In der11. Folge des Podcasts Talk iT: A SAM for Engineering teilte Ace Lopez, Berater für Open iT Business Solutions, fünf Punkte mit, auf die man bei einem optimierten Software Asset Management (SAM) Programm achten sollte.
Falls Sie sich die Folge noch nicht angehört haben, haben wir die Diskussion in diesem Artikel zusammengefasst.
Vermeiden Sie diese 5 Fallstricke im Software Asset Management (SAM)
1. Fehlende Auswahl des richtigen Software Asset Management-Tools
Der erste Fallstrick, den es zu vermeiden gilt, ist die Auswahl eines SAM-Tools, das weder zu Ihrer technischen Umgebung passt noch Ihnen die Daten liefert, die Sie tatsächlich benötigen.
So wie es verschiedene Schuhe für verschiedene Anlässe gibt, gibt es auch verschiedene SAM-Tools, die verschiedene Arten von Anwendungen verwalten - es gibt kein einziges Tool, das verschiedene Arten von Software gleichermaßen und effektiv verwalten kann.
So ist beispielsweise die SAM-Lösung, die Sie für Ihre allgemeinen Anwendungen verwenden, wie Microsoft oder Zoom, möglicherweise nicht die effektivste Lösung für Ihre technischen Anwendungen, wie AutoCAD und MATLAB.
Diese beiden Arten von Software erfordern aufgrund der unterschiedlichen Kosten, Lizenzierungsmodelle, Erwartungen an die Softwarenutzung und Schwellenwerte sowie der Komplexität der Anbietervereinbarungen unterschiedliche Analysen und Ansätze.
Aktionspunkte:
- Überprüfen Sie die Anforderungen an Ihr Projekt. Listen Sie auf, welche Anwendungen hohe Priorität haben, und nennen Sie die Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Softwarelizenzen.
- Erinnern Sie sich an das Pareto-Prinzip? Nach Investopedia bedeutet dies, dass 80 % der Folgen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind. Suchen Sie also bei der Auswahl eines SAM-Tools nach einem, das 80 % der Probleme löst, indem es auf 20 % der Ursachen abzielt.
2. Verzicht auf professionelle Dienstleistungen
Der zweite Fallstrick ist die mangelnde Anerkennung der Vorteile, die professionelle Dienstleistungen für Ihr Unternehmen bringen können. Einfach ausgedrückt: Werkzeuge können den Wert von Expertenwissen nicht ersetzen.
Selbst mit dem richtigen Tool sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, die gesammelten Softwarenutzungsdaten zu optimieren, wenn Sie nicht wissen, wie Sie diese Daten analysieren und interpretieren können. Einige Managed Service Provider bieten professionelle Dienstleistungen und Komplettpakete an, die Ihr aktuelles ITAM-Programm ergänzen können.
Aktionspunkte:
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Dinge, die Ihr Team allein erledigen kann und der Dinge, die es nicht allein erledigen kann.
- Suchen Sie nach Anbietern, die professionelle Dienstleistungen anbieten, und nutzen Sie deren Fachwissen.
3. Selbstgefälligkeit in Bezug auf interne Prozesse und Strategien
Der dritte Punkt auf der Liste ist die Selbstzufriedenheit in Bezug auf die internen Prozesse und die Umsetzung der SAM-Politik.
Manche Manager könnten zum Beispiel einen Prozess überstürzen, um eine spontane Entscheidung umzusetzen, ohne die anderen Beteiligten angemessen über die Änderungen zu informieren.
Dies kann zu Reibereien führen, da die Mitarbeiter Mühe haben, mit den Änderungen Schritt zu halten. Last-Minute-Entscheidungen über die Neuordnung von Lizenzen können auch dazu führen, dass Verhandlungsmöglichkeiten verloren gehen.
Aktionspunkte:
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen Überblick über Ihren gesamten IT-Bestand haben. Sie wissen, was mit Ihren Lizenzen geschieht und wie sie genutzt werden.
- Verfolgen Sie einen proaktiven Ansatz. Nutzen Sie sowohl Echtzeit- als auch historische Daten, um bestehende Anlagen aktiv zu optimieren und sich auf mögliche Herausforderungen vorzubereiten.
- Fördern Sie die Akzeptanz der Beteiligten, indem Sie die gesammelten Nutzungsdaten nutzen, um ihnen zu helfen, sich mit der Landschaft vertraut zu machen.
4. Denken in niedrig aufgelösten SAM
Der vierte Fallstrick besteht darin, nur den Wald, nicht aber die Bäume zu betrachten. Manche Unternehmen bleiben dabei stecken, sich nur einen Überblick über ihre Softwarebestände zu verschaffen.
Doch darum geht es bei der Transparenz nicht. Um wertvolle Einblicke in die Nutzung Ihrer Softwarelizenzen zu erhalten und herauszufinden, wie sich diese auf Ihr Endergebnis auswirkt, müssen Sie über die Oberfläche hinausgehen und tief in die Details eintauchen.
Aktionspunkte:
- Eine Übung, die Sie durchführen können, besteht darin, zu bestimmen, wer Ihre Power-User sind. Erstellen Sie für jede Anwendung oder Funktion einen Bericht auf Benutzerebene, um die Mitarbeiter zu ermitteln, die die Anwendung aktiv nutzen.
- Suchen Sie auch nach "Lizenzschweinen" oder "Lizenz-Campern". Verwenden Sie eine Heatmap, um die Nutzung außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu ermitteln.
5. Keine wirksamen Verhandlungen mit Ihren Softwareanbietern
Der fünfte Fallstrick besteht darin, unvorbereitet in eine Verhandlung mit dem Verkäufer zu gehen oder nicht so viel zu verhandeln, wie Sie sollten.
Manche Menschen verfügen über die Mittel, das Wissen und die Einstellung, um eine effektive SAM-Strategie zu entwickeln. All das ist jedoch umsonst, wenn man es nicht zum Verhandeln nutzt.
Aktionspunkte:
- Fragen Sie bei Ihren Softwareanbietern nach, ob Sie Ihre ungenutzten Lizenzen gegen professionelle Dienstleistungen, andere Funktionen oder Pakete oder ein anderes Lizenzmodell eintauschen können. Untermauern Sie Ihre Verhandlungsposition, indem Sie die richtige Art von Daten und die richtige Menge von Daten sammeln.
- Seien Sie hartnäckig und ergreifen Sie die Initiative. Die Verhandlungen mit den Lieferanten können schwierig sein. Mit ausreichender Vorbereitung und Erfahrung werden Sie jedoch in der Lage sein, eine gute Beziehung zu Ihrem Lieferanten aufzubauen und eine Vereinbarung zu treffen, die für beide Seiten von Vorteil ist.
Schlussfolgerung
"Ohne ein angemessenes Verständnis dessen, was in der Vergangenheit schlechte Praktiken waren, ist eine Verbesserung in dieser neuen Ära von SAM nur Wunschdenken.
Ace Lopez, Berater für Open iT Business Solutions
Die Optimierung eines jeden Prozesses erfordert eine gründliche und konsequente Überprüfung der bestehenden Prozesse mit dem Ziel, herauszufinden, was funktioniert, was nicht funktioniert und was geändert werden muss.
Um auf die neuesten Herausforderungen im Bereich des Software Asset Management zu reagieren, ist es wichtig, dass Unternehmen das richtige Tool einsetzen, bei Bedarf professionelle Dienstleistungen in Anspruch nehmen, eine proaktive und zielgerichtete Denkweise an den Tag legen und die vorhandenen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt nutzen.
Open iT Lösungen und Dienstleistungen
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