Chargeback-Strategie - IT-Chargeback ist ein sehr leistungsfähiges Instrument, mit dem Manager die steigenden IT-Kosten des Unternehmens kontrollieren können. Durch die Einführung eines gerechten Kostenzuweisungssystems können Unternehmen den einzelnen Abteilungen oder Geschäftsbereichen die Nutzung von Speicher- und Softwareressourcen problemlos in Rechnung stellen. Auf diese Weise verlagert sich die Verantwortung für die Kontrolle der IT-Kosten auf die Geschäftsbereiche, die damit für ihre eigene Nutzung rechenschaftspflichtig werden. Bei der Festlegung des IT-Rückerstattungssystems sollte berücksichtigt werden, aus welchen Gründen es eingeführt werden soll, wie leicht es von jedem im Unternehmen verstanden werden kann, wie einfach es zu verwalten, zu kontrollieren und zu überprüfen ist und wie fair es für die meisten Geschäftsnutzer ist.
IT-Rückbuchungsmechanismen sollten richtig gehandhabt werden, um Missverständnisse zwischen der IT-Abteilung und ihren internen Kunden zu vermeiden. Kostentransparenz kann den Geschäftswert von IT-Systemen und -Infrastrukturen belegen, indem sie dem Unternehmen die Flexibilität bietet, mit der aktuellen Technologie Schritt zu halten und die Verträge mit den Dienstleistern anhand der tatsächlichen Nutzung ihrer IT-Dienste anzupassen. Außerdem kann der IT-Administrator genaue Nutzungsdaten als Grundlage für die interne Rechnungsstellung auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung heranziehen, was der IT-Abteilung und anderen Geschäftsbereichen bei der Kommunikation und der Verbesserung des Kostenbewusstseins helfen soll.
Warum Rückbuchung?
Wenn ein Unternehmen ein Rückvergütungsprogramm in Betracht zieht, muss es zunächst die Gründe für die Einführung von IT-Rückvergütungen ermitteln. Welche Rückvergütungspolitik kann eingeführt werden? Welche Methoden können für die Rückverrechnung von Kosten verwendet werden? Welche fairen und praktischen Methoden können festgelegt werden? Wie würde sich die Rückbelastung auf das IT-Budget auswirken? Das Verständnis von Rückbelastungen ermöglicht es den Geschäftsbereichen, für ihre eigene Nutzung verantwortlich zu sein. Und je nachdem, wie das Rückvergütungssystem strukturiert ist, kann es auch zu einem positiven Nutzerverhalten führen.
Welches ist das effektivste Rückvergütungssystem für das Unternehmen?
Bei der Einrichtung der richtigen Systeme und Verfahren muss stets ein Gleichgewicht zwischen der Präzision des Systems und der Schwierigkeit der Erfassung der erforderlichen Daten gefunden werden. Ein effektives Chargeback-System sollte einen detaillierten Nutzungsbericht für jede IT-bezogene Ausgabe haben, der bei der Aufteilung der Kosten verwendet werden kann, um Fairness zu fördern und kontraproduktives Verhalten unter den Nutzern zu vermeiden.
Die Bestimmung des besten Verrechnungsmodells für ein Unternehmen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung von IT-Rückerstattungen. Ein Modell könnte die Nutzung nach der Anzahl der Benutzer abrechnen. Ein anderes Modell kann auf der verstrichenen Zeit der Nutzung basieren. Ein drittes Modell kann auf der maximalen Anzahl der gleichzeitigen Benutzer pro Benutzergruppe basieren. Das Rückerstattungssystem kann diese verschiedenen Modelle auch kombinieren, und die Dauer kann monatlich, täglich oder sogar stündlich sein, je nach Bedarf, verfügbaren Lizenzen, Vereinbarung (Basiszahlung nur für den Dienst, Zahlung nur für die Nutzung oder mit einem Limit und Zahlung für überschüssige Nutzung) usw. In jedem Fall werden Berichte benötigt, die das Produkt- und Dienstleistungsangebot definieren, die tatsächlichen Kosten verfolgen, die Nachfrage steuern und eine genaue und effektive Abrechnung ermöglichen.
Warum sollten wir?
Ein Beispiel für die wirksame Einführung eines Rückvergütungssystems ist das von Projektengagemang AB. Dieses Unternehmen ist eines der am schnellsten wachsenden Ingenieurbüros in Europa und an mehr als 30 Standorten vertreten. Es bietet Beratungsdienste und Lösungen für eine Vielzahl von Unternehmen in den Bereichen Öl und Gas, Energie, Bauwesen, Design und anderen, die zur Unterstützung ihrer Produktionstätigkeiten stark auf PLM- und G&G-Anwendungen angewiesen sind. Die IT-Abteilung des Unternehmens ist für die Bereitstellung von Softwarelösungen, hauptsächlich Produkte von Autodesk, Solidworks und andere 3D-/Produktionsanwendungen, für die 38 Tochtergesellschaften zuständig. Wie für viele andere Unternehmen auch, war die Verwaltung der Softwarekosten eine Herausforderung für das Unternehmen, und es sah die Notwendigkeit eines fairen Kostenzuweisungsprozesses, der den einzelnen Tochterunternehmen die tatsächliche Anwendungsnutzung in Rechnung stellt. Projektegagemang AB hat nun sein Kostenverteilungsverfahren rationalisiert, indem es "Rückbelastungsrechnungen" erstellt, die nach Benutzer und Kostenstelle aufgeschlüsselt sind und vierteljährlich an jedes Tochterunternehmen geliefert werden.
Berichterstattungssysteme, die die IT-Kostenrückerstattung nutzen, können Administratoren dabei helfen, die kostenverursachenden Faktoren klar zu erkennen und entsprechend zu budgetieren. Ein solches System verschafft den Endnutzern mehr Transparenz darüber, welche Geschäftsentscheidungen zu Kosten führen. Außerdem hilft es dem Management zu erkennen, wie eine höhere Rentabilität erreicht werden kann. Das Bewusstsein für den geschäftlichen Nutzen, den die IT für das Unternehmen bringt, würde gestärkt. Und schließlich würden die IT-Operationen und -Ausgaben mit dem Unternehmen in Einklang gebracht, indem sie in die Unternehmensplanung, -strategie und -abläufe integriert werden.
Bei sorgfältiger Überlegung, welches Zuweisungsmodell für das Unternehmen am besten geeignet ist, kann ein effektives IT-Chargeback-Strategieprogramm den IT-Administratoren dabei helfen, die Kosten und den Wert ihrer Dienstleistungen im gesamten Unternehmen zu verdeutlichen.
Erfahren Sie mehr über die Chargeback-Strategie und ermitteln Sie das beste Chargeback-System für die Anforderungen Ihres Unternehmens.