3 Chaves para uma negociação bem sucedida com um fornecedor
Qualquer pessoa que lide com negociações multimilionárias com fornecedores de software sabe que a preparação começa muito antes de os acordos de licença serem estabelecidos para renovação.
Sem a informação adequada sobre as necessidades empresariais reais, as empresas deixar-se-iam vulneráveis a compras excessivas ou gastos em produtos e serviços desnecessários.
Por conseguinte, é crucial ter a informação correcta antes, e utilizá-la adequadamente durante as negociações.
Mas de que informação crítica é que os negociadores necessitam?
E como é que os conseguem?
Utilização real
Uma das informações mais importantes que os negociadores precisam é o número de licenças que precisariam de adquirir para cada pedido ou pacote.
No entanto, perguntar simplesmente a cada departamento quantas licenças precisariam, e subsequentemente somar os números que fornecem, é a forma mais ineficaz de obter esta informação porque a tendência de cada departamento é de sobrestimar as suas necessidades reais, resultando assim num total que é muito mais do que a necessidade real para toda a empresa.
Esta informação é melhor obtida através da medição da utilização de software.
Descubra a verdadeira utilização activa para toda a empresa e decomponha-a por departamento.
Ver o número máximo de licenças que estão simultaneamente em uso e considerar se a empresa pode operar eficientemente com menos licenças.
Vá mais longe, prevendo o crescimento (ou declínio) da utilização da licença nos próximos meses, utilizando dados históricos de utilização.
Prever se a empresa precisaria de licenças adicionais ou se ainda poderia operar eficientemente com o mesmo número, ou talvez ainda menos.
Categorias de utilizadores
Os vendedores muitas vezes agrupam certas características e aplicações e fornecem apenas uma licença para todo o pacote.
Infelizmente, alguns utilizadores utilizam apenas uma ou duas dessas características, e assim a licença acaba por ser utilizada de forma ineficaz.
Seria altamente vantajoso para a empresa colocar os utilizadores em diferentes categorias dependendo da sua utilização de software e dos tipos de licença que melhor se adequam a cada um deles.
Por exemplo, se o Utilizador A estiver a utilizar unicamente as App 1 e App 2 durante todo o seu horário de trabalho, poderá ser melhor obter-lhe apenas licenças de utilizador nomeadas para essas aplicações específicas.
Se os Utilizadores B e C utilizarem principalmente características do Pacote 1, então conte-os nessa categoria. E se os Utilizadores D, E, e F utilizarem características tanto do Pacote 1 como do Pacote 2, então conte-as nessas categorias.
Ao categorizar com precisão os utilizadores aos tipos de licença apropriados, a empresa seria capaz de maximizar os seus investimentos em software.
Tipos de licença
Os fornecedores oferecem uma infinidade de métodos e acordos de licenciamento, o que poderia causar uma grande dor de cabeça a muitos gestores de software.
No entanto, com as ferramentas certas, as empresas poderiam de facto tirar partido destas diferentes ofertas.
Muitas vezes, as empresas optariam por comprar apenas um tipo de acordo para tornar as coisas o mais simples possível para elas.
Mas simples nem sempre significa eficiente. Por vezes, encontrar a mistura certa de LAN, WAN, e acordos de licença de utilizador nomeado pode revelar-se a mais rentável para uma empresa.
Seria uma grande ajuda poder simular várias combinações destes diferentes acordos de licença e ver o que melhor se adequaria aos requisitos específicos da empresa.
Obter a informação necessária
Toda a informação crítica acima referida e mais começa com a recolha de dados de utilização para uma Negociação de Vendedor bem sucedida.
Com um processamento, análise e apresentação de dados adequados, os dados brutos de utilização podem ser transformados na ferramenta de negociação de software mais eficaz.
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