Software-Audits haben mehr als die Hälfte der Unternehmen in verschiedenen Branchen Millionen von Dollar gekostet, weil sie die Vorschriften nicht eingehalten haben. Diese alarmierende Tatsache unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Praktiken im Bereich Softwarelizenzmanagement (SLM) zu überprüfen und ihre Compliance weiter zu verbessern.
Software-Audit-Bußgelder in Millionenhöhe
Software-Anbieter führen routinemäßig Audits bei ihren Kunden durch, um die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen zu überprüfen. Diese Audits sollen bestätigen, dass die Softwarenutzung mit der lizenzierten Anzahl von Benutzern, Geräten und vereinbarten Bedingungen übereinstimmt. Bei diesen Audits werden jedoch häufig Verstöße aufgedeckt, die zu erheblichen Geldstrafen für die Nutzer führen.
Laut einer kürzlich durchgeführten ITAM-Studie gaben55 % der Unternehmen an, dass sie in den letzten drei Jahren eine halbe Million Dollar oder mehr für die Nichteinhaltung von Vorschriften durch ihre Lieferanten bezahlt haben. Fast 24 % gaben im gleichen Zeitraum 10 Millionen Dollar oder mehr für Software-Audits aus.
Zusätzlich zu den erheblichen finanziellen Verlusten, die durch Bußgelder bei Nichteinhaltung der Vorschriften entstehen, können den Unternehmen auch indirekte Kosten wie Anwaltskosten und Betriebsunterbrechungen entstehen. Die Rechtskosten können schnell eskalieren, wenn sich Unternehmen mit komplexen Compliance-Problemen auseinandersetzen. Betriebliche Unterbrechungen aufgrund der Unterbrechung des Softwarezugriffs können zu Engpässen führen, Projekte zum Stillstand bringen und die Produktivität verringern, was wiederum zu erheblichen Verzögerungen bei den Projektfristen führen kann.
Software-Anbieter stellen Daten zur Lizenznutzung zur Verfügung. Diese spiegeln jedoch oft nicht die tatsächliche Nutzung wider, was die Prüfungsbereitschaft beeinträchtigt.
Ingenieurwesen und Spezialsoftware: Nicht gerade prüfungsfreundlich
In konstruktions- und designintensiven Branchen wie dem Baugewerbe, der Fertigungsindustrie, der Automobilindustrie, der Luft- und Raumfahrt, der Öl- und Gasindustrie, der Energiewirtschaft und dem Militär setzen führende Lösungsanbieter wie Autodesk, Siemens NX, Dassault Systèmes, Bluebeam und Hexagon die strikte Einhaltung von Lizenzvereinbarungen durch. Für Unternehmen, die diese Tools einsetzen, ist die Einhaltung von Vorschriften und die Bereitschaft zu Audits unerlässlich.
Bei technischen und speziellen Lösungen sind die Risiken für Software-Audits aufgrund der folgenden Faktoren jedoch oft höher:
Komplexe Lizenzvereinbarungen: Anbieterverträge können komplex sein, mit unterschiedlichen Bedingungen für verschiedene Nutzungsarten. Die Navigation in diesen Verträgen erfordert spezielle Fachkenntnisse und Tools, die vielen Unternehmen fehlen.
Schnelle technologische Veränderungen: Der technologische Fortschritt verändert die Softwarelizenzierungsmodelle ständig. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, ihre Technologie-Stacks zu aktualisieren, da hohe Kosten, Zeitmangel und die Abneigung der Führungskräfte, neue Technologien zu übernehmen, die Einhaltung der Vorschriften erschweren.
Dezentralisierte Software-Umgebungen: In großen Unternehmen ist die Softwareverwaltung oft auf mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche verteilt, was zu Inkonsistenzen und Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften führt.
Schlechte Benutzerpraktiken. Schlechte Benutzergewohnheiten, wie z. B. das Ausnutzen von Lizenzen, das Campen von Lizenzen und das Versäumnis, Lizenzen in den Pool zurückzuchecken, können bei einem Audit zu Diskrepanzen zwischen der gemeldeten und der tatsächlichen Nutzung führen. Unternehmen haben unter Umständen Schwierigkeiten, die gemeldeten Nutzungszahlen gegenüber Prüfern zu rechtfertigen, was zu möglichen Geldbußen und Strafen führt.
Echte Lizenzverwendung: Der Schlüssel zur Software Audit-Readiness
Daten zur Lizenznutzung spielen in diesem Prozess eine entscheidende Rolle, da sie Unternehmen dabei helfen, die Nutzung ihrer Softwarelizenzen zu verstehen, potenzielle Compliance-Probleme zu erkennen und die Lizenzzuweisung zu optimieren, um sowohl eine Über- als auch eine Unternutzung zu vermeiden.
Die Anbieter stellen in der Regel grundlegende Metriken zur Verfügung, wie z. B. die Anzahl der ausgestellten Lizenzen und die Dauer der Nutzung. Diese Informationen bieten jedoch oft keinen umfassenden und genauen Überblick über die tatsächliche Softwarenutzung. Sie enthalten in der Regel nur oberflächliche Informationen, ohne detaillierte Angaben zum Benutzerverhalten, zu den Hauptnutzungszeiten oder zu spezifischen Anwendungsinteraktionen. Infolgedessen haben Unternehmen Schwierigkeiten, ihre Software-Assets vollständig zu verstehen, was zu Ineffizienzen, nicht optimierten Lizenzzuweisungen und erhöhten Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften führt.
Entschärfung von Software-Audit-Risiken mit Open iT
Open iT, ein führender Anbieter von Softwarelizenzmanagement-Lösungen für technische und spezielle Anwendungen, beugt Audit-Risiken vor, indem er einen detaillierten Einblick in die Nutzung von Software-Assets bietet. Diese Transparenz ermöglicht detaillierte Metriken, robuste Lizenzberichte und umsetzbare Erkenntnisse, die erheblich zu einer verbesserten Auditbereitschaft beitragen.
Open iT entschärft die Komplexität von Software-Audits und gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften durch mehrere Schlüsselstrategien und Best Practices:
- Umfassende Lizenzverfolgung: Detaillierte Nachverfolgung für alle Geräte und Benutzer, einschließlich Lizenzen für gleichzeitige, benannte Benutzer und Node-Locked-Lizenzen.
- Echtzeit-Nutzungsüberwachung: Kontinuierliche Überwachung zur Erkennung von Anomalien und potenziellen Compliance-Problemen, sobald sie auftreten.
- Automatisierte Berichte und Analysen: Robuste Tools erstellen detaillierte, anpassbare Berichte über die Lizenznutzung, den Konformitätsstatus und potenzielle Risiken.
- Lizenzabgleich: Gründlicher Vergleich der tatsächlichen Softwarenutzung mit den erworbenen Lizenzen, um Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
- Compliance-Warnungen: Konfigurierbare Warnmeldungen für potenzielle Verstöße, die proaktive Abhilfemaßnahmen ermöglichen.
- Analyse historischer Daten: Führt historische Aufzeichnungen über die Softwarenutzung für die langfristige Einhaltung von Vorschriften und die Dokumentation von Prüfungen.
- Simulation von Lizenzierungsszenarien: Ermöglicht die Simulation verschiedener Lizenzierungsszenarien zur Optimierung der Lizenznutzung und zur Sicherstellung der Compliance.
- Verbesserte Verhandlungen mit Anbietern: Detaillierte Einblicke in die Nutzung verbessern die Verhandlungsposition mit Anbietern.
- Chargeback- und Showback-Funktionen: Fördert die Rechenschaftspflicht, indem Softwarekosten bestimmten Abteilungen oder Projekten zugewiesen werden. Diese Transparenz stellt sicher, dass alle Teile des Unternehmens über ihre Softwarenutzung und die damit verbundenen Kosten Bescheid wissen, was die Einhaltung der Vorschriften fördert.
- Integration in bestehende Systeme: Nahtlose Integration in bestehende IT- und Softwareverwaltungssysteme für einen einheitlichen Ansatz zur Verwaltung von Softwarebeständen.
Revisionssicher sein mit Open IT
Mit 25 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Branchen mit umfangreichen technischen Lizenzportfolios - einschließlich Bauwesen, Energie, Fertigung, Luft- und Raumfahrt, Verteidigung und Regierungsbehörden - ist Open iT hervorragend in der Lage, Unternehmen bei der Navigation durch die Feinheiten der Softwarelizenzierung zu helfen und die Fallstricke der Nichteinhaltung von Vorschriften und Software-Audits zu umgehen.
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