Controle los costes de software con una estrategia eficaz de devolución de gastos

Estrategia de contracargos

IT chargeback es una herramienta muy potente que permite a los directivos controlar los crecientes costes informáticos de la empresa.

Al establecer un sistema justo de asignación de costes, las empresas pueden cobrar fácilmente a cada departamento o unidad de negocio por su uso de los recursos de almacenamiento y software.

Así, la responsabilidad de controlar los costes informáticos se traslada a las unidades de negocio, que pasarían a ser responsables de su propio uso.

El mecanismo de devolución de cargos informáticos debe tener en cuenta las razones para implantarlo, lo fácil que sería de entender para cualquier persona de la empresa, fácil de gestionar, controlar y verificar, y justo para la mayoría de los usuarios de la empresa.

Los mecanismos de devolución de cargos de TI deben gestionarse adecuadamente para evitar malentendidos entre el departamento de TI y sus clientes internos.

La transparencia de costes puede demostrar el valor empresarial de los sistemas e infraestructuras de TI al ofrecer flexibilidad a la empresa para mantenerse al día con la tecnología actual y ajustar los contratos con los proveedores de servicios mediante el uso real de sus servicios de TI.

Otra es que el administrador de TI puede tomar datos de uso precisos como base para la facturación interna basada en el uso real, lo que es necesario para ayudar a TI y a otras unidades de negocio en la comunicación y la mejora de la conciencia de los costes.

¿Por qué el contracargo?

Al considerar un programa de estrategia de devolución de cargos, una organización debe primero establecer las razones para implementar la devolución de cargos de TI.

¿Qué política de devolución de gastos puede aplicarse? ¿Qué métodos se pueden utilizar para imputar los costes de vuelta?

¿Qué métodos justos y prácticos pueden establecerse? ¿Cuál sería el impacto del chargeback en el presupuesto informático?

Comprender la devolución de cargos permite a las unidades de negocio responsabilizarse de su propio uso. Y dependiendo de cómo esté estructurado el sistema de devolución de cargos, también puede impulsar un comportamiento positivo de los usuarios.

¿Cuál es el sistema de devolución de cargos más eficaz para la empresa?

A la hora de implantar los sistemas y procesos adecuados, siempre hay que encontrar un equilibrio entre la precisión del sistema y la dificultad de recopilar los datos necesarios.

Un sistema eficaz de devolución de cargos debería disponer de un informe de uso detallado para cada gasto relacionado con las TI, que podría utilizarse para dividir los costes con el fin de fomentar la equidad y evitar comportamientos contraproducentes entre los usuarios.

Determinar el mejor modelo de imputación para una organización es clave para implantar con éxito la devolución de gastos de TI.

Un modelo podría cobrar el uso por número distinto de usuarios. Otro modelo podría basarse en el tiempo transcurrido de uso.

Un tercer modelo puede basarse en el número máximo concurrente de usuarios por grupo de usuarios.

El sistema de cobro también puede combinar estos distintos modelos, y la duración puede ser mensual, diaria o incluso por horas, en función de la necesidad, las licencias disponibles, el acuerdo (pago base sólo por el servicio, pago sólo por uso, o con un límite y pago por exceso de uso), etc.

En cualquier caso, necesitará informes que definan las ofertas de productos y servicios, hagan un seguimiento de los costes reales, gestionen la demanda y proporcionen una facturación precisa y eficaz.

¿Por qué deberíamos hacerlo?

Un ejemplo de aplicación eficaz de un sistema de devolución de cargos es el de Projektengagemang AB.

Esta empresa es una de las firmas de ingeniería europeas de más rápido crecimiento, presente en más de 30 emplazamientos.

Esta empresa es una de las firmas de ingeniería europeas de más rápido crecimiento, presente en más de 30 emplazamientos.

Proporcionan servicios de consultoría y soluciones para diversas empresas de los sectores del petróleo y el gas, la energía, la construcción, el diseño y otros que dependen en gran medida de las aplicaciones PLM y G&G para respaldar sus actividades de producción.

Su departamento informático se encarga de suministrar soluciones de software, principalmente productos de Autodesk, Solidworks y otras aplicaciones 3D/de producción, a sus 38 filiales.

Pero, como para muchas empresas, la gestión de los costes de software había sido un reto para ellos y vieron la necesidad de un proceso justo de asignación de costes que cobrara a cada una de sus filiales en función del uso real de las aplicaciones.

Projektengagemang AB ha racionalizado su proceso de imputación de costes mediante la elaboración de "facturas de devolución" desglosadas por usuario y centro de coste, que se entregan trimestralmente a cada filial.

Los sistemas de elaboración de informes que aprovechan la devolución de gastos de TI pueden ayudar a los administradores a ver claramente los factores que impulsan los costes y a presupuestar en consecuencia.

Un sistema de este tipo proporciona a los usuarios finales más transparencia sobre qué decisiones empresariales están generando gastos. También ayuda a la dirección a identificar cómo lograr una mayor rentabilidad.

Habría una mayor conciencia del valor empresarial que las TI aportan a la organización. Por último, las operaciones y los gastos de TI se alinearían con el negocio integrándolos en la planificación, la estrategia y las operaciones empresariales.

Con una cuidadosa consideración sobre qué modelo de asignación sería el mejor para la organización, un programa eficaz de estrategia de devolución de cargos de TI puede ayudar a los administradores de TI a articular el coste y el valor de sus servicios en toda la organización.

Obtenga más información sobre la estrategia de devolución de cargos y determine el mejor sistema de devolución de cargos que se adapte a las necesidades de su organización.

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