Em 2015, o Government Accountability Office (GAO) classificou as aquisições de software do governo dos EUA como compras de alto risco. Uma década depois, apesar das inúmeras reformas destinadas a melhorar os investimentos federais em software, incluindo os processos de aquisição e gestão, muitas agências continuam a enfrentar desafios para extrair o valor ideal dos seus investimentos em software.
Investimentos federais em software perdem milhares de milhões
O governo dos EUA atribui mais de 100 mil milhões de dólares a iniciativas relacionadas com TI e cibernética, adquirindo milhares de licenças de software a diversos fornecedores. No entanto, a ausência de uma estratégia robusta de gestão de licenças de software (SLM) resultou em ineficiências sistémicas, incluindo o aprovisionamento excessivo, o aprovisionamento insuficiente e a utilização insuficiente. Essas ineficiências geram perdas financeiras substanciais por meio de licenças subutilizadas, penalidades de conformidade e redução da produtividade da força de trabalho.
Uma auditoria de 2023 revelou que a Administração Nacional da Aeronáutica e do Espaço (NASA) incorreu em perdas de 35 milhões de dólares ao longo de cinco anos, atribuídas a licenças subutilizadas e multas regulamentares. Da mesma forma, o Departamento de Defesa (DoD) relatou US $ 2,5 bilhões em perdas relacionadas à produtividade, decorrentes de software ineficiente e gerenciamento de ativos de TI.
Quando extrapolados para todas as agências federais, estes investimentos federais em software com fraco desempenho realçam a magnitude do risco financeiro inerente às práticas actuais.
Principais desafios na aquisição e gestão de TI a nível federal
Para reduzir a exposição financeira e aumentar o valor derivado dos investimentos federais em software, o GAO identificou três desafios críticos que as agências federais devem enfrentar:
- Reforçar a supervisão e a gestão das carteiras de TI.
- Implementação de práticas maduras de aquisição e desenvolvimento de TI.
- Criação de capacidades e competências informáticas federais.
O GAO defende a monitorização contínua da utilização de licenças de software e a reconciliação rigorosa dos inventários com os registos de aquisições. As agências que implementaram estas recomendações referem uma melhor afetação de recursos e melhores resultados operacionais.
Resolver os desafios do GAO com o Open iT
A Open iT, um fornecedor certificado pela GSA de soluções avançadas de Gestão de Licenças de Software, permite que as agências governamentais optimizem a utilização de activos de software, melhorem a relação custo-eficácia e melhorem as capacidades de missão crítica.
A Open iT apoia as agências federais na abordagem dos desafios de aquisição e gestão de TI do GAO através de
1. Reforçar a supervisão e a gestão das carteiras de TI
A Open iT fornece visibilidade granular da utilização de licenças de software em ambientes de TI complexos, permitindo às agências
Otimizar a utilização de licenças: Identificar licenças subutilizadas ou ociosas, garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficaz.
Melhorar a tomada de decisões: Utilize relatórios e análises detalhados para apoiar decisões baseadas em dados sobre renovações, aquisições e otimização de custos.
Melhorar a conformidade: Monitorize a utilização em relação aos contratos de licença, reduzindo os riscos de não conformidade e potenciais penalizações de auditoria.
2. Implementação de práticas maduras de aquisição e desenvolvimento de TI
As soluções da Open iT integram-se nas estruturas existentes de gestão de activos de TI, apoiando processos maduros de aquisição e desenvolvimento:
Facilitar o planeamento estratégico: Fornecer informações sobre as necessidades actuais e previstas de software para orientar as estratégias de aquisição.
Apoiar a aquisição ágil: Permitir uma gestão de licenças flexível para se adaptar rapidamente à evolução dos requisitos do projeto e das prioridades da missão.
Transparência de custos: Fornecer repartições de custos claras associadas à utilização do software, ajudando na orçamentação e no planeamento de recursos.
3. Criação de capacidades e aptidões informáticas federais
A Open iT ajuda as agências a reforçar as capacidades da sua força de trabalho de TI
Reduzir a carga administrativa: Automatize o controlo e os relatórios de utilização do software, libertando o pessoal de TI para se concentrar em iniciativas estratégicas.
Melhorar o desenvolvimento de competências: Ofereça conhecimentos práticos que ajudem o pessoal de TI a melhorar as práticas de gestão de licenças e a otimizar as operações de TI.
Soluções escaláveis: Suportam diversos ambientes de TI, desde sistemas locais a sistemas baseados na nuvem, garantindo a adaptabilidade a futuras exigências tecnológicas.
Do alto risco ao alto desempenho: A história da NASA
A parceria da NASA com a Open iT demonstra o impacto transformador de uma gestão eficaz de licenças de software. Ao implantar o Open iT Base Enterprise, a NASA obteve visibilidade granular do uso do MATLAB, permitindo o acesso a dados em tempo real por meio de painéis dinâmicos, relatórios ad-hoc e visualizações avançadas de dados, como análises de tendências e mapas de calor de atividades.
A integração com o Active Diretory facilitou a atribuição precisa dos custos do projeto ao nível do utilizador, até ao minuto - um avanço inovador na gestão de activos de software. Estas informações foram fundamentais para otimizar a aquisição de software, negociar contratos de fornecedores mais favoráveis e melhorar a produtividade da equipa de engenharia.
Atualmente, a Open iT suporta a estrutura de Gestão de Activos de Software (SAM) da NASA, que deverá ser implementada em grande escala até 2027, reforçando o compromisso da agência para com a excelência operacional e a responsabilidade fiscal.
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