Sejamos honestos. A elaboração de orçamentos para TI é muito difícil. Alguns não sabem como o fazer correctamente. Pior, alguns nem sequer reconhecem a necessidade de planeamento orçamental para TI.
De acordo com o Gartner, prevê-se que as despesas mundiais em TI totalizem 3,8 triliões de dólares em 2019, um aumento de 3,2% em relação à despesa esperada de 3,7 triliões de dólares em 2018. Isto apenas mostra que o orçamento anual de TI deve ser considerado como um investimento global em capacidades que acrescentam valor comercial e proporcionam um retorno positivo do investimento (ROI) para as partes interessadas empresariais. Não é uma actividade de "um-e-um-e-um".
Aqui estão sete coisas a considerar durante o processo de planeamento do seu orçamento de TI para software:
1. Criar um roteiro
Considerar os projectos que a organização de TI precisa de realizar no próximo ano para atingir o objectivo de três ou cinco anos. A organização dispõe da infra-estrutura necessária para realizar os projectos do roteiro? Quais são as preocupações e dores que foram sentidas este ano e que impediram a organização de alcançar os seus objectivos? Construir o roteiro ao considerar estas questões. Considerar a contratação de empreiteiros, que devem trazer indivíduos altamente especializados para os projectos certos sem ter de aumentar as despesas gerais e administrativas a longo prazo.
2. Considerar custos de licença
Esta é uma rubrica orçamental que muitas vezes morde as empresas quando não planeiam proactivamente o suficiente para isso. Nenhuma empresa quer a surpresa e o custo extremo de comprar 30 licenças adicionais ao mesmo tempo. Ter visibilidade em primeiro lugar se o inventário actual for activamente utilizado através de uma ferramenta eficaz de medição da utilização de software.
3. Renegociar contratos de software
A avaliação inicial de base das licenças de software dá às empresas uma oportunidade de evitar multas por incumprimento, colmatando quaisquer lacunas entre as aplicações que estão a ser utilizadas e o que está sob licença. Se a verdadeira utilização de licenças activas for conhecida, então as licenças subutilizadas ou não utilizadas podem ser eliminadas. Tirar partido das renovações de contratos. Solicitar incentivos adicionais. Revisar os contratos que cobram uma taxa fixa da empresa e ver se o fornecedor pode cobrar com base na utilização real. Obter mais poupanças nas negociações com fornecedores, utilizando uma ferramenta de monitorização da utilização de software para medir e calcular a verdadeira concorrência global da utilização de licenças e produzir relatórios precisos de utilização de software em toda uma organização.
4. Iniciar a responsabilização através de chargeback de TI
Tornar os departamentos ou unidades de projecto responsáveis pela sua utilização, mantendo um nível de comunicação consistente com um contacto contabilístico para assegurar o cumprimento e ver se alguns orçamentos de TI podem ser empurrados para outros orçamentos departamentais. Para uma melhor avaliação dos serviços informáticos, implementar um mecanismo de chargeback justo e fiável para a medição, análise e relatórios contínuos, a fim de verificar quais os activos que estão a ser utilizados e quanto custam. Um mecanismo de chargeback de TI eficaz e um modelo de alocação adequado promoverão a equidade e ajudarão a evitar comportamentos contraproducentes entre os utilizadores.
5. Investir em projectos que proporcionem um ROI positivo
O orçamento anual de TI deve ser pensado globalmente como um investimento em capacidades que acrescentam valor comercial e proporcionam um retorno positivo do investimento (ROI) para as partes interessadas empresariais. Os projectos que podem reforçar isto são:
a. Projectos de status quo - Abrange pessoas, instalações, infra-estruturas informáticas, serviços de terceiros, aplicações, e o seu apoio e manutenção.
b. Projectos empresariais - São coisas que trazem novos clientes e receitas, fazem com que indivíduos ou empresas se tornem, e permaneçam, clientes, e utilizam a tecnologia como espinha dorsal digital que ajuda o negócio a tornar-se mais rápido, mais barato, e melhor.
c. Projectos informáticos - substituir dispositivos e software de produtividade pessoal num ciclo acordado, melhorar o apoio e serviços informáticos a nível empresarial, e aproveitar as novas tecnologias e a prova de conceito orientada para o negócio.
d. Projectos de redução de custos - substituir o software no local por alternativas de fornecimento de nuvens ou proceder à racionalização de aplicações antes de uma actualização tecnológica.
6. Considerar a segurança cibernética
A segurança pode fazer ou quebrar o produto ou serviço. Por isso, é importante dedicar recursos internos adequados para se manter actualizado. A segurança deve ser levada a sério. De acordo com The Software Alliance (BSA), os ataques de malware podem custar a uma empresa 2,4 milhões de dólares em média e demorar até 50 dias a resolver. As equipas de TI precisam de utilizar o melhor conjunto de ferramentas disponíveis para se protegerem contra as crescentes ameaças cibernéticas.
7. Identificar as prioridades
As prioridades em matéria de TI incluem geralmente características relacionadas com o cliente, melhorias operacionais internas e iniciativas estratégicas de inovação. A sua importância é relativa às necessidades dos clientes, objectivos de gestão de custos ou novas oportunidades de mercado. É crucial identificar as prioridades que impulsionam o valor a curto prazo do cliente sem sacrificar o tempo gasto em iniciativas de longo prazo.
Embrulho
A prática faz a perfeição. Esforce-se por criar o seu orçamento de TI todos os anos, mais ou menos na mesma altura. Reduzir os custos de TI não significa necessariamente cortar as despesas. Em última análise, o seu orçamento de TI deve reflectir o que a sua organização necessita de TI para satisfazer as suas expectativas.
Saiba mais sobre como a medição da utilização de software o pode ajudar a planear eficazmente o seu orçamento de TI.
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