ベンダーとの交渉を成功させるための3つの鍵
ソフトウェア ベンダーとの数百万ドル規模の交渉に携わる人なら、ライセンス契約の更新が決定するずっと前から準備を始めることを知っています。
実際のビジネス要件に関する適切な情報がなければ、企業は不必要な製品やサービスを過剰に購入したり、支出したりする可能性があるのです。
そのため、交渉前に正しい情報を持ち、交渉時に適切に使用することが重要です。
しかし、ネゴシエーターが必要とする重要な情報とは何でしょうか？
また、どのように入手するのでしょうか？
本当の使い方
交渉担当者が必要とする最も重要な情報のひとつは、アプリケーションやパッケージごとに購入する必要があるライセンスの数です。
しかし、各部門に必要なライセンス数を尋ね、それを合計することは、各部門が実際の必要数を過大に見積もる傾向があり、結果として会社全体の実際の必要数を大きく上回ることになるため、最も効率の悪い情報取得方法といえます。
この情報は、ソフトウェア の使用量計測によって得られるのがベストです。
会社全体の真のアクティブ使用量を調べ、部門ごとに分解する。
同時使用するライセンスの最大数を確認し、より少ないライセンス数で効率的な運用が可能かどうかを検討します。
さらに、過去の使用状況データから、今後数ヶ月間のライセンス使用量の増加（または減少）を予測することができます。
追加ライセンスが必要なのか、それとも同じ数、あるいはもっと少ない数でも効率的に運用できるのか、予測する。
ユーザーカテゴリー
ベンダーは、特定の機能やアプリケーションをパッケージ化し、パッケージ全体に対して1つのライセンスしか提供しないことがよくあります。
しかし、残念ながら、そのうちの1つか2つの機能しか使わないユーザーもいるため、ライセンスは非効率的に使われてしまうのです。
ソフトウェア の利用状況に応じてユーザーをカテゴリー分けし、それぞれに最適なライセンスタイプを設定することは、企業にとって大きなメリットになる。
例えば、ユーザーAが勤務時間中、App 1とApp 2のみを使用している場合、これらの特定のアプリケーションの指名ユーザーライセンスを取得する方がよいかもしれません。
もしユーザーBとCがパッケージ1の機能を主に使っているならば、そのカテゴリーにカウントしてください。また、ユーザーD、E、Fがパッケージ1とパッケージ2の両方の機能を使用している場合、それらのカテゴリーにカウントされます。
ユーザーを適切なライセンスタイプに正確に分類することで、同社はソフトウェア の投資を最大限に活用することができます。
ライセンスの種類
ベンダーが提供するライセンス方式や契約は多岐にわたるため、多くのソフトウェア マネージャーが頭を悩ませていることでしょう。
しかし、適切なツールがあれば、企業は実際にこれらのさまざまなオファーを利用することができます。
多くの場合、企業はできるだけシンプルにするために、1種類の契約書だけを購入することを選択します。
しかし、シンプルであることが必ずしも効率的であるとは限りません。LAN、WAN、指名ユーザーライセンス契約の適切な組み合わせを見つけることが、企業にとって最も費用対効果が高いことを証明する場合もあります。
このようなさまざまなライセンス契約の組み合わせをシミュレーションして、企業の具体的な要件に最適なものを確認できるのは大きな助けになります。
必要な情報を得るために
以上のような重要な情報は、ベンダーとの交渉を成功させるために、使用データを収集することから始まります。
適切なデータ処理、分析、プレゼンテーションを行うことで、生の利用データを最も効果的なソフトウェア ネゴシエーションツールに変えることができます。
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