Der Anstieg der Schatten-IT wurde durch die Consumerization der Informationstechnologie vorangetrieben, bei der Benutzer zunehmend inoffizielle Anwendungen und Dienste zur Unterstützung ihrer Arbeit herunterladen und nutzen. In Branchen, die stark auf technische und spezialisierte Anwendungen angewiesen sind, umfasst dies auch die Verwendung von gecrackter Software und veralteten Anwendungen, die aus dem Lizenzportfolio gestrichen wurden. Diese wachsende Vertrautheit mit der Technologie hat zu einem Anstieg der nicht genehmigten Nutzung von nicht genehmigter Software und Anwendungen in Unternehmen geführt.
Die effektive Verwaltung von Softwarelizenzen wird heute als Schlüsselstrategie zur Minderung der mit der Schatten-IT verbundenen Risiken anerkannt. Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern verbessert auch die allgemeine Sicherheitslage des Unternehmens angesichts dieser sich entwickelnden IT-Trends.
Was ist Schatten-IT?
Unter Schatten-IT versteht man die Nutzung von Hardware, Software oder anderen IT-Ressourcen innerhalb eines Unternehmens ohne ausdrückliche Genehmigung oder Wissen der IT-Abteilung des Unternehmens. Dieses Phänomen ist an modernen Arbeitsplätzen immer häufiger anzutreffen, da Mitarbeiter oft nach Tools und Anwendungen suchen, die sie benutzerfreundlicher oder effizienter finden als die offiziell von ihrem Unternehmen genehmigten.
Beispiele für Schatten-IT sind vielfältig und können relativ harmlose Aktivitäten umfassen, wie die Verwendung von Google Drive für die Zusammenarbeit anstelle eines vom Unternehmen genehmigten Tools wie Slack oder die Kommunikation über Skype, obwohl der offizielle, vom Management festgelegte Kanal Microsoft Teams ist.
7 Haupttreiber der Schatten-IT
Erstaunliche 52 % der Unternehmen geben an, dass Schatten-IT ein erhebliches Problem darstellt, das sich auf ihren Betrieb auswirkt. Darüber hinaus verschlingen nicht autorisierte Software und SaaS-Anwendungen (Software as a Service) schätzungsweise 30-40 % des IT-Budgets eines Unternehmens. Diese beträchtlichen Ausgaben werden häufig auf den schnellen und einfachen Erwerb und Einsatz von Schattenanwendungen zurückgeführt, wodurch die üblichen Beschaffungsprozesse umgangen werden.
Um Schatten-IT effektiv einzudämmen und zu verwalten, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Ursachen zu erforschen, warum sie überhaupt auftritt.
1. Gesteigerte Produktivität und Effizienz
Schatten-IT entsteht oft, weil Mitarbeiter und sogar leitende Angestellte nach effizienteren oder benutzerfreundlicheren Tools suchen, als sie von ihrem Unternehmen bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter stellen oft unmittelbare Produktivitätsgewinne über potenzielle langfristige Risiken, insbesondere wenn diese Tools die Leistung zu verbessern oder Prozesse zu rationalisieren scheinen.
2. Kostenreduzierung
In einigen Fällen kann die Verwendung nicht genehmigter Software oder Dienste als kostensparende Maßnahme angesehen werden, insbesondere wenn dadurch die langwierigen und oft teuren Beschaffungsprozesse vermieden werden, die mit offiziellen IT-Kanälen verbunden sind.
3. Umgehung von Bürokratie und Verzögerungen
Schatten-IT kann als Reaktion auf die langsamen und schwerfälligen Prozesse der traditionellen IT-Abteilungen entstehen. Leitende Angestellte könnten die Praktiken der Schatten-IT unterstützen oder ignorieren, um bürokratische Verzögerungen zu vermeiden, insbesondere in Situationen mit hohem Druck, in denen Zeit ein wichtiger Faktor ist.
4. Mitarbeiterzufriedenheit und Autonomie
Wenn man den Mitarbeitern die Wahl ihrer Arbeitsmittel überlässt, kann das die Arbeitsmoral und die Arbeitszufriedenheit steigern. Arbeitgeber glauben vielleicht, dass sie ihren Teams die Freiheit geben, ihre Software selbst auszuwählen, und damit eine dynamischere und innovativere Arbeitsumgebung fördern.
5. Mangelnde Sensibilisierung
Manchmal sind sich die Arbeitgeber, selbst auf der Führungsebene, der potenziellen Risiken der Schatten-IT, wie Sicherheitslücken, Datenschutzverletzungen und Nichteinhaltung von Vorschriften, nicht vollständig bewusst. Dieses mangelnde Bewusstsein kann zu einer eher permissiven Haltung gegenüber diesen Praktiken führen.6.
6. Unzureichende IT-Ressourcen
In Unternehmen, in denen die IT-Abteilung über zu wenig Ressourcen verfügt oder in denen es an Fachwissen über neuere Technologien mangelt, können Mitarbeiter und sogar leitende Angestellte die Schatten-IT als notwendiges Mittel betrachten, um die Lücken in den IT-Fähigkeiten zu schließen und die spezifischen Anforderungen der Abteilung zu erfüllen.
7. Erfüllung spezifischer Bedürfnisse
Bestimmte spezialisierte Aufgaben oder Projekte können Nischen- oder fortgeschrittene Tools erfordern, die nicht Teil des Standard-IT-Angebots sind. In solchen Fällen können Arbeitgeber auf Schatten-IT-Lösungen zurückgreifen oder diese unterstützen, die speziell auf diese besonderen Anforderungen zugeschnitten sind.
Shadow Engineering Apps: Selten, aber es kommt vor
Branchen mit einem umfangreichen Lizenzportfolio für Ingenieure, wie z. B. die Fertigungsindustrie, die Energiewirtschaft, das Baugewerbe, die Luft- und Raumfahrt und die Verteidigungsindustrie, setzen in der Regel strenge Richtlinien für die Softwarenutzung durch. Trotzdem können Fälle von Schatten-IT auftreten, auch unter Ingenieuren:
- Die Verwendung von gecrackter Software, die nicht nur unautorisiert ist, sondern auch illegal sein kann.
- Die Verwendung veralteter Softwareversionen, die von der IT-Abteilung des Unternehmens offiziell ausgemustert wurden.
In beiden Fällen wird die Nutzung der Software unbefugt, was erhebliche Risiken mit sich bringt.
Wenn es Unternehmen in diesen Sektoren nicht gelingt, Shadow-Engineering-Anwendungen zu entschärfen, kann dies erhebliche Folgen haben. Dazu gehören der Verlust der Kontrolle über IT-Ressourcen, erhöhte Sicherheitsrisiken aufgrund der Verwendung anfälliger und ungesicherter Anwendungen, Fehlkonfigurationen, Verstöße gegen Lizenzvereinbarungen und Compliance-Probleme.
Die unbefugte Verwendung von technischer Software stellt nicht nur eine Bedrohung für die Integrität der IT-Systeme dar, sondern auch für den rechtlichen und betrieblichen Rahmen des Unternehmens.
Software-Lizenzmanagement vs. Shadow Engineering Software
Das Softwarelizenzmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Strategie gegen Schatten-IT-Anwendungen. Auch wenn diese Lösungen nicht direkt unautorisierte Anwendungen aufspüren, können sie potenzielle Schatten-IT-Szenarien durch die Analyse von Diskrepanzen zwischen verschiedenen Datensätzen identifizieren. Dieser Prozess beinhaltet oft eine anspruchsvolle Datenanalyse, die das Fachwissen externer Spezialisten erfordern kann, um Schattenanwendungen effektiv zu lokalisieren und zu bekämpfen.
Anbieter von Softwarelizenzmanagement-Lösungen wie Open iT bieten einen umfassenden Überblick, indem sie die Softwarenutzung sowohl auf der Ebene des Lizenzmanagers als auch auf der Ebene der Arbeitsstationen überwachen. Diese zweistufige Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Nutzungsmuster, Benutzerverhalten und andere wichtige Metriken in Bezug auf die Nutzung von Softwarelizenzen zu erkennen.
Eine solche detaillierte Überwachung ist von entscheidender Bedeutung, um potenzielle Schatten-IT-Instanzen zu identifizieren und zu entschärfen und sicherzustellen, dass die gesamte verwendete Software autorisiert und auf dem neuesten Stand ist und den Lizenzvereinbarungen entspricht; so wird die Integrität und Sicherheit des IT-Betriebs aufrechterhalten.
Entschärfen Sie die Schatten-IT mit Software-Lizenzmanagement
Verbesserte Übersicht: Die verbesserte Sichtbarkeit ermöglicht die Identifizierung und Analyse von Nutzungstrends. Dies hilft Unternehmen zu verstehen, wie verschiedene Softwareanwendungen genutzt werden, und diese Tools zu optimieren, um einen maximalen Nutzen zu erzielen.
Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien: Die Festlegung und Durchsetzung klarer Richtlinien für die Softwarenutzung und -beschaffung kann das Wachstum der Schatten-IT eindämmen. Diese Richtlinien müssen durch strenge Softwarelizenzverwaltungspraktiken unterstützt werden, um ihre Einhaltung und die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten.
Regelmäßige Audits und Compliance-Kontrollen: Die Durchführung systematischer Audits und Konformitätsprüfungen hilft bei der Verhinderung der unerlaubten Softwarenutzung. Audits ermöglichen es Unternehmen, die Verwendung von autorisierten Lizenzen im gesamten Unternehmen zu fördern.
Bereitstellung von geeigneten Tools: Um zu verhindern, dass Mitarbeiter auf Schatten-IT zurückgreifen, müssen Organisationen die Verfügbarkeit geeigneter und offiziell genehmigter Software-Tools sicherstellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen.
Umgang mit Schatten-IT durch verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Risiken der Schatten-IT, vor allem in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Datenintegrität, in der Regel größer sind als ihre vermeintlichen Vorteile. Oft entsteht Schatten-IT aus der Frustration der Mitarbeiter mit offiziellen Anwendungen. Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen Anwendungen auswählen, die mit ihren Zielen übereinstimmen und die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz verbessern.
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