Estrategia de chargeback - El chargeback de TI es una herramienta muy potente que permite a los directivos controlar los crecientes costes de TI de la empresa. Al establecer un sistema justo de asignación de costes, las empresas pueden cobrar fácilmente a cada departamento o unidad de negocio por su uso de los recursos de almacenamiento y software. Así, la responsabilidad de controlar los costes de TI se traslada a las unidades de negocio, que pasarían a ser responsables de su propio uso. El mecanismo de imputación de costes de TI debe tener en cuenta las razones para implantarlo, lo fácil que sería de entender para cualquier persona de la empresa, lo fácil que sería de gestionar, controlar y verificar, y lo justo para la mayoría de los usuarios de la empresa.
Los mecanismos de devolución de gastos de TI deben gestionarse adecuadamente para evitar malentendidos entre el departamento de TI y sus clientes internos. La transparencia de los costes puede demostrar el valor empresarial de los sistemas e infraestructuras de TI, ya que ofrece flexibilidad a la empresa para mantenerse al día con la tecnología actual y ajustar los contratos con los proveedores de servicios mediante el uso real de sus servicios de TI. Otra es que el administrador de TI puede tomar datos de uso precisos como base para la facturación interna basada en el uso real, lo que es necesario para ayudar a TI y a otras unidades de negocio a comunicarse y mejorar la conciencia de los costes.
¿Por qué el contracargo?
Al considerar un programa de estrategia de devolución de cargos, una organización debe establecer primero las razones para implementar la devolución de cargos de TI. ¿Qué política de chargeback se puede poner en marcha? ¿Qué métodos se pueden utilizar para asignar los costes de devolución? ¿Qué métodos justos y prácticos pueden establecerse? ¿Cuál sería el impacto del chargeback en el presupuesto de TI? Entender el chargeback permite a las unidades de negocio ser responsables de su propio uso. Y, dependiendo de la forma en que esté estructurado el sistema de chargeback, también puede impulsar un comportamiento positivo de los usuarios.
¿Cuál es el sistema de devolución de cargos más eficaz para la empresa?
A la hora de poner en marcha los sistemas y procesos adecuados, siempre hay que encontrar un equilibrio entre la precisión del sistema y la dificultad de recopilar los datos necesarios. Un sistema eficaz de devolución de cargos debe contar con un informe de uso detallado para cada gasto relacionado con las TI, que podría utilizarse para dividir los costes con el fin de fomentar la equidad y evitar comportamientos contraproducentes entre los usuarios.
Determinar el mejor modelo de asignación para una organización es clave para una implementación exitosa de la devolución de cargos de TI. Un modelo podría cobrar el uso por número de usuarios distintos. Otro modelo puede basarse en el tiempo de uso transcurrido. Un tercer modelo puede basarse en el número máximo de usuarios concurrentes por grupo de usuarios. El sistema de cobro también puede combinar estos diferentes modelos, y la duración puede ser mensual, diaria o incluso por horas, dependiendo de la necesidad, las licencias disponibles, el acuerdo (pago base sólo por el servicio, pago sólo por el uso, o con un límite y pago por el exceso de uso), etc. En cualquier caso, necesitará informes que definan las ofertas de productos y servicios, hagan un seguimiento de los costes reales, gestionen la demanda y proporcionen una facturación precisa y eficaz.
¿Por qué deberíamos hacerlo?
Un ejemplo de aplicación eficaz de un sistema de devolución de cargos es el de Projektengagemang AB. Esta empresa es una de las firmas de ingeniería de más rápido crecimiento en Europa, con presencia en más de 30 localidades. Proporcionan servicios de consultoría y soluciones para una variedad de empresas en los campos del petróleo y el gas, la energía, la construcción, el diseño y otros que dependen en gran medida de las aplicaciones PLM y G&G para apoyar sus actividades de producción. Su departamento de TI es responsable de suministrar soluciones de software, principalmente productos de Autodesk, Solidworks y otras aplicaciones 3D/de producción, a sus 38 filiales. Pero, al igual que muchas empresas, la gestión de los costes de software ha sido un reto para ellos y vieron la necesidad de un proceso de asignación de costes justo que cobrara a cada una de sus empresas subsidiarias en función del uso real de las aplicaciones. Projektengagemang AB ha racionalizado su proceso de asignación de costes mediante la elaboración de "facturas de devolución" desglosadas por usuario y centro de costes, que se entregan trimestralmente a cada empresa filial.
Los sistemas de informes que aprovechan la devolución de gastos de TI pueden ayudar a los administradores a ver claramente los factores que impulsan los costes y a presupuestar en consecuencia. Un sistema de este tipo proporciona a los usuarios finales más transparencia sobre qué decisiones empresariales están generando gastos. También ayuda a la dirección a identificar cómo lograr una mayor rentabilidad. Habrá una mayor conciencia del valor empresarial que las TI aportan a la organización. Por último, las operaciones y los gastos de TI se alinearían con el negocio al integrarlos en la planificación, la estrategia y las operaciones empresariales.
Con una cuidadosa consideración sobre qué modelo de asignación sería el mejor para la organización, un programa eficaz de estrategia de devolución de cargos de TI puede ayudar a los administradores de TI a articular el coste y el valor de sus servicios en toda la organización.
Obtenga más información sobre la estrategia de devolución de cargos y determine el mejor sistema de devolución de cargos que se adapte a las necesidades de su organización.