シャドーITの台頭は、情報技術のコンシューマライゼーションに後押しされたものであり、ユーザが自分の仕事を支援するために非公式なアプリケーションやサービスをダウンロードして利用するケースが増えている。エンジニアリングや特殊なアプリケーションに大きく依存する業界では、クラックされたソフトウェア 、ライセンス・ポートフォリオから削除された古いアプリケーションの使用もこれに含まれる。テクノロジーに対するこのような快適さの増大は、企業内での未承認のソフトウェア やアプリケーションの不正使用の急増につながっている。
ソフトウェア ライセンスを効果的に管理することは、シャドー IT に関連するリスクを軽減するための重要な戦略として認識されている。このアプローチは、コンプライアンスを保証するだけでなく、進化する IT トレンドに直面する組織の全体的なセキュリティ態勢を強化します。
シャドーITとは何か？
シャドーITとは、組織のIT部門の明確な承認や知識なしに、企業内のハードウェア、ソフトウェア 、またはあらゆるITリソースを使用する慣行を指す。この現象は、現代の職場においてますます一般的になってきており、従業員はしばしば、会社によって公式に認可されたものよりも使いやすい、あるいは効率的であると感じるツールやアプリケーションを探し求めます。
シャドーITの例は様々で、Slackのような組織的に承認されたツールの代わりにGoogle Driveをコラボレーションに使ったり、経営陣が指定した公式チャンネルがMicrosoft TeamsであるにもかかわらずSkypeでコミュニケーションをとったりといった比較的穏やかな活動も含まれる。
シャドーITの7つの主な推進要因
なんと52％の企業が、シャドーITが自社の業務に影響を与える重大な問題であると認識している。さらに、未承認のソフトウェア 、SaaS（ソフトウェア as a Service）アプリケーションは、企業のIT予算の実に30～40％を消費していると推定されている。この多額の支出は、通常の調達プロセスを回避して、シャドー・アプリケーションを迅速かつ容易に取得・展開することに起因することが多い。
シャドーITを効果的に緩和・管理するためには、そもそもなぜシャドーITが発生するのか、その根本原因を掘り下げることが極めて重要である。
1.生産性と効率の向上
シャドーITがしばしば出現するのは、従業員や上級管理職までもが、組織が提供するツールよりも効率的で使い勝手の良いツールを求めるからである。特に、これらのツールがパフォーマンスを向上させたり、プロセスを合理化したりするように見える場合、従業員は長期的なリスクよりも目先の生産性向上を優先することが多い。
2.コスト削減
非公認のソフトウェア やサービスを利用することで、特に公式なITチャネルに関連する長くてしばしば高価な調達プロセスを避けることができれば、コスト削減の手段と見なされる場合もある。
3.官僚主義と遅延を回避する
シャドーITは、従来のIT部門の遅くて煩雑なプロセスへの対応として出現する可能性がある。シニア・マネジャーは、官僚主義的な遅れを避けるために、シャドーITの慣行を支持したり、見て見ぬふりをしたりするかもしれない。
4.従業員の満足度と自律性
従業員に道具を選ばせることは、士気と仕事の満足度を高める。雇用主は、チームにソフトウェア を自由に選択させることで、彼らに力を与え、よりダイナミックで革新的な職場環境を育成していると考えているのかもしれない。
5.認識不足
雇用主は、たとえ上級職であっても、セキュリティの脆弱性、データ漏洩、コンプライアンス違反など、シャドーITに関連する潜在的なリスクを十分に理解していない場合があります。このような認識不足は、こうした慣行に対する寛容な態度につながる可能性があります6。
6.不十分なITリソース
IT部門のリソースが不足していたり、新しいテクノロジーに関する専門知識が不足していたりする組織では、従業員や上級管理職でさえ、シャドーITがIT能力のギャップを埋め、特定の部門のニーズを満たすために必要な手段であると考えるかもしれない。
7.特定のニーズへの対応
特定の専門的なタスクやプロジェクトでは、標準的なITにはないニッチなツールや高度なツールが必要になることがあります。このような場合、雇用主はこうした独自の要件に特化したシャドーITソリューションに頼ったり、推奨したりすることがある。
シャドーエンジニアリングのアプリ：めったにないが、起こる
製造業、エネルギー、建設、航空宇宙、防衛など、膨大なエンジニアリング・ライセンスのポートフォリオを持つ業界では、通常、ソフトウェア の使用に関して厳格なポリシーを実施している。にもかかわらず、エンジニアの間でもシャドーITが発生することがある：
- クラックされたソフトウェア の使用は、認可されていないだけでなく、違法である可能性もあります。
- 組織のIT部門によって公式に廃止された、ソフトウェア の古いバージョンを使用している。
どちらのシナリオでも、ソフトウェア の使用は不正となり、重大なリスクをもたらす。
これらの部門の組織がシャドーエンジニアリングのアプリケーションを軽減できなければ、その結果は重大なものとなる可能性がある。これには、IT 資産に対するコントロールの喪失、脆弱でセキュリティ保護されていないアプリケーションの使用によるセキュリティリスクの増大、設定の誤り、ライセンス契約の侵害、コンプライアンス上の問題などが含まれる。
エンジニアリングソフトウェア の不正使用は、ITシステムの完全性だけでなく、組織の法的・業務的枠組みをも脅かす。
ソフトウェア ライセンス管理とシャドーエンジニアリングソフトウェア
ソフトウェア ライセンス管理は、シャドーエンジニアリングアプリに対する戦略を立てる上で重要な役割を果たします。これらのソリューションは、不正なアプリケーションを直接検出することはできないかもしれませんが、異なるデータセット間の不一致を分析することで、潜在的なシャドー IT シナリオを特定することができます。このプロセスには高度なデータ分析が含まれることが多く、シャドーアプリケーションを効果的に特定して対処するには、外部の専門家の専門知識が必要になる場合があります。
ソフトウェア Open iT などのライセンス管理ソリューションプロバイダは、ライセンスマネージャとワークステーションの両方のレベルで ソフトウェア の使用状況を監視することにより、包括的な監視を提供します。この二重レベルの可視性により、組織は使用パターン、ユーザ行動、および ライセンス使用率に関連するその他の重要なメトリクスを検出することができます。ソフトウェア
このような詳細なモニタリングは、潜在的なシャドーITインスタンスの特定と軽減に役立ち、使用されているすべてのソフトウェア が認可され、最新で、ライセンス契約に準拠していることを保証し、ITオペレーションの整合性とセキュリティを維持する。
ソフトウェア ライセンス管理によるシャドー IT の軽減
監督機能の強化：可視性の向上により、利用傾向の特定と分析が可能になる。これにより組織は、様々なソフトウェア アプリケーションがどのように使用されているかを理解し、これらのツールを最適化して最大限の価値を生み出すことができる。
ポリシーの策定と実施：ソフトウェア の使用と調達に関する明確なポリシーを確立し、実施することで、シャドー IT の拡大を抑制することができる。これらのポリシーは、ソフトウェア の強力なライセンス管理手法によってサポートされ、遵守と法令遵守を確保する必要があります。
定期的な監査とコンプライアンス・チェック：組織的な監査とコンプライアンスチェックの実施は、ソフトウェア の不正使用を防止するのに役立ちます。監査により、組織は企業全体で正規ライセンスの使用を奨励することができます。
適切なツールの提供：従業員がシャドーITに頼るのを防ぐため、組織は、従業員のニーズを満たす適切かつ公認のソフトウェア ツールを利用できるようにしなければならない。
ユーザー・エクスペリエンスの向上によるシャドーITへの対応
組織は、シャドーITのリスク、特にセキュリティ、コンプライアンス、データの完全性の点で、一般的に認識されているメリットを下回ることを認識しなければならない。多くの場合、シャドーITは公式アプリケーションに対する従業員の不満から発生する。これに対抗するには、組織の目標に合致し、ユーザーエクスペリエンスと効率を高めるアプリケーションを選択することが極めて重要である。
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