Estratégia de estorno
O estorno de TI é uma ferramenta muito poderosa que permite aos gestores controlar os custos crescentes de TI da empresa.
Ao estabelecer um sistema justo de atribuição de custos, as empresas podem facilmente cobrar a cada departamento ou unidade de negócio a utilização dos recursos de armazenamento e software.
Assim, a responsabilidade pelo controlo dos custos de TI é transferida para as unidades empresariais, que passam a ser responsáveis pela sua própria utilização.
O mecanismo de estorno informático deve ter em conta as razões da sua aplicação, a facilidade de compreensão por qualquer pessoa da empresa, a facilidade de gestão, controlo e verificação e a equidade para a maioria dos utilizadores profissionais.
Os mecanismos de estorno informático devem ser tratados correctamente para evitar mal-entendidos entre o departamento de TI e os seus clientes internos.
A transparência dos custos pode provar o valor comercial dos sistemas e infra-estruturas de TI, oferecendo flexibilidade à empresa para se manter a par da tecnologia actual e ajustar os contratos com os prestadores de serviços através da utilização efectiva dos seus serviços de TI.
Outra é o facto de o administrador de TI poder utilizar dados de utilização exactos como base para a facturação interna com base na utilização real, o que é necessário para ajudar as TI e outras unidades empresariais a comunicar e a melhorar a sensibilização para os custos.
Porquê Chargeback?
Ao considerar um programa de estratégia de estorno, uma organização deve primeiro estabelecer as razões para implementar o estorno de TI.
Que política de estorno pode ser posta em prática? Que métodos podem ser utilizados para imputar os custos de volta?
Que métodos justos e práticos podem ser definidos? Qual seria o impacto do chargeback no orçamento de TI?
A compreensão do estorno permite que as unidades empresariais sejam responsáveis pela sua própria utilização. E, dependendo da forma como o sistema de estorno é estruturado, também pode conduzir a um comportamento positivo do utilizador.
Qual é o sistema de chargeback mais eficaz para a empresa?
Ao implementar os sistemas e processos correctos, é sempre necessário estabelecer um equilíbrio entre a precisão do sistema e a dificuldade de recolher os dados necessários.
Um sistema de estorno eficaz deve ter um relatório de utilização detalhado para cada despesa relacionada com as TI, que pode ser utilizado para dividir os custos, a fim de promover a equidade e evitar comportamentos contraproducentes entre os utilizadores.
Determinar o melhor modelo de atribuição para uma organização é fundamental para uma implementação bem sucedida do estorno de TI.
Um modelo pode cobrar a utilização por número distinto de utilizadores. Outro modelo pode basear-se no tempo decorrido de utilização.
Um terceiro modelo pode ser baseado no número máximo de utilizadores simultâneos por grupo de utilizadores.
O sistema de chargeback também pode combinar estes diferentes modelos, e a duração pode ser mensal, diária ou mesmo horária, consoante a necessidade, as licenças disponíveis, o acordo (pagamento base apenas pelo serviço, pagamento apenas pela utilização, ou com um limite e pagamento pela utilização excedente), etc.
Em qualquer dos casos, necessitará de relatórios que definam as ofertas de produtos e serviços, acompanhem os custos reais, giram a procura e forneçam uma facturação precisa e eficaz.
Porque deveríamos?
Um exemplo de uma aplicação eficaz de um sistema de estorno é o da Projektengagemang AB.
Esta empresa é uma das empresas de engenharia de crescimento mais rápido da Europa, presente em mais de 30 locais.
Esta empresa é uma das empresas de engenharia de crescimento mais rápido da Europa, presente em mais de 30 locais.
Fornecem serviços de consultoria e soluções para uma variedade de empresas nas áreas do petróleo e gás, energia, construção, design e outras que dependem fortemente de aplicações PLM e G&G para apoiar as suas actividades de produção.
O seu departamento de TI é responsável pelo fornecimento de soluções de software, principalmente produtos da Autodesk, Solidworks e outras aplicações 3D/produção, às suas 38 filiais.
Mas, tal como muitas empresas, a gestão dos custos de software tem sido um desafio para a empresa, que viu a necessidade de um processo justo de atribuição de custos que cobrasse a cada uma das suas empresas subsidiárias com base na utilização efectiva da aplicação.
A Projektengagemang AB simplificou agora o seu processo de imputação de custos, produzindo "facturas de estorno" discriminadas por utilizador e centro de custos, entregues trimestralmente a cada empresa subsidiária.
Os sistemas de relatórios que utilizam o chargeback de TI podem ajudar os administradores a ver claramente os factores que estão a gerar custos e a orçamentar em conformidade.
Este sistema proporciona aos utilizadores finais uma maior transparência sobre as decisões empresariais que estão a gerar despesas. Também ajuda a gestão a identificar a forma de alcançar uma maior rentabilidade.
Haverá uma maior consciencialização do valor comercial que as TI trazem à organização. Por último, as operações e as despesas de TI seriam alinhadas com a empresa, integrando-as no planeamento, na estratégia e nas operações da empresa.
Com uma consideração cuidadosa sobre qual seria o melhor modelo de alocação para a organização, um programa eficaz de estratégia de chargeback de TI pode ajudar os administradores de TI a articular o custo e o valor dos seus serviços em toda a organização.
Saiba mais sobre a estratégia de chargeback e determine o melhor sistema de chargeback que se adapta às necessidades da sua organização.
