Im Jahr 2015 stufte das Government Accountability Office (GAO) den Erwerb von Software durch die US-Regierung als risikoreiche Anschaffung ein. Ein Jahrzehnt später stehen viele Behörden trotz zahlreicher Reformen zur Verbesserung der Software-Investitionen des Bundes, einschließlich der Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse, weiterhin vor der Herausforderung, den optimalen Nutzen aus ihren Software-Investitionen zu ziehen.
Milliardenverluste bei Software-Investitionen des Bundes
Die US-Regierung gibt über 100 Milliarden Dollar für IT- und Cyber-Initiativen aus und beschafft Tausende von Softwarelizenzen von verschiedenen Anbietern. Das Fehlen einer soliden Strategie für das Softwarelizenzmanagement (SLM) hat jedoch zu systembedingten Ineffizienzen geführt, wie z. B. Über- und Unterversorgung sowie suboptimale Nutzung. Diese Ineffizienzen führen zu erheblichen finanziellen Verlusten durch nicht ausgelastete Lizenzen, Strafen für die Einhaltung von Vorschriften und eine geringere Produktivität der Mitarbeiter.
Eine Prüfung aus dem Jahr 2023 ergab, dass die National Aeronautics and Space Administration (NASA) über einen Zeitraum von fünf Jahren Verluste in Höhe von 35 Millionen Dollar erlitt, die auf nicht ausreichend genutzte Lizenzen und behördliche Geldbußen zurückzuführen waren. Auch das Verteidigungsministerium (DoD) meldete Produktivitätsverluste in Höhe von 2,5 Milliarden Dollar, die auf eine ineffiziente Verwaltung von Software und IT-Ressourcen zurückzuführen waren.
Bei einer Extrapolation auf alle Bundesbehörden verdeutlichen diese unzureichenden Software-Investitionen des Bundes das Ausmaß des finanziellen Risikos, das mit den derzeitigen Praktiken verbunden ist.
Zentrale Herausforderungen bei der Beschaffung und Verwaltung von IT auf Bundesebene
Um das finanzielle Risiko zu minimieren und den Wert der Software-Investitionen des Bundes zu erhöhen, hat das GAO drei kritische Herausforderungen identifiziert, die die Bundesbehörden angehen müssen:
- Stärkung der Aufsicht und Verwaltung von IT-Portfolios.
- Umsetzung ausgereifter IT-Beschaffungs- und Entwicklungsverfahren.
- Aufbau von IT-Kapazitäten und -Fähigkeiten auf Bundesebene.
Das GAO befürwortet eine kontinuierliche Überwachung der Nutzung von Softwarelizenzen und einen strengen Abgleich der Bestände mit den Beschaffungsunterlagen. Agenturen, die diese Empfehlungen umgesetzt haben, berichten von einer verbesserten Ressourcenzuweisung und besseren Betriebsergebnissen.
Die Herausforderungen des GAO mit Open IT angehen
Open iT, ein GSA-zertifizierter Anbieter von fortschrittlichen Softwarelizenzmanagement-Lösungen, ermöglicht es Behörden, die Nutzung von Software-Assets zu optimieren, die Kosteneffizienz zu verbessern und geschäftskritische Funktionen zu erweitern.
Open iT unterstützt die Bundesbehörden bei der Bewältigung der vom GAO festgestellten Herausforderungen bei der IT-Beschaffung und -Verwaltung durch:
1. Stärkung der Aufsicht und Verwaltung von IT-Portfolios
Open iT bietet einen detaillierten Einblick in die Nutzung von Softwarelizenzen in komplexen IT-Umgebungen und ermöglicht es Behörden,:
Optimieren Sie die Lizenzauslastung: Identifizieren Sie zu wenig genutzte oder ungenutzte Lizenzen und stellen Sie sicher, dass die Ressourcen effektiv zugewiesen werden.
Verbessern Sie die Entscheidungsfindung: Nutzen Sie detaillierte Berichte und Analysen zur Unterstützung datengestützter Entscheidungen über Erneuerungen, Beschaffung und Kostenoptimierung.
Verbessern Sie die Compliance: Überwachen Sie die Nutzung anhand von Lizenzvereinbarungen und verringern Sie so das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und potenzieller Strafen bei Audits.
2. Implementierung ausgereifter IT-Beschaffungs- und Entwicklungspraktiken
Die Lösungen von Open iT lassen sich in bestehende IT-Asset-Management-Frameworks integrieren und unterstützen ausgereifte Beschaffungs- und Entwicklungsprozesse durch:
Erleichterung der strategischen Planung: Einblicke in den aktuellen und voraussichtlichen Software-Bedarf als Grundlage für Beschaffungsstrategien.
Unterstützung der agilen Beschaffung: Ermöglichen Sie ein flexibles Lizenzmanagement zur schnellen Anpassung an sich verändernde Projektanforderungen und Einsatzprioritäten.
Kostentransparenz: Liefern Sie klare Kostenaufschlüsselungen für die Softwarenutzung und unterstützen Sie so die Budgetierung und Ressourcenplanung.
3. Aufbau von IT-Kapazitäten und -Fähigkeiten auf Bundesebene
Open iT unterstützt die Behörden bei der Stärkung ihrer IT-Personalressourcen durch:
Verringerung des Verwaltungsaufwands: Automatisieren Sie die Verfolgung der Softwarenutzung und die Erstellung von Berichten, damit sich das IT-Personal auf strategische Initiativen konzentrieren kann.
Verbessern der Kompetenzentwicklung: Bieten Sie umsetzbare Erkenntnisse, die IT-Mitarbeitern dabei helfen, ihre Lizenzverwaltungspraktiken zu verbessern und den IT-Betrieb zu optimieren.
Skalierbare Lösungen: Unterstützung verschiedener IT-Umgebungen, von lokalen bis hin zu Cloud-basierten Systemen, um die Anpassungsfähigkeit an zukünftige technologische Anforderungen zu gewährleisten.
Vom hohen Risiko zur hohen Leistung: Die NASA-Geschichte
Die Partnerschaft der NASA mit Open iT zeigt die transformative Wirkung eines effektiven Software-Lizenzmanagements. Durch den Einsatz von Open iT Base Enterprise hat die NASA einen detaillierten Einblick in die MATLAB-Nutzung erhalten und kann über dynamische Dashboards, Ad-hoc-Reporting und fortschrittliche Datenvisualisierungen wie Trendanalysen und Aktivitäts-Heatmaps in Echtzeit auf Daten zugreifen.
Die Integration mit Active Directory erleichterte die minutengenaue Zuordnung von Projektkosten auf Benutzerebene - ein bahnbrechender Fortschritt im Software Asset Management. Diese Erkenntnisse haben dazu beigetragen, die Softwarebeschaffung zu optimieren, günstigere Anbieterverträge auszuhandeln und die Produktivität des Entwicklungsteams zu verbessern.
Derzeit unterstützt Open iT das unternehmensweite Software Asset Management (SAM)-Rahmenwerk der NASA, das bis 2027 vollständig eingeführt werden soll und das Engagement der Behörde für operative Exzellenz und steuerliche Verantwortung unterstreicht.
Schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Software-Investitionen aus
Wenden Sie sich noch heute an Open iT, um risikoreiche Software-Investitionen der Bundesbehörden in hochwertige Anlagen zu verwandeln. Wir helfen Ihrer Behörde bei der Steigerung der betrieblichen Effizienz.
