O aumento do Shadow IT foi impulsionado pela consumerização da tecnologia da informação, em que os utilizadores descarregam e utilizam cada vez mais aplicações e serviços não oficiais para ajudar no seu trabalho. Nas indústrias que dependem fortemente da engenharia e de aplicações especializadas, isto inclui a utilização de software pirateado e de aplicações desactualizadas que foram retiradas das carteiras de licenças. Este crescente conforto com a tecnologia levou a um aumento na utilização não autorizada de software e aplicações não aprovadas nas empresas.
A gestão eficaz das licenças de software é atualmente reconhecida como uma estratégia fundamental para atenuar os riscos associados às TI sombra. Esta abordagem garante não só a conformidade, mas também melhora a postura de segurança global da organização face a estas tendências de TI em evolução.
O que é a Shadow IT?
Shadow IT refere-se à prática de utilizar hardware, software ou qualquer recurso de TI numa empresa sem a aprovação explícita ou o conhecimento do departamento de TI da organização. Este fenómeno tornou-se cada vez mais comum nos locais de trabalho modernos, uma vez que os funcionários procuram frequentemente ferramentas e aplicações que consideram mais fáceis de utilizar ou mais eficientes do que as oficialmente autorizadas pela empresa.
Os exemplos de TI sombra são variados e podem incluir actividades relativamente benignas, como a utilização do Google Drive para colaboração em vez de uma ferramenta aprovada pela organização, como o Slack, ou a comunicação através do Skype quando o canal oficial designado pela administração é o Microsoft Teams.
7 Principais factores impulsionadores da Shadow IT
Um número impressionante de 52% das empresas identifica a Shadow IT como um problema significativo que afecta as suas operações. Além disso, estima-se que o software não autorizado e as aplicações SaaS (Software as a Service) consumam 30-40% do orçamento de TI de uma empresa. Esta despesa substancial é frequentemente atribuída à aquisição e implementação rápida e fácil de aplicações sombra, evitando os processos de aquisição habituais.
Para mitigar e gerir eficazmente a Shadow IT, é crucial que as organizações se debrucem sobre as causas que estão na origem da sua ocorrência.
1. Aumento da produtividade e da eficiência
A TI sombra surge frequentemente porque os funcionários e até os gestores de topo procuram ferramentas mais eficientes ou mais fáceis de utilizar do que as fornecidas pela sua organização. Muitas vezes, os trabalhadores dão prioridade a ganhos de produtividade imediatos em detrimento de potenciais riscos a longo prazo, especialmente se essas ferramentas parecerem melhorar o desempenho ou simplificar os processos.
2. Redução de custos
Nalguns casos, a utilização de software ou serviços não autorizados pode ser vista como uma medida de poupança de custos, especialmente se evitar os longos e muitas vezes dispendiosos processos de aquisição associados aos canais oficiais de TI.
3. Evitar a burocracia e os atrasos
A Shadow IT pode surgir como resposta aos processos lentos e incómodos dos departamentos de TI tradicionais. Os gestores de topo podem apoiar ou ignorar as práticas de Shadow IT para evitar atrasos burocráticos, especialmente em situações de grande pressão em que o tempo é um fator importante.
4. Satisfação e autonomia dos trabalhadores
Permitir que os empregados escolham as suas ferramentas pode aumentar a moral e a satisfação no trabalho. Os empregadores podem acreditar que, ao dar às suas equipas a liberdade de escolherem o seu software, estão a dar-lhes poder e a promover um ambiente de trabalho mais dinâmico e inovador.
5. Falta de sensibilização
Por vezes, os empregadores, mesmo a nível superior, podem não compreender plenamente os potenciais riscos associados às TI sombra, como as vulnerabilidades de segurança, as violações de dados e os problemas de não conformidade. Esta falta de consciencialização pode levar a uma atitude mais permissiva em relação a estas práticas.6.
6. Recursos informáticos inadequados
Nas organizações em que o departamento de TI não dispõe de recursos suficientes ou não possui conhecimentos especializados em novas tecnologias, os funcionários e até os gestores de topo podem considerar a Shadow IT um meio necessário para colmatar as lacunas nas capacidades de TI e satisfazer as necessidades específicas do departamento.
7. Satisfação de necessidades específicas
Certas tarefas ou projectos especializados podem exigir ferramentas avançadas ou de nicho que não fazem parte da oferta normal de TI. Nesses casos, os empregadores podem recorrer ou apoiar soluções de TI sombra que respondam especificamente a esses requisitos únicos.
Aplicações de Engenharia Sombra: Raras mas acontecem
As indústrias com vastos portfólios de licenças de engenharia, como a indústria transformadora, a energia, a construção, a indústria aeroespacial e a defesa, aplicam normalmente políticas rigorosas relativamente à utilização de software. Apesar disso, podem ocorrer casos de TI sombra, mesmo entre engenheiros:
- A utilização de software pirateado, que não só não é autorizado como também pode ser ilegal.
- A utilização de versões de software desactualizadas que foram oficialmente eliminadas pelo departamento de TI da organização.
Em ambos os cenários, a utilização de software torna-se não autorizada, apresentando riscos significativos.
Se as organizações destes sectores não conseguirem atenuar as aplicações de engenharia sombra, as consequências podem ser significativas. Estas incluem a perda de controlo sobre os activos de TI, riscos de segurança acrescidos devido à utilização de aplicações vulneráveis e não seguras, configurações incorrectas, violações de acordos de licenciamento e problemas de conformidade.
A utilização não autorizada de software de engenharia constitui uma ameaça não só para a integridade dos sistemas informáticos, mas também para o quadro jurídico e operacional da organização.
Gestão de Licenças de Software vs. Software de Engenharia Sombra
A gestão de licenças de software desempenha um papel crucial na definição de estratégias contra aplicações de engenharia sombra. Embora estas soluções possam não detetar diretamente aplicações não autorizadas, podem identificar potenciais cenários de TI sombra através da análise de discrepâncias entre diferentes conjuntos de dados. Este processo envolve frequentemente uma análise de dados sofisticada, que pode exigir a experiência de especialistas externos, para localizar e abordar eficazmente as aplicações sombra.
Os fornecedores de soluções de gerenciamento de licenças de software, como a Open iT, oferecem uma supervisão abrangente, monitorando o uso de software nos níveis do gerenciador de licenças e da estação de trabalho. Essa visibilidade de dois níveis permite que as organizações detectem padrões de uso, comportamentos de usuários e outras métricas vitais relacionadas à utilização de licenças de software.
Esta monitorização pormenorizada é fundamental para identificar e atenuar potenciais instâncias de TI sombra, garantindo que todo o software utilizado está autorizado, atualizado e em conformidade com os acordos de licenciamento, mantendo assim a integridade e a segurança das operações de TI.
Atenuar a Shadow IT com a Gestão de Licenças de Software
Supervisão melhorada: A visibilidade melhorada permite a identificação e análise das tendências de utilização. Isto ajuda as organizações a compreender como as várias aplicações de software estão a ser utilizadas e a otimizar estas ferramentas para obter o máximo valor.
Desenvolvimento e aplicação de políticas: O estabelecimento e a aplicação de políticas claras em matéria de utilização e aquisição de software podem travar o crescimento das TI sombra. Estas políticas têm de ser apoiadas por práticas sólidas de gestão de licenças de software para garantir a adesão e a conformidade legal.
Auditorias regulares e verificações de conformidade: A realização de auditorias sistemáticas e verificações de conformidade ajuda a evitar a utilização não autorizada de software. As auditorias permitem às organizações encorajar a utilização de licenças autorizadas em toda a empresa.
Disponibilização de ferramentas adequadas: Para evitar que os empregados recorram às TI sombra, as organizações devem assegurar a disponibilidade de ferramentas de software adequadas e oficialmente aprovadas que satisfaçam as suas necessidades.
Resolver a questão das TIs sombra através de uma melhor experiência do utilizador
As organizações têm de reconhecer que os riscos da TI sombra, especialmente em termos de segurança, conformidade e integridade dos dados, são normalmente inferiores aos benefícios que se podem percecionar. Muitas vezes, a TI sombra resulta da frustração dos funcionários com as aplicações oficiais. Para contrariar esta situação, é fundamental que as organizações seleccionem aplicações que estejam de acordo com os seus objectivos e melhorem a experiência e a eficiência dos utilizadores.
Está a debater-se com a utilização de licenças de software e com os desafios da TI sombra? A nossa equipa de especialistas oferece serviços profissionais para simplificar estas questões. Fornecemos soluções para uma gestão eficaz de licenças de software e estratégias para mitigar a TI sombra.
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