3 Schlüssel für eine erfolgreiche Verhandlung mit dem Lieferanten
Jeder, der sich mit millionenschweren Verhandlungen mit Softwareanbietern befasst, weiß, dass die Vorbereitungen lange vor der Erneuerung der Lizenzverträge beginnen.
Ohne die richtigen Informationen über die tatsächlichen geschäftlichen Anforderungen wären die Unternehmen anfällig für Überkäufe oder Ausgaben für unnötige Produkte und Dienstleistungen.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, im Vorfeld der Verhandlungen über die richtigen Informationen zu verfügen und sie während der Verhandlungen richtig zu nutzen.
Doch welche wichtigen Informationen benötigen die Verhandlungsführer?
Und wie bekommen sie sie?
Echte Verwendung
Eine der wichtigsten Informationen, die Verhandlungsführer benötigen, ist die Anzahl der Lizenzen, die sie für jede Anwendung oder jedes Paket erwerben müssen.
Allerdings ist die einfache Frage an die einzelnen Abteilungen, wie viele Lizenzen sie benötigen würden, und die anschließende Addition der von ihnen angegebenen Zahlen die ineffizienteste Art, diese Informationen zu erhalten, da jede Abteilung dazu neigt, ihren tatsächlichen Bedarf zu überschätzen, was zu einer Gesamtzahl führt, die weit über dem tatsächlichen Bedarf des gesamten Unternehmens liegt.
Diese Informationen lassen sich am besten durch Software-Nutzungsmessungen ermitteln.
Ermitteln Sie die tatsächliche aktive Nutzung für das gesamte Unternehmen und schlüsseln Sie sie nach Abteilungen auf.
Informieren Sie sich über die maximale Anzahl der gleichzeitig genutzten Lizenzen und überlegen Sie, ob das Unternehmen auch mit weniger Lizenzen effizient arbeiten kann.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter und prognostizieren Sie das Wachstum (oder den Rückgang) der Lizenznutzung in den nächsten Monaten anhand historischer Nutzungsdaten.
Prognostizieren Sie, ob das Unternehmen zusätzliche Lizenzen benötigt oder ob es auch mit der gleichen Anzahl oder vielleicht sogar weniger Lizenzen effizient arbeiten kann.
Benutzer-Kategorien
Die Anbieter schnüren oft Pakete mit bestimmten Funktionen und Anwendungen und bieten nur eine Lizenz für das gesamte Paket an.
Leider nutzen manche Nutzer nur eine oder zwei dieser Funktionen, so dass die Lizenz am Ende ineffizient genutzt wird.
Für das Unternehmen wäre es sehr vorteilhaft, die Nutzer in verschiedene Kategorien einzuteilen, je nachdem, wie sie die Software nutzen und welche Lizenztypen für sie am besten geeignet sind.
Wenn Benutzer A beispielsweise während seiner gesamten Arbeitszeit ausschließlich die Anwendungen 1 und 2 nutzt, ist es vielleicht besser, ihm nur Lizenzen für diese speziellen Anwendungen zu besorgen.
Wenn die Nutzer B und C hauptsächlich Funktionen aus Paket 1 verwenden, dann zählen Sie sie in dieser Kategorie. Und wenn die Benutzer D, E und F Funktionen sowohl aus Paket 1 als auch aus Paket 2 verwenden, dann zählen Sie sie in diesen Kategorien.
Durch die genaue Zuordnung der Benutzer zu den entsprechenden Lizenztypen kann das Unternehmen seine Softwareinvestitionen maximieren.
Lizenztypen
Die Anbieter bieten eine Fülle von Lizenzierungsmethoden und -vereinbarungen an, die vielen Software-Managern Kopfzerbrechen bereiten können.
Mit den richtigen Instrumenten könnten die Unternehmen jedoch die Vorteile dieser verschiedenen Angebote nutzen.
Oftmals entscheiden sich Unternehmen für nur eine Vertragsart, um die Dinge so einfach wie möglich zu gestalten.
Aber einfach bedeutet nicht immer effizient. Manchmal kann sich die richtige Mischung aus LAN-, WAN- und Named-User-Lizenzverträgen als die kostengünstigste für ein Unternehmen erweisen.
Es wäre eine große Hilfe, verschiedene Kombinationen dieser unterschiedlichen Lizenzvereinbarungen zu simulieren und zu sehen, was am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passt.
Beschaffung der erforderlichen Informationen
Alle oben genannten kritischen Informationen und mehr beginnen mit der Erfassung von Nutzungsdaten für eine erfolgreiche Verhandlung mit dem Anbieter.
Mit der richtigen Datenverarbeitung, -analyse und -präsentation können rohe Nutzungsdaten in das effektivste Software-Verhandlungsinstrument verwandelt werden.
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