À medida que os fornecedores de software intensificam os seus esforços de auditoria, as agências federais enfrentam uma pressão sem precedentes para reforçar a sua preparação para a auditoria de software. Historicamente limitadas por infra-estruturas de TI fragmentadas, sistemas descentralizados e visibilidade limitada da utilização de licenças, muitas agências estão cada vez mais vulneráveis à não conformidade e às consequências dispendiosas que daí advêm.
Preparação para auditoria de software: Um imperativo federal
Os fornecedores de software estão a intensificar a aplicação da conformidade a um ritmo sem precedentes. Uma pesquisa recente mostra que 62% das organizações foram submetidas a uma auditoria de software em 2024, um aumento acentuado em relação aos 40% em 2023. Entre as organizações maiores, com mais de 5.000 funcionários, a taxa sobe ainda mais para 66%.
Com as auditorias de software a tornarem-se mais frequentes e mais dispendiosas, a modernização da gestão de activos de software (SAM) já não é opcional. Para muitas agências, isso significa recorrer a especialistas externos que podem fornecer a visibilidade profunda, a automação e o suporte estratégico necessários para garantir a prontidão para a auditoria.
O custo da auditoria de software em 2025
As consequências financeiras de uma auditoria de software falhada ou mal gerida são mais graves do que nunca. Em 2025, 28% das organizações de vários setores relataram ter sido cobradas entre US$ 100.000 e US$ 999.000 devido a violações de conformidade de software. Ainda mais alarmante, 32% das organizações enfrentaram penalidades de US $ 1 milhão ou mais.
Estes números surpreendentes reflectem não só as tácticas de aplicação agressivas dos principais fornecedores de software, mas também os modelos de licenciamento cada vez mais complexos que as agências têm de navegar. Para as instituições federais que trabalham sob rigorosas restrições orçamentais e mandatos de responsabilidade pública, estas penalizações podem fazer descarrilar as prioridades de financiamento, desencadear investigações internas e prejudicar a confiança do público.
Custos humanos disruptivos
Para além das penalizações financeiras, as auditorias estão a exigir um pesado custo humano. Em 2024, mais de metade das organizações afectadas por auditorias tiveram de reafectar entre 3 e 10 membros da equipa para gerir tarefas relacionadas com auditorias. De forma alarmante, quase um terço das organizações envolveu mais de 10 membros da equipa.
As auditorias consumiram entre 11% e 20% das horas de trabalho de 56% dos inquiridos, com 11% das organizações a afectarem mais de um quarto do seu tempo à resposta a auditorias. Estes esforços afastam frequentemente o pessoal das actividades essenciais, atrasando projectos importantes e diminuindo a eficácia operacional.
E não é só o pessoal de TI que sofre as consequências: 25% das auditorias afectaram os executivos de topo, perturbando a concentração estratégica nos níveis mais elevados de liderança.
As exigências de conformidade das auditorias estão a aumentar, tanto em termos de complexidade como de frequência. No entanto, muitas agências ainda não dispõem das capacidades internas para as gerir eficazmente. É aí que entram os especialistas em SAM de terceiros.
Porque é que as equipas internas não são suficientes
As agências federais são frequentemente prejudicadas por sistemas legados, gerenciamento descentralizado de licenças e visibilidade incompleta do uso de software em ambientes na nuvem e no local. As equipas internas têm de navegar por um labirinto de modelos de licenciamento, termos específicos de fornecedores e acordos de utilização, muitas vezes sem as ferramentas necessárias para o fazer de forma eficiente.
Os processos manuais persistem em muitas agências, onde o acompanhamento baseado em folhas de cálculo e as comunicações por correio eletrónico continuam a ser a norma. Estes métodos desactualizados são altamente susceptíveis de erro e ineficiência.
Não é realista esperar que as equipas de TI, já sobrecarregadas, passem subitamente a estar preparadas para auditorias em grande escala. As agências precisam de ter acesso a ferramentas especializadas, metodologias comprovadas e conhecimentos em tempo real, capacidades que os fornecedores externos de gestão de activos de software estão numa posição única para fornecer.
O valor estratégico do conhecimento especializado de terceiros
A parceria com um fornecedor de SAM externo experiente permite que as agências federais se preparem proactivamente para as auditorias, em vez de se esforçarem de forma reactiva. Estes fornecedores possuem conhecimentos especializados sobre os factores que desencadeiam as auditorias, as armadilhas do licenciamento e a evolução das tácticas dos fornecedores.
As principais vantagens incluem:
- Criação de pistas de auditoria defensáveis e relatórios centralizados
- Automatizar o controlo de licenças e a análise de utilização
- Implementação do controlo contínuo da conformidade
- Reduzir a carga operacional das equipas internas
Serviços geridos pela Open iT: Prepare-se para a auditoria
A Open iT A Open iT oferece serviços gerenciados adaptados aos requisitos exclusivos das agências governamentais, fornecendo experiência dedicada em gerenciamento de licenças de software para apoiar a prontidão de auditoria e a conformidade de longo prazo. Ao incorporar os profissionais da Open iT diretamente nos processos de gerenciamento de ativos de software de uma agência, as organizações obtêm acesso imediato à orientação especializada, análises poderosas e estratégias proativas que reduzem o risco e o esforço.
Os serviços geridos pela Open iT fornecem:
- Gerenciamento centralizado de licenças em ambientes híbridos, garantindo visibilidade consistente em todos os ativos de software - de sistemas legados a soluções baseadas em nuvem.
- Recolha e análise granular de dados de utilização que permite o dimensionamento correto, ajuda a identificar software não utilizado ou subutilizado e identifica potenciais riscos de conformidade antes dos auditores.
- Os relatórios automatizados e as capacidades de alerta permitem às agências manter um estado constante de preparação para a auditoria sem intervenção manual.
- Suporte de auditoria orientado por especialistas, incluindo avaliações de preparação interna, análise de fornecedores e planeamento de correção para reforçar a postura de conformidade.
Conformidade proactiva = Risco reduzido
A conformidade do software não é um projeto único - é uma disciplina contínua. No atual clima de maior escrutínio de auditoria, confiar apenas em processos internos é um risco que as agências federais não podem continuar a correr. Uma renovação falhada, uma licença mal configurada ou um padrão de utilização não monitorizado podem servir de gatilho para penalizações dispendiosas ou danos na reputação.
Os serviços geridos da Open iT funcionam como uma extensão da equipa interna de uma agência, oferecendo não só tecnologia, mas também apoio estratégico e reforço operacional. A Open iT permite que as agências adoptem uma abordagem proactiva e orientada para os dados em relação ao SAM - uma abordagem que reduz o risco operacional e melhora o ROI do software.
Reforçar as linhas da frente
As auditorias de software não são mais ocorrências raras e isoladas; são compromissos recorrentes, perturbadores e intensivos em recursos. Para as agências federais, a parceria com fornecedores terceirizados especializados, como a Open iT, não é mais um luxo; é uma necessidade estratégica.
Chegou o momento de investir numa preparação proactiva para auditorias e proteger a missão, a reputação e os recursos da sua agência.
A Open iT é uma fornecedora de gerenciamento de licenças de software certificada pela GSA, que conta com a confiança de agências federais para otimizar portfólios de software de engenharia e especializados.
Com uma profunda experiência em ferramentas como ANSYS, MATLAB, Dassault Systèmes, Siemens e outras, ajudamos as agências a melhorar a conformidade, reduzir custos e obter visibilidade total da utilização de software - sem sobrecarregar as equipas de TI internas.
Contacte a Open iT para ver como os nossos serviços certificados pela GSA podem apoiar a missão da sua agência.
