Da die Softwareanbieter ihre Prüfungsbemühungen verstärken, stehen die Bundesbehörden unter einem beispiellosen Druck, ihre Softwareprüfungsbereitschaft zu verbessern. Viele Behörden, die in der Vergangenheit durch fragmentierte IT-Infrastrukturen, dezentralisierte Systeme und begrenzten Einblick in die Lizenznutzung eingeschränkt waren, sind zunehmend anfällig für die Nichteinhaltung von Vorschriften und die damit verbundenen kostspieligen Konsequenzen.
Software-Audit-Bereitschaft: Ein föderaler Imperativ
Software-Anbieter intensivieren die Durchsetzung der Compliance in einem noch nie dagewesenen Tempo. Aus einer aktuellen Umfrage geht hervor, dass 62 % der Unternehmen im Jahr 2024 einem Software-Audit unterzogen wurden, ein deutlicher Anstieg gegenüber 40 % im Jahr 2023. Bei größeren Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern steigt die Quote sogar auf 66 %.
Da Software-Audits immer häufiger und kostspieliger werden, ist die Modernisierung des Software Asset Management (SAM) keine Option mehr. Für viele Behörden bedeutet dies, dass sie sich an Experten von Drittanbietern wenden müssen, die die nötige Transparenz, Automatisierung und strategische Unterstützung bieten können, um die Auditbereitschaft zu gewährleisten.
Die Kosten für Software-Audits im Jahr 2025
Die finanziellen Folgen einer fehlgeschlagenen oder schlecht verwalteten Softwareprüfung sind schwerwiegender denn je. Im Jahr 2025 berichteten 28 % der Unternehmen aus verschiedenen Branchen, dass ihnen aufgrund von Verstößen gegen die Software-Compliance zwischen 100.000 und 999.000 US-Dollar in Rechnung gestellt wurden. Noch alarmierender ist, dass 32 % der Unternehmen mit Strafen in Höhe von 1 Million Dollar oder mehr rechnen mussten.
Diese erschütternden Zahlen spiegeln nicht nur die aggressiven Durchsetzungstaktiken der großen Softwarehersteller wider, sondern auch die zunehmend komplexen Lizenzierungsmodelle, mit denen sich die Behörden auseinandersetzen müssen. Für Bundesinstitutionen, die unter strengen Haushaltszwängen und öffentlichen Rechenschaftspflichten arbeiten, können solche Strafen Finanzierungsprioritäten entgleisen lassen, interne Untersuchungen auslösen und das öffentliche Vertrauen beschädigen.
Beeinträchtigende menschliche Kosten
Abgesehen von den finanziellen Strafen fordern Prüfungen auch einen hohen menschlichen Tribut. Im Jahr 2024 musste mehr als die Hälfte der von Prüfungen betroffenen Unternehmen zwischen 3 und 10 Teammitglieder zur Bewältigung prüfungsbezogener Aufgaben abstellen. Alarmierend ist, dass bei fast einem Drittel der Organisationen mehr als 10 Mitarbeiter betroffen waren.
Bei 56 % der Befragten nahmen Prüfungen zwischen 11 % und 20 % der Arbeitszeit in Anspruch, wobei 11 % der Unternehmen mehr als ein Viertel ihrer Zeit für die Reaktion auf Prüfungen aufwenden. Diese Bemühungen ziehen oft Personal von geschäftskritischen Aktivitäten ab, verzögern wichtige Projekte und beeinträchtigen die betriebliche Effizienz.
Und es sind nicht nur die IT-Mitarbeiter, die darunter zu leiden haben. 25 % der Audits betrafen Führungskräfte aus dem C-Suite-Bereich und störten die strategische Ausrichtung auf höchster Ebene.
Die Anforderungen an die Einhaltung der Prüfungsvorschriften werden immer komplexer und häufiger. Vielen Agenturen fehlen jedoch noch immer die internen Kapazitäten, um sie effektiv zu bewältigen. Hier kommen die SAM-Experten von Drittanbietern ins Spiel.
Warum interne Teams nicht ausreichen
Bundesbehörden werden häufig durch Altsysteme, dezentralisiertes Lizenzmanagement und unvollständige Transparenz der Softwarenutzung in Cloud- und On-Premises-Umgebungen behindert. Interne Teams müssen sich in einem Labyrinth aus Lizenzmodellen, anbieterspezifischen Bedingungen und Nutzungsvereinbarungen zurechtfinden, oft ohne die notwendigen Tools, um dies effizient zu tun.
In vielen Agenturen gibt es nach wie vor manuelle Verfahren, bei denen die Nachverfolgung anhand von Tabellenkalkulationen und die Kommunikation per E-Mail die Norm sind. Diese veralteten Methoden sind sehr anfällig für Fehler und Ineffizienz.
Es ist unrealistisch zu erwarten, dass bereits überlastete IT-Teams plötzlich in vollem Umfang prüfungsbereit sind. Behörden benötigen Zugang zu spezialisierten Werkzeugen, bewährten Methoden und Echtzeit-Einblicken, Fähigkeiten, die externe Software Asset Management-Anbieter in einzigartiger Weise bieten können.
Der strategische Wert des Fachwissens von Drittanbietern
Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen SAM-Anbieter ermöglicht es den Bundesbehörden, sich proaktiv auf Prüfungen vorzubereiten, anstatt reaktiv zu reagieren. Diese Anbieter verfügen über Fachwissen in Bezug auf Audit-Auslöser, Lizenzierungsfallen und sich entwickelnde Verkäufertaktiken.
Die wichtigsten Vorteile sind:
- Erstellung vertretbarer Prüfpfade und zentraler Berichte
- Automatisierung der Lizenzverfolgung und Nutzungsanalyse
- Einführung einer kontinuierlichen Überwachung der Einhaltung der Vorschriften
- Verringerung der operativen Belastung der internen Teams
Open iT Managed Services: Bereit für Audits
Open iT bietet Managed Services an, die auf die besonderen Anforderungen von Behörden zugeschnitten sind. Sie liefern spezielles Fachwissen im Bereich Softwarelizenzmanagement, um die Auditbereitschaft und langfristige Compliance zu unterstützen. Durch die direkte Einbindung der Open iT-Experten in die Software Asset Management-Prozesse einer Behörde erhalten Organisationen sofortigen Zugang zu fachkundiger Beratung, leistungsstarken Analysen und proaktiven Strategien, die sowohl Risiken als auch Aufwand reduzieren.
Die Managed Services der Open iT bieten:
- Zentralisiertes Lizenzmanagement in hybriden Umgebungen, das eine konsistente Übersicht über alle Software-Assets gewährleistet - von Legacy-Systemen bis hin zu Cloud-basierten Lösungen.
- Detaillierte Erfassung und Analyse von Nutzungsdaten, die eine richtige Dimensionierung ermöglichen, ungenutzte oder zu wenig genutzte Software identifizieren und potenzielle Compliance-Risiken aufzeigen, bevor die Prüfer dies tun.
- Automatisierte Berichts- und Warnfunktionen ermöglichen es den Behörden, ohne manuelle Eingriffe einen konstanten Zustand der Prüfungsbereitschaft aufrechtzuerhalten.
- Von Experten geleitete Prüfungsunterstützung, einschließlich interner Bereitschaftsbewertungen, Anbieteranalysen und Planung von Abhilfemaßnahmen zur Stärkung der Compliance-Struktur.
Proaktive Einhaltung = reduziertes Risiko
Software-Compliance ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kontinuierliche Disziplin. In der heutigen Zeit, in der Prüfungen immer strenger werden, ist es ein Risiko, das sich Bundesbehörden nicht mehr leisten können, sich ausschließlich auf interne Prozesse zu verlassen. Eine verpasste Erneuerung, eine falsch konfigurierte Lizenz oder ein nicht verfolgtes Nutzungsmuster können Auslöser für kostspielige Strafen oder Reputationsschäden sein.
Die Managed Services von Open iT fungieren als Erweiterung des internen Teams einer Agentur und bieten nicht nur Technologie, sondern auch strategische Unterstützung und operative Verstärkung. Open iT befähigt Agenturen, einen proaktiven, datengesteuerten SAM-Ansatz zu verfolgen - einen, der das operative Risiko reduziert und gleichzeitig den ROI der Software verbessert.
Stärkung der Frontlinien
Software-Audits sind keine seltenen, isolierten Ereignisse mehr; sie sind wiederkehrende, störende und ressourcenintensive Aufgaben. Für Bundesbehörden ist die Zusammenarbeit mit spezialisierten Drittanbietern wie Open iT nicht länger ein Luxus, sondern eine strategische Notwendigkeit.
Jetzt ist es an der Zeit, in eine proaktive Prüfungsvorbereitung zu investieren und den Auftrag, den Ruf und die Ressourcen Ihrer Behörde zu schützen.
Open iT ist ein GSA-zertifizierter Anbieter von Softwarelizenzmanagement , dem Bundesbehörden bei der Optimierung ihres Portfolios an technischer und Spezialsoftware vertrauen.
Mit unserer umfassenden Erfahrung mit Tools wie ANSYS, MATLAB, Dassault Systèmes, Siemens und anderen helfen wir Behörden, die Compliance zu verbessern, Kosten zu senken und einen vollständigen Überblick über die Softwarenutzung zu erhalten, ohne die internen IT-Teams zu überlasten.
Wenden Sie sich an Open iT, um zu erfahren, wie unsere GSA-zertifizierten Dienstleistungen den Auftrag Ihrer Behörde unterstützen können.
