Cómo evitar estos 5 errores en la gestión de activos de software (SAM)

En elundécimo episodio de Talk iT: A SAM for Engineering Podcast, el consultor de soluciones empresariales de Open iT , Ace López, compartió cinco elementos a tener en cuenta en la búsqueda de un programa optimizado de gestión de activos de software (SAM). En caso de que aún no haya escuchado el episodio, hemos resumido la discusión en este artículo.

Evite estos 5 errores de la gestión de activos de software (SAM)

1. No seleccionar la herramienta de gestión de activos de software adecuada

El primer escollo que hay que evitar es la selección de una herramienta SAM que no se adapte a su entorno técnico ni le proporcione los datos que realmente necesita. Al igual que hay diferentes zapatos para diferentes ocasiones, hay varias herramientas de SAM que gestionan diferentes tipos de aplicaciones - no hay una herramienta que pueda gestionar diferentes tipos de software de manera igual y efectiva. Por ejemplo, la solución SAM que utiliza para sus aplicaciones generales, como Microsoft o Zoom, puede no ser la más eficaz para sus aplicaciones de ingeniería, como AutoCAD y MATLAB. Estos dos tipos de software requieren análisis y enfoques diferentes debido a la diferencia en los costes, los modelos de licencia, las expectativas de uso del software y los umbrales, así como las complejidades en términos de acuerdos con los proveedores.

Puntos de acción:

  • Revisa los requisitos de tu proyecto. Haz una lista de las aplicaciones que se consideran de alta prioridad y enumera las dificultades en la gestión de sus licencias de software.
  • ¿Recuerdas el principio de Pareto? Citando a Investopedia, esto significa que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Por lo tanto, al seleccionar una herramienta de SAM, busque una que resuelva el 80% de los problemas apuntando al 20% del origen.

2. Falta de servicios profesionales

El segundo escollo es la falta de reconocimiento de las ventajas que los servicios profesionales pueden aportar a su organización. Sencillamente, las herramientas no pueden reemplazar el valor de los conocimientos de los expertos. Incluso con la herramienta adecuada, es posible que no pueda maximizar los datos de uso del software que ha recopilado sin saber cómo analizar e interpretar esos datos. Algunos proveedores de servicios gestionados ofrecen servicios profesionales y paquetes que pueden aumentar su programa actual de ITAM.

Puntos de acción:

  • Haz un balance de las cosas que tu equipo puede y no puede hacer por sí mismo.
  • Busque proveedores que ofrezcan servicios profesionales y aproveche su experiencia.

3. Caer en la complacencia sobre los procesos y políticas internas

El tercero de la lista es caer en un estado de complacencia respecto a los procesos internos y la aplicación de las políticas de SAM. Por ejemplo, algunos directivos pueden precipitarse en un proceso para aplicar una decisión espontánea sin comunicar adecuadamente los cambios a las demás partes interesadas. Esto puede provocar fricciones, ya que los empleados se esfuerzan por seguir el ritmo de los cambios. Las decisiones de última hora sobre la reorganización de las licencias también pueden hacer que se pierdan oportunidades de negociación. 

    Puntos de acción:

    • Asegúrese de tener visibilidad de todo su parque informático. Sepa qué ocurre con sus licencias y cómo se están utilizando.
    • Adopte un enfoque proactivo. Aproveche los datos históricos y en tiempo real para optimizar activamente los activos existentes y prepararse para posibles retos.
    • Fomentar la participación de las partes interesadas utilizando los datos de uso recogidos para ayudarles a familiarizarse con el panorama.

    4. Pensar en SAM de baja resolución

    El cuarto escollo es mirar sólo el bosque pero no los árboles. Algunas organizaciones se quedan atascadas en la adquisición de una visión general de sus activos de software. Sin embargo, la visibilidad no consiste en eso. Para obtener información valiosa sobre el uso de las licencias de software y descubrir cómo afecta a los resultados finales, es necesario ir más allá de la superficie y profundizar en los detalles.

    Puntos de acción:

    • Un ejercicio que puede hacer es definir quiénes son sus usuarios avanzados. Genere un informe a nivel de usuario para cada aplicación o función para determinar los empleados que utilizan activamente la aplicación.
    • Busque también a los acaparadores de licencias o a los campistas de licencias. Utilice un mapa de calor para descubrir el uso que se hace fuera del horario de trabajo habitual.

    5. No negociar eficazmente con sus proveedores de software

    El quinto escollo es llegar a una negociación con un proveedor sin estar preparado o no negociar tanto como se debería. Algunas personas tienen las herramientas, los conocimientos y la mentalidad para crear una estrategia eficaz de SAM. Sin embargo, todo esto no sirve de nada si no se utiliza para negociar.

    Puntos de acción:

    • Intente preguntar a sus proveedores de software si puede cambiar las licencias no utilizadas por servicios profesionales, por otra función o paquete, o por un modelo de licencia diferente. Respalde su posición negociadora recopilando el tipo y la cantidad de datos adecuados.
    • Sea persistente y tome la iniciativa. Las negociaciones con los proveedores pueden ser complicadas. Sin embargo, con la suficiente preparación y experiencia, al final podrás establecer una buena relación con tu proveedor y llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes.

    Conclusión:

    "Sin una comprensión adecuada de lo que han sido históricamente las malas prácticas, hacerlo mejor en esta nueva era de SAM es sólo un deseo".

    Ace López, Open iT Consultor de Soluciones Empresariales

    La optimización de cualquier proceso requiere una revisión exhaustiva y coherente de los procesos existentes con el objetivo de encontrar lo que funciona, lo que no funciona y lo que debe cambiarse. Para responder a los últimos retos que están surgiendo en el ámbito de la gestión de activos de software, es importante que las empresas desplieguen la herramienta adecuada, recurran a servicios profesionales cuando sea necesario, adopten una mentalidad proactiva y centrada, así como utilicen los recursos existentes en el momento adecuado.

    Open iT Soluciones y servicios

    Tanto si está buscando una solución completa para medir sus aplicaciones de ingeniería y empresariales como si está buscando servicios profesionales para optimizar sus actuales estrategias de SAM, nuestros consultores de soluciones empresariales pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos. Programe una conversación individual con un experto en SAM hoy.

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