El auge de la TI en la sombra se ha visto impulsado por la consumerización de la tecnología de la información, en la que los usuarios descargan y utilizan cada vez más aplicaciones y servicios no oficiales para facilitar su trabajo. En los sectores que dependen en gran medida de la ingeniería y las aplicaciones especializadas, esto incluye el uso de software crackeado y aplicaciones obsoletas que se han retirado de las carteras de licencias. Esta creciente comodidad con la tecnología ha provocado un aumento del uso no autorizado de software y aplicaciones no aprobados dentro de las empresas.
La gestión eficaz de las licencias de software se reconoce ahora como una estrategia clave para mitigar los riesgos asociados a la TI en la sombra. Este enfoque no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también mejora la postura global de seguridad de la organización frente a estas tendencias informáticas en evolución.
¿Qué es la TI en la sombra?
La TI en la sombra se refiere a la práctica de utilizar hardware, software o cualquier recurso de TI dentro de una empresa sin la aprobación explícita o el conocimiento del departamento de TI de la organización. Este fenómeno se ha vuelto cada vez más común en los lugares de trabajo modernos, ya que los empleados a menudo buscan herramientas y aplicaciones que consideran más fáciles de usar o eficientes que las autorizadas oficialmente por su empresa.
Los ejemplos de TI en la sombra son variados y pueden incluir actividades relativamente benignas como el uso de Google Drive para la colaboración en lugar de una herramienta aprobada por la organización como Slack, o la comunicación a través de Skype cuando el canal oficial designado por la dirección es Microsoft Teams.
7 Principales impulsores de las TI en la sombra
Un asombroso 52% de las empresas considera que las TI en la sombra son un problema importante que afecta a sus operaciones. Además, se calcula que el software no autorizado y las aplicaciones SaaS (software como servicio) consumen entre un 30 y un 40% del presupuesto de TI de una empresa. Este gasto sustancial se atribuye a menudo a la rápida y fácil adquisición y despliegue de aplicaciones en la sombra, evitando los procesos habituales de adquisición.
Para mitigar y gestionar eficazmente la TI en la sombra, es crucial que las organizaciones profundicen en las causas profundas de por qué se produce en primer lugar.
1. Mayor productividad y eficiencia
La TI en la sombra suele surgir porque los empleados e incluso los altos directivos buscan herramientas más eficientes o fáciles de usar que las que les proporciona su organización. Los trabajadores suelen dar prioridad al aumento inmediato de la productividad frente a los posibles riesgos a largo plazo, sobre todo si estas herramientas parecen mejorar el rendimiento o agilizar los procesos.
2. Reducción de costes
En algunos casos, el uso de programas o servicios no autorizados puede considerarse una medida de ahorro, sobre todo si evita los largos y a menudo costosos procesos de adquisición asociados a los canales informáticos oficiales.
3. Evitar la burocracia y los retrasos
La TI en la sombra puede surgir como respuesta a los procesos lentos y engorrosos de los departamentos de TI tradicionales. Los altos directivos pueden apoyar o hacer la vista gorda a las prácticas de TI en la sombra para evitar retrasos burocráticos, sobre todo en situaciones de mucha presión en las que el tiempo es un factor importante.
4. Satisfacción y autonomía de los empleados
Permitir que los empleados elijan sus herramientas puede aumentar la moral y la satisfacción laboral. Los empresarios pueden creer que, al dar libertad a sus equipos para elegir su software, los están empoderando y fomentando un entorno de trabajo más dinámico e innovador.
5. 5. Falta de concienciación
A veces, los empleadores, incluso en los niveles superiores, pueden no comprender plenamente los riesgos potenciales asociados a las TI en la sombra, como las vulnerabilidades de seguridad, las violaciones de datos y los problemas de incumplimiento. Esta falta de concienciación puede conducir a una actitud más permisiva hacia estas prácticas6.
6. Recursos informáticos inadecuados
En las organizaciones en las que el departamento de TI no dispone de recursos suficientes o carece de experiencia en las nuevas tecnologías, los empleados e incluso los altos directivos pueden encontrar en la TI en la sombra un medio necesario para colmar las lagunas en las capacidades de TI y satisfacer las necesidades específicas de los departamentos.
7. Satisfacción de necesidades específicas
Ciertas tareas o proyectos especializados pueden requerir herramientas especializadas o avanzadas que no forman parte de la oferta estándar de TI. En estos casos, los empleadores pueden recurrir o respaldar soluciones informáticas en la sombra que respondan específicamente a estos requisitos únicos.
Aplicaciones de ingeniería en la sombra: Raras pero ocurren
Las industrias con amplias carteras de licencias de ingeniería, como la fabricación, la energía, la construcción, la industria aeroespacial y la defensa, suelen aplicar políticas estrictas en cuanto al uso de software. A pesar de ello, pueden darse casos de TI en la sombra, incluso entre ingenieros:
- El uso de software crackeado, que no sólo no está autorizado, sino que además puede ser ilegal.
- La utilización de versiones de software obsoletas que han sido retiradas oficialmente por el departamento informático de la organización.
En ambos casos, el uso del software no está autorizado, lo que plantea riesgos importantes.
Si las organizaciones de estos sectores no consiguen mitigar las aplicaciones de ingeniería en la sombra, las consecuencias pueden ser importantes. Entre ellas, la pérdida de control sobre los activos informáticos, el aumento de los riesgos de seguridad debido al uso de aplicaciones vulnerables y no seguras, las configuraciones erróneas, las infracciones de los acuerdos de licencia y los problemas de cumplimiento.
El uso no autorizado de software de ingeniería supone una amenaza no sólo para la integridad de los sistemas informáticos, sino también para el marco jurídico y operativo de la organización.
Gestión de licencias de software frente a software de ingeniería en la sombra
La gestión de licencias de software desempeña un papel crucial en la elaboración de estrategias contra las aplicaciones de ingeniería en la sombra. Aunque es posible que estas soluciones no detecten directamente las aplicaciones no autorizadas, pueden identificar posibles escenarios de TI en la sombra analizando las discrepancias entre diferentes conjuntos de datos. Este proceso a menudo implica un sofisticado análisis de datos, que puede requerir la experiencia de especialistas externos, para localizar y abordar eficazmente las aplicaciones en la sombra.
Los proveedores de soluciones de gestión de licencias de software, como Open iT, ofrecen una supervisión exhaustiva mediante el control del uso del software tanto a nivel del gestor de licencias como de la estación de trabajo. Esta visibilidad de doble nivel permite a las organizaciones detectar patrones de uso, comportamientos de los usuarios y otras métricas vitales relacionadas con la utilización de licencias de software.
Esta supervisión detallada es fundamental para identificar y mitigar posibles casos de TI en la sombra, garantizar que todo el software utilizado está autorizado, actualizado y cumple los acuerdos de licencia y, por tanto, mantener la integridad y la seguridad de las operaciones de TI.
Mitigue la TI en la sombra con la gestión de licencias de software
Mejora de la supervisión: la mejora de la visibilidad permite identificar y analizar las tendencias de utilización. Esto ayuda a las organizaciones a comprender cómo se utilizan las distintas aplicaciones de software y a optimizar estas herramientas para obtener el máximo valor.
Desarrollo y aplicación de políticas: Establecer y aplicar políticas claras sobre el uso y la adquisición de software puede reducir el crecimiento de la TI en la sombra. Estas políticas deben estar respaldadas por sólidas prácticas de gestión de licencias de software para garantizar la adhesión y el cumplimiento legal.
Auditorías periódicas y controles de conformidad: La realización sistemática de auditorías y controles de conformidad ayuda a prevenir el uso de software no autorizado. Las auditorías permiten a las organizaciones fomentar el uso de licencias autorizadas en toda la empresa.
Provisión de herramientas adecuadas: Para evitar que los empleados recurran a las TI en la sombra, las organizaciones deben garantizar la disponibilidad de herramientas informáticas adecuadas y autorizadas oficialmente que satisfagan sus necesidades.
Abordar la TI en la sombra mejorando la experiencia del usuario
Las organizaciones deben reconocer que los riesgos de la TI en la sombra, especialmente en términos de seguridad, cumplimiento e integridad de los datos, suelen empequeñecer sus beneficios percibidos. A menudo, la TI en la sombra surge de la frustración de los empleados con las aplicaciones oficiales. Para contrarrestar esto, es crucial que las organizaciones seleccionen aplicaciones que se alineen con sus objetivos y mejoren la experiencia y la eficiencia de los usuarios.
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