A medida que los proveedores de software intensifican sus esfuerzos de auditoría, las agencias federales se enfrentan a una presión sin precedentes para fortalecer su preparación para la auditoría de software. Históricamente limitadas por infraestructuras de TI fragmentadas, sistemas descentralizados y visibilidad limitada del uso de licencias, muchas agencias son cada vez más vulnerables al incumplimiento y a las costosas consecuencias que se derivan.
Preparación para la auditoría de software: Un imperativo federal
Los proveedores de software están intensificando el cumplimiento normativo a un ritmo sin precedentes. Una encuesta reciente muestra que el 62% de las organizaciones se sometieron a una auditoría de software en 2024, lo que supone un fuerte aumento con respecto al 40% de 2023. Entre las organizaciones más grandes, con más de 5000 empleados, la tasa sube aún más hasta el 66 %.
Con auditorías de software cada vez más frecuentes y costosas, modernizar la gestión de activos de software (SAM) ya no es opcional. Para muchos organismos, esto significa recurrir a expertos externos que puedan proporcionar la visibilidad, la automatización y el apoyo estratégico necesarios para garantizar la preparación para las auditorías.
El coste de la auditoría de software en 2025
Las consecuencias financieras de una auditoría de software fallida o mal gestionada son más graves que nunca. En 2025, el 28% de las organizaciones de diversos sectores informaron que se les había cobrado entre 100.000 y 999.000 dólares debido a infracciones en el cumplimiento del software. Aún más alarmante, el 32% de las organizaciones se enfrentaron a sanciones de 1 millón de dólares o más.
Estas asombrosas cifras reflejan no sólo las agresivas tácticas de aplicación de los principales proveedores de software, sino también los modelos de concesión de licencias cada vez más complejos por los que deben navegar los organismos. Para las instituciones federales que trabajan con estrictas limitaciones presupuestarias y mandatos de responsabilidad pública, estas sanciones pueden desbaratar las prioridades de financiación, desencadenar investigaciones internas y dañar la confianza pública.
Costes humanos perturbadores
Más allá de las sanciones económicas, las auditorías se cobran un alto precio en vidas humanas. En 2024, más de la mitad de las organizaciones afectadas por auditorías tuvieron que reasignar entre 3 y 10 miembros del equipo para gestionar las tareas relacionadas con las auditorías. De forma alarmante, casi un tercio de las organizaciones afectaron a más de 10 miembros del personal.
Las auditorías consumen entre el 11% y el 20% de las horas de trabajo del 56% de los encuestados, y el 11% de las organizaciones dedica más de una cuarta parte de su tiempo a responder a las auditorías. Estos esfuerzos a menudo apartan al personal de las actividades críticas para la misión, retrasando proyectos clave y disminuyendo la eficacia operativa.
Y no es sólo el personal informático el que se lleva la peor parte: el 25% de las auditorías afectaron a ejecutivos de alto nivel, perturbando el enfoque estratégico en los niveles más altos de dirección.
Las exigencias de cumplimiento de las auditorías están aumentando tanto en complejidad como en frecuencia. Sin embargo, muchos organismos aún carecen de las capacidades internas para gestionarlas con eficacia. Ahí es donde entran en juego los expertos en SAM de terceros.
Por qué los equipos internos no son suficientes
Las agencias federales a menudo se ven obstaculizadas por sistemas heredados, gestión de licencias descentralizada y visibilidad incompleta del uso de software en entornos en la nube y locales. Los equipos internos deben navegar por un laberinto de modelos de licencias, términos específicos de proveedores y acuerdos de uso, a menudo sin las herramientas necesarias para hacerlo de manera eficiente.
Los procesos manuales persisten en muchas agencias, donde el seguimiento basado en hojas de cálculo y las comunicaciones por correo electrónico siguen siendo la norma. Estos métodos anticuados son muy propensos al error y la ineficacia.
No es realista esperar que los equipos de TI, ya sobrecargados, se preparen de repente para una auditoría a gran escala. Las agencias necesitan acceso a herramientas especializadas, metodologías probadas y conocimientos en tiempo real, capacidades que los proveedores externos de gestión de activos de software están en una posición única para ofrecer.
El valor estratégico de la experiencia de terceros
Asociarse con un proveedor externo de SAM con experiencia permite a los organismos federales prepararse de forma proactiva para las auditorías en lugar de reaccionar de forma precipitada. Estos proveedores aportan su experiencia en los desencadenantes de las auditorías, los escollos de las licencias y las tácticas cambiantes de los proveedores.
Las principales ventajas son:
- Creación de registros de auditoría defendibles e informes centralizados
- Automatización del seguimiento de licencias y análisis de uso
- Implantación de un control continuo del cumplimiento
- Reducción de la carga operativa de los equipos internos
Servicios gestionados deOpen iT : Prepárese para las auditorías
Open iT ofrece servicios gestionados adaptados a los requisitos exclusivos de las agencias gubernamentales, proporcionando experiencia dedicada a la gestión de licencias de software para apoyar la preparación para auditorías y el cumplimiento a largo plazo. Al integrar a los profesionales de Open iTiT directamente en los procesos de gestión de activos de software de una agencia, las organizaciones obtienen acceso inmediato a orientación experta, potentes análisis y estrategias proactivas que reducen tanto el riesgo como el esfuerzo.
Los servicios gestionados de Open iTproporcionan:
- Gestión centralizada de licencias en entornos híbridos, lo que garantiza una visibilidad coherente de todos los activos de software, desde los sistemas heredados hasta las soluciones basadas en la nube.
- Recopilación y análisis detallados de datos de uso que permiten ajustar el tamaño, ayudan a identificar el software no utilizado o infrautilizado y detectan posibles riesgos de cumplimiento antes de que lo hagan los auditores.
- Los informes automatizados y las funciones de alerta permiten a los organismos mantener un estado constante de preparación para las auditorías sin intervención manual.
- Apoyo de auditoría dirigido por expertos, incluidas evaluaciones internas de preparación, análisis de proveedores y planificación de medidas correctoras para reforzar la postura de cumplimiento.
Cumplimiento proactivo = Reducción del riesgo
La conformidad del software no es un proyecto puntual, sino una disciplina continua. En el clima actual de mayor escrutinio de las auditorías, confiar únicamente en los procesos internos es un riesgo que las agencias federales ya no pueden permitirse. Una renovación omitida, una licencia mal configurada o un patrón de uso no rastreado pueden desencadenar costosas sanciones o daños a la reputación.
Los servicios gestionados de Open iTiT funcionan como una extensión del equipo interno de una agencia, ofreciendo no sólo tecnología, sino apoyo estratégico y refuerzo operativo. Open iT permite a las agencias adoptar un enfoque proactivo y basado en datos de SAM, que reduce el riesgo operativo al tiempo que mejora el ROI del software.
Reforzar la primera línea
Las auditorías de software ya no son acontecimientos aislados y poco frecuentes; son compromisos recurrentes, perturbadores y que consumen muchos recursos. Para los organismos federales, asociarse con proveedores externos especializados como Open iT ya no es un lujo, sino una necesidad estratégica.
Ahora es el momento de invertir en una preparación proactiva para las auditorías y proteger la misión, la reputación y los recursos de su organismo.
Open iT es un proveedor de gestión de licencias de software certificado por la GSA en el que confían las agencias federales para optimizar las carteras de software especializado y de ingeniería.
Gracias a nuestra amplia experiencia en herramientas como ANSYS, MATLAB, Dassault Systèmes, Siemens, etc., ayudamos a los organismos a mejorar el cumplimiento de las normativas, reducir costes y obtener una visibilidad completa del uso del software, sin sobrecargar a los equipos informáticos internos.
Póngase en contacto con Open iT para ver cómo nuestros servicios certificados por la GSA pueden apoyar la misión de su agencia.
