Die Beschaffung von Software für kostenintensive technische und spezielle Anwendungen für Bundesbehörden ist ein komplexer Prozess, der von strengen Vorschriften geprägt ist. Diese Vorschriften sorgen zwar für Transparenz und Rechenschaftspflicht, behindern aber oft eine flexible Beschaffung.
Da die Behörden mit einer steigenden Nachfrage nach technischer und spezialisierter Software konfrontiert sind, z. B. durch die Zunahme von Projekten im Verteidigungsbereich oder Initiativen zur digitalen Transformation innerhalb der Bundesbehörden, ist der Bedarf an rationalisierten Beschaffungswegen dringend geworden.
Die Komplexität der Vorschriften verlangsamt die Softwarebeschaffung der Bundesbehörden
Eine Studie von Foundry zeigt, dass 32 % der IT-Entscheidungsträger aus verschiedenen Branchen staatliche Vorschriften als größtes externes Hindernis für IT-Anschaffungen nennen, während 30 % die Einhaltung von Vorschriften als größte interne Herausforderung ansehen, gleich nach dem Fachkräftemangel mit 41 %.
Die Beschaffung von Software durch die Bundesbehörden erfolgt innerhalb eines strengen rechtlichen Rahmens, der die nationalen Interessen schützen, einen fairen Wettbewerb gewährleisten und die steuerliche Rechenschaftspflicht aufrechterhalten soll. Diese Ziele stehen jedoch oft im Konflikt mit dem wachsenden Bedarf an flexibler Beschaffung. Umfangreiche Compliance-Anforderungen, Dokumentationen und mehrstufige Überprüfungen können die Entscheidungsfindung verzögern und die rechtzeitige Lieferung wichtiger Software behindern.
Für Behörden wie das Verteidigungsministerium (DoD) und die NASA, die in hohem Maße auf spezialisierte Konstruktions-, Simulations- und Design-Software angewiesen sind, sind die Beschaffungswege besonders schwierig. Die strikte Einhaltung der Federal Acquisition Regulation (FAR) und der behördenspezifischen Richtlinien führt oft zu sich überschneidenden oder widersprüchlichen Prioritäten. So kann die FAR beispielsweise Ausschreibungen vorschreiben, während die Vorschriften der Behörden den Schwerpunkt auf eine schnelle Beschaffung oder technische Spezifität legen. Diese Komplexität führt zu Engpässen, verlängert die Fristen und erfordert erhebliche Ressourcen, um die Einhaltung der Vorschriften mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang zu bringen.
32 % der IT-Entscheidungsträger aus allen Branchen sehen in den gesetzlichen Vorschriften das größte externe Hindernis für wichtige IT-Kaufentscheidungen.
GSA: Ein großer Schub für die Software-Beschaffung des Bundes
Die US General Services Administration (GSA) bietet Vertragsvehikel wie das GSA Schedule an, die es Bundesbehörden ermöglichen, die Softwarebeschaffung zu rationalisieren, indem sie einen vorab geprüften Marktplatz für Produkte und Dienstleistungen bereitstellen, die den Bundesstandards entsprechen.
Diese Vertragsvehikel vereinfachen den Beschaffungsprozess, da langwierige Überprüfungen, Verhandlungen und Konformitätsbewertungen bei jedem Kauf entfallen, da alle Anbieter auf dem GSA Schedule bereits auf Qualität, Preisgestaltung und Einhaltung der Bundesvorschriften geprüft wurden.
Durch die Konsolidierung zugelassener Lieferanten und die Festlegung standardisierter Vertragsbedingungen minimieren die GSA-Vertragsvehikel Beschaffungsverzögerungen und reduzieren den Verwaltungsaufwand, so dass die Behörden schnell auf die Tools zugreifen können, die sie zur Unterstützung wichtiger Vorgänge benötigen.
Externe Beratung erforderlich
GSA-Verträge vereinfachen die Auswahl von Anbietern für Bundesbehörden, aber IT-Entscheidungsträger müssen sich immer noch mit komplexen Compliance-Standards und Verfahrensvorschriften auseinandersetzen. Diese Herausforderungen behindern eine schnelle Beschaffung, insbesondere bei kostspieligen technischen Lizenzen, die für geschäftskritische Projekte unerlässlich sind, und verlängern oft die Fristen, selbst wenn Agilität Vorrang hat.
Der Mangel an qualifiziertem IT-Personal in den Behörden verschärft diese Probleme noch weiter. Ohne Experten, die technische Bewertungen und komplexe Vorschriften verwalten können, sind die Behörden mit Ineffizienzen, ungenutzten Ressourcen und potenziellen Verstößen konfrontiert. Diese Kombination aus gesetzlicher Belastung und begrenztem internen Fachwissen unterstreicht den Bedarf an externen Beratern mit Software- und Regulierungskenntnissen, die den Behörden helfen, konforme und leistungsstarke Lösungen zu finden, die sowohl die unmittelbaren als auch die langfristigen Ziele erfüllen.
Regulierungsengpässe mit Open IT angehen
Open iT, ein GSA-zertifizierter Anbieter von Softwarelizenzmanagement-Lösungen, unterstützt Bundesbehörden bei der Überwindung gesetzlicher Hürden, die den Erwerb geschäftskritischer technischer Anwendungen behindern. Mit seinen Managed Services ermöglicht Open iT Beschaffungsteams die Zusammenarbeit mit Experten für Lizenzmanagement, die Softwareempfehlungen auf die spezifischen Anforderungen der Behörde zuschneiden und gleichzeitig die Einhaltung von Bundesvorschriften, einschließlich der Federal Acquisition Regulation (FAR) und behördenspezifischen Standards, sicherstellen.
Die Berater der Open iT prüfen die Verträge der Anbieter sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie mit den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen, und reduzieren so den Verwaltungsaufwand bei der Anbieterauswahl und den Vertragsverhandlungen. Dieser Ansatz strafft den Beschaffungsprozess und erleichtert die schnellere Beschaffung von wichtiger Software.
Durch die umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit mehreren US-Regierungsbehörden, darunter die NASA und das Jet Propulsion Laboratory (JPL), hat die Open iT ein umfassendes Fachwissen über die besonderen Anforderungen und Herausforderungen von Bundesbehörden entwickelt. Aufgrund dieser langjährigen Zusammenarbeit mit Regierungsbehörden ist Open iT in der Lage, maßgeschneiderte, konforme Lösungen zu liefern, die die Softwarebeschaffung beschleunigen und gleichzeitig die langfristige Leistungsfähigkeit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.
Lassen Sie nicht zu, dass staatliche Vorschriften die Softwarebeschaffung auf Bundesebene erschweren. Sprechen Sie mit Open iT und lassen Sie uns Ihren Prozess rationalisieren!
