Chargeback-Strategie
IT Chargeback ist ein sehr leistungsfähiges Instrument, mit dem Manager die steigenden IT-Kosten des Unternehmens kontrollieren können.
Durch die Einführung eines fairen Kostenverteilungssystems können Unternehmen den einzelnen Abteilungen oder Geschäftsbereichen die Nutzung von Speicher- und Softwareressourcen problemlos in Rechnung stellen.
Damit verlagert sich die Verantwortung für die Kontrolle der IT-Kosten auf die Geschäftsbereiche, die damit für ihre eigene Nutzung rechenschaftspflichtig würden.
Der IT-Rückerstattungsmechanismus sollte den Gründen für seine Einführung Rechnung tragen und berücksichtigen, inwieweit er von jedem im Unternehmen verstanden wird, leicht zu verwalten, zu kontrollieren und zu überprüfen ist und den meisten Geschäftsnutzern gerecht wird.
IT-Rückbuchungsmechanismen sollten richtig gehandhabt werden, um Missverständnisse zwischen der IT-Abteilung und ihren internen Kunden zu vermeiden.
Kostentransparenz kann den geschäftlichen Nutzen von IT-Systemen und -Infrastrukturen belegen, indem sie dem Unternehmen die Flexibilität bietet, mit der aktuellen Technologie Schritt zu halten und die Verträge mit den Dienstleistern anhand der tatsächlichen Nutzung ihrer IT-Dienste anzupassen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass der IT-Administrator genaue Nutzungsdaten als Grundlage für die interne Rechnungsstellung auf der Basis der tatsächlichen Nutzung heranziehen kann, was der IT-Abteilung und anderen Geschäftsbereichen bei der Kommunikation und der Verbesserung des Kostenbewusstseins helfen soll.
Warum Rückbuchung?
Wenn ein Unternehmen ein Chargeback-Strategieprogramm in Erwägung zieht, muss es zunächst die Gründe für die Einführung von IT-Chargeback ermitteln.
Welche Rückerstattungspolitik kann eingeführt werden? Welche Methoden können für die Rückverrechnung von Kosten verwendet werden?
Welche fairen und praktischen Methoden können festgelegt werden? Wie würde sich die Rückbelastung auf den IT-Haushalt auswirken?
Das Verständnis von Rückvergütungen ermöglicht es den Geschäftseinheiten, für ihre eigene Nutzung verantwortlich zu sein. Und je nachdem, wie das Rückvergütungssystem strukturiert ist, kann es auch ein positives Nutzerverhalten fördern.
Welches ist das effektivste Rückvergütungssystem für das Unternehmen?
Bei der Einrichtung der richtigen Systeme und Verfahren muss stets ein Gleichgewicht zwischen der Präzision des Systems und der Schwierigkeit der Erfassung der erforderlichen Daten gefunden werden.
Ein effektives Rückerstattungssystem sollte einen detaillierten Nutzungsbericht für jede IT-bezogene Ausgabe haben, der bei der Aufteilung der Kosten verwendet werden kann, um Fairness zu fördern und kontraproduktives Verhalten unter den Benutzern zu vermeiden.
Die Bestimmung des besten Zuweisungsmodells für ein Unternehmen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung von IT-Rückbelastungen.
Ein Modell könnte die Nutzung nach der Anzahl der Nutzer abrechnen. Ein anderes Modell könnte auf der verstrichenen Zeit der Nutzung basieren.
Ein drittes Modell kann auf der maximalen Anzahl gleichzeitiger Benutzer pro Benutzergruppe basieren.
Das Rückerstattungssystem kann diese verschiedenen Modelle auch kombinieren, und die Dauer kann monatlich, täglich oder sogar stündlich sein, je nach Bedarf, verfügbaren Lizenzen, Vereinbarung (Grundgebühr nur für den Dienst, Bezahlung nur für die Nutzung oder mit einem Limit und Bezahlung für die übermäßige Nutzung) usw.
In jedem Fall werden Berichte benötigt, die das Produkt- und Dienstleistungsangebot definieren, die tatsächlichen Kosten verfolgen, die Nachfrage steuern und eine genaue und effektive Rechnungsstellung ermöglichen.
Warum sollten wir?
Ein Beispiel für die wirksame Umsetzung eines Rückvergütungssystems ist das von Projektengagemang AB.
Dieses Unternehmen ist eines der am schnellsten wachsenden Ingenieurbüros in Europa und an mehr als 30 Standorten vertreten.
Dieses Unternehmen ist eines der am schnellsten wachsenden Ingenieurbüros in Europa und an mehr als 30 Standorten vertreten.
Sie bieten Beratungsdienste und Lösungen für eine Vielzahl von Unternehmen in den Bereichen Öl und Gas, Energie, Bauwesen, Design und anderen, die sich zur Unterstützung ihrer Produktionsaktivitäten stark auf PLM- und G&G-Anwendungen verlassen.
Die IT-Abteilung des Unternehmens ist für die Bereitstellung von Softwarelösungen, hauptsächlich Produkte von Autodesk, Solidworks und andere 3D-/Produktionsanwendungen, für die 38 Tochtergesellschaften zuständig.
Doch wie für viele andere Unternehmen war auch für sie die Verwaltung der Softwarekosten eine Herausforderung, und sie sahen die Notwendigkeit eines fairen Kostenzuweisungsprozesses, der den einzelnen Tochterunternehmen die tatsächliche Nutzung der Anwendungen in Rechnung stellen würde.
Projektegagemang AB hat nun sein Kostenverteilungsverfahren rationalisiert, indem es "Rückvergütungsrechnungen" erstellt, die nach Benutzer und Kostenstelle aufgeschlüsselt sind und vierteljährlich an jedes Tochterunternehmen übermittelt werden.
Berichterstattungssysteme, die IT-Abrechnungen nutzen, können Administratoren dabei helfen, die kostenverursachenden Faktoren klar zu erkennen und entsprechend zu budgetieren.
Ein solches System verschafft den Endnutzern mehr Transparenz darüber, welche Geschäftsentscheidungen zu Ausgaben führen. Außerdem hilft es dem Management zu erkennen, wie eine höhere Rentabilität erreicht werden kann.
Das Bewusstsein für den geschäftlichen Nutzen, den die IT dem Unternehmen bringt, würde gestärkt. Schließlich würden die IT-Operationen und -Ausgaben auf das Unternehmen abgestimmt, indem sie in die Unternehmensplanung, -strategie und -abläufe integriert werden.
Bei sorgfältiger Überlegung, welches Zuweisungsmodell für das Unternehmen am besten geeignet ist, kann ein effektives IT-Chargeback-Strategieprogramm den IT-Administratoren dabei helfen, die Kosten und den Wert ihrer Dienstleistungen im gesamten Unternehmen zu verdeutlichen.
Erfahren Sie mehr über die Chargeback-Strategie und ermitteln Sie das beste Chargeback-System für die Anforderungen Ihres Unternehmens.