Talk iT: A SAM for Engineering Podcastの第11回目のエピソードでは、Open iT ビジネス・ソリューション・コンサルタントのエース・ロペスが、最適化されたソフトウェア 資産管理（SAM）プログラムを追求する上で注意すべき5つの項目を紹介した。
まだエピソードを聴いていない方のために、この記事で議論の内容をまとめました。
ソフトウェア資産管理（SAM）の5つの落とし穴を避けます
1. 適切なソフトウェア資産管理ツールの選定に失敗します
まず避けなければならないのは、自社の技術環境に合わない、あるいは実際に必要なデータを提供できないSAMツールを選択することです。
靴がシーンによって違うように、SAMツールにも様々なアプリケーションを管理するものがありますが、様々なタイプのソフトウェア を同等かつ効果的に管理できるツールは存在しません。
例えば、MicrosoftやZoomなど一般的なアプリケーションで使用しているSAMソリューションが、AutoCADやMATLABなどのエンジニアリングアプリケーションで最も効果的なソリューションであるとは限りません。
この2種類のソフトウェア は、コスト、ライセンスモデル、ソフトウェア の使用期待値、閾値の違いや、ベンダーとの契約の複雑さなどから、異なる分析とアプローチが必要です。
アクション・ポイント
- プロジェクトの要件を確認します。どのアプリの優先度が高いと思われるかをリストアップし、そのソフトウェアライセンスの管理の難しさを挙げてください。
- 「パレートの法則」を覚えていますか。これは、「80%の結果は20%の原因から生じる」という意味です。つまり、ソフトウェア資産管理ツールを選ぶ際には、原因の20％をターゲットにすることで問題の80％を解決するものを探すとよいでしょう。
2. 専門的なサービスを受けられません
第二の落とし穴は、プロフェッショナル・サービスが組織にもたらす利点が認識されていないことです。簡単に言えば、ツールは専門家の洞察力の価値を代替することはできません。
適切なツールを使用しても、データの分析・解釈方法を知らなければ、収集したソフトウェア の使用データを最大限に活用することはできないかもしれません。マネージド・サービス・プロバイダーの中には、現在のITAMプログラムを強化するためのプロフェッショナル・サービスやゴーイング・パッケージを提供しているところもあります。
アクション・ポイント
- 自分のチームが自分たちでできることとできないことを把握します。
- 専門的なサービスを提供するプロバイダーを探し、その専門知識を活かします。
3. 社内プロセスやポリシーの自己満足に陥っています
3つ目は、社内プロセスやSAMポリシーの実施について、自己満足に陥っていることです。
例えば、あるマネージャーは、自発的な決定を実行するために、その変更を他のステークホルダーに適切に伝達することなく、プロセスを急ぐかもしれません。
そのため、従業員が変化についていけず、摩擦が生じることがあります。また、ライセンスの配置換えを土壇場で決定すると、交渉の機会を失うことにもなりかねません。
アクション・ポイント
- IT資産全体を明確にします。ライセンスに何が起きているのか、どのように使用されているのかを把握します。
- 積極的なアプローチを取ります。リアルタイムと履歴の両データを活用し、既存の資産を積極的に最適化して潜在的な課題に備えます。
- 収集した使用状況データを使って、関係者の賛同を促し、状況をよく知ってもらいます。
4. 十分な機能を持たないソフトウェア資産管理で考えます
第四の落とし穴は、森だけを見て、木を見ないことです。組織によっては、ソフトウェア の資産の概要を把握することだけにとらわれてしまうことがあります。
しかし、可視化とはそういうものではありません。ソフトウェア のライセンス使用状況から価値ある洞察を得て、それが収益にどのような影響を与えるかを明らかにするためには、表面だけでなく、細部にまで深く入り込む必要があるのです。
アクション・ポイント
- パワーユーザーを定義するのも一つの方法です。アプリケーションや機能ごとにユーザーレベルのレポートを作成し、そのアプリケーションをアクティブに使用している従業員を特定します。
- 不必要に複数のライセンスをチェックアウトしたり同時に使用したりするユーザーや。ライセンスをチェックアウトし、使用しない時でもライセンスを保持し、いざという時に使用できるようにするユーザーも探してみます。ヒートマップを使って、通常の勤務時間外の使用状況を発見します。
5. ソフトウェアベンダーとの効果的な交渉に失敗しています
第5の落とし穴は、準備不足のままベンダーとの交渉に臨んだり、必要以上に交渉したりしないことです。
効果的なSAM戦略を立てるためのツール、知識、マインドセットを持っている人がいます。しかし、これらを交渉に使わなければ、すべてが無駄になります。
アクション・ポイント
- 使用されていないライセンスを専門的なサービスと交換できないか、別の機能またはパッケージと交換できないか、あるいは別のライセンス形態と交換できないか、ソフトウェアベンダーに問い合わせてみます。適切な種類のデータと適切な量のデータを収集することで、交渉をバックアップします。
- 粘り強く、率先して行動します。ベンダーとの交渉は厄介なものです。しかし、十分に準備し、経験を積めば、最終的にはベンダーと良好な関係を築き、双方にメリットのある契約を結ぶことができるようになります。
結論
"歴史的に何が悪い習慣であったかを正しく理解しなければ、この新しい時代のソフトウェア資産管理においてより良い結果を出すことは、単なる希望的観測に過ぎません。 "
エース・ロペス,, Open iT ビジネスソリューションコンサルタント
プロセスの最適化には、何がうまくいっているのか、何がうまくいっていないのか、何を変えなければならないのかを見極めるために、既存のプロセスを徹底的かつ一貫して見直す必要があります。
ソフトウェア 資産管理の分野で表面化している最新の課題に対応するためには、企業が適切なツールを導入し、必要に応じてプロフェッショナルサービスを利用し、プロアクティブかつ集中的な考え方を採用し、既存のリソースを適切なタイミングで活用することが重要である。
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