, serviços de terceiros, aplicações, e o seu apoio e manutenção.
b. Projectos empresariais - São coisas que trazem novos clientes e receitas, fazem com que indivíduos ou empresas se tornem, e permaneçam, clientes, e utilizam a tecnologia como espinha dorsal digital que ajuda o negócio a tornar-se mais rápido, mais barato, e melhor.
c. Projectos informáticos - substituir dispositivos e software de produtividade pessoal num ciclo acordado, melhorar o apoio e serviços informáticos a nível empresarial, e aproveitar as novas tecnologias e a prova de conceito orientada para o negócio.
d. Projectos de redução de custos - substituir o software no local por alternativas de fornecimento de nuvens ou proceder à racionalização de aplicações antes de uma actualização tecnológica.
6. Considerar a segurança cibernética
A segurança pode ser o factor decisivo para o produto ou serviço. Por isso, é importante dedicar recursos internos adequados para se manter actualizado.
A segurança deve ser levada a sério.
De acordo com a The Software Alliance (BSA), os ataques de malware podem custar a uma empresa, em média, 2,4 milhões de dólares e demorar até 50 dias a resolver.
As equipas de TI têm de utilizar o melhor conjunto de ferramentas disponíveis para se protegerem contra as crescentes ciberameaças.
7. Identificar as prioridades
As prioridades de TI incluem normalmente funcionalidades orientadas para o cliente, melhorias operacionais internas e iniciativas de inovação estratégica.
A sua importância é relativa às necessidades dos clientes, aos objectivos de gestão de custos ou às novas oportunidades de mercado. É crucial identificar as prioridades que geram valor para o cliente a curto prazo sem sacrificar o tempo gasto em iniciativas a longo prazo.
Embrulho
A prática leva à perfeição. Esforce-se por criar o seu orçamento de TI na mesma altura todos os anos.
Reduzir os custos de TI não significa necessariamente cortar nas despesas. Em última análise, o seu orçamento de TI deve reflectir o que a sua organização necessita das TI para satisfazer as suas expectativas.
Saiba mais sobre como a medição da utilização de software pode ajudá-lo a planear eficazmente o seu orçamento de TI.
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