No11º episódio do Talk iT: A SAM for Engineering Podcast, o consultor de soluções empresariais da Open iT, Ace Lopez, partilhou cinco itens a ter em conta na procura de um programa optimizado de gestão de activos de software (SAM).
Caso ainda não tenha ouvido o episódio, resumimos a discussão neste artigo.
Evite estas 5 armadilhas de gestão de activos de software (SAM)
1. Falha na selecção da ferramenta correcta de gestão de activos de software
A primeira armadilha a evitar é a seleção de uma ferramenta SAM que não se adapta ao seu ambiente técnico nem lhe fornece os dados de que realmente necessita.
Tal como existem sapatos diferentes para ocasiões diferentes, existem várias ferramentas SAM que gerem diferentes tipos de aplicações - não existe uma ferramenta que possa gerir vários tipos de software de forma igual e eficaz.
Por exemplo, a solução SAM que utiliza para as suas aplicações gerais, como a Microsoft ou o Zoom, pode não ser a solução mais eficaz para as suas aplicações de engenharia, como o AutoCAD e o MATLAB.
Estes dois tipos de software requerem análises e abordagens diferentes devido à diferença de custos, modelos de licenciamento, expectativas de utilização do software e limiares, bem como complexidades em termos de acordos com fornecedores.
Pontos de acção:
- Reveja os requisitos do seu projecto. Enumerar as aplicações consideradas de alta prioridade e enumerar as dificuldades na gestão das suas licenças de software.
- Lembra-se do Princípio de Pareto? Citando Investopedia, isto significa que 80% das consequências provêm de 20% das causas. Assim, ao seleccionar uma ferramenta SAM, procure uma que resolva 80% dos problemas, visando 20% da fonte.
2. Falta de serviços profissionais
A segunda armadilha é a falta de reconhecimento das vantagens que os serviços profissionais podem trazer à sua organização. Em termos simples, as ferramentas não podem substituir o valor dos conhecimentos especializados.
Mesmo com a ferramenta certa, poderá não conseguir maximizar os dados de utilização de software que recolheu sem saber como analisar e interpretar esses dados. Alguns fornecedores de serviços geridos oferecem serviços profissionais e pacotes que podem aumentar o seu programa ITAM atual.
Pontos de acção:
- Faça um balanço das coisas que a sua equipa pode e não pode fazer por si só.
- Procure fornecedores que ofereçam serviços profissionais e aproveitem a sua perícia.
3. Caindo em complacência nos processos e políticas internas
O terceiro da lista é cair num estado de complacência em relação aos processos internos e à implementação de políticas de SAM.
Por exemplo, alguns gestores podem apressar um processo para implementar uma decisão espontânea sem comunicar corretamente as alterações às outras partes interessadas.
Esta situação pode causar fricção, uma vez que os empregados têm dificuldade em acompanhar as mudanças. As decisões de última hora sobre a reorganização das licenças também podem levar à perda de oportunidades de negociação.
Pontos de acção:
- Assegurar-lhe a visibilidade de todo o seu património informático. Saiba o que está a acontecer às suas licenças e como estas estão a ser utilizadas.
- Adoptar uma abordagem pró-activa. Empregar dados tanto em tempo real como históricos para optimizar activamente os bens existentes e preparar-se para potenciais desafios.
- Incentivar a adesão dos interessados, utilizando os dados de utilização recolhidos para os ajudar a familiarizarem-se com a paisagem.
4. Pensar em SAM de baixa resolução
A quarta armadilha é olhar apenas para a floresta, mas não para as árvores. Algumas organizações ficam presas apenas na aquisição de uma visão geral dos seus activos de software.
No entanto, não é disso que se trata a visibilidade. Para obter informações valiosas sobre a utilização das licenças de software e descobrir o seu impacto nos resultados, é necessário ir além da superfície e aprofundar os detalhes.
Pontos de acção:
- Um exercício que pode fazer é definir quem são os seus utilizadores de poder. Gerar um relatório a nível de utilizador para cada aplicação ou recurso para determinar os funcionários que estão a utilizar activamente a aplicação.
- Procurar também porcos de licença ou campistas de licença. Use um mapa de aquecimento para descobrir o uso que está fora do horário normal de trabalho.
5. Falta de negociação eficaz com os seus fornecedores de software
A quinta armadilha é ir para uma negociação com um fornecedor sem estar preparado ou não negociar tanto quanto deveria.
Algumas pessoas têm as ferramentas, os conhecimentos e a mentalidade para criar uma estratégia de SAM eficaz. No entanto, tudo isto é em vão se não as utilizar para negociar.
Pontos de acção:
- Tente perguntar aos seus fornecedores de software se pode trocar as suas licenças não utilizadas por serviços profissionais, por outra característica ou pacote, ou por um modelo de licença diferente. Apoie a sua posição negocial recolhendo o tipo certo de dados e a quantidade certa de dados.
- Seja persistente e tome a iniciativa. As negociações com os vendedores podem ser complicadas. No entanto, com preparação e experiência suficientes, será eventualmente capaz de estabelecer uma boa relação com o seu fornecedor e chegar a um acordo que beneficie ambas as partes.
Conclusão
"Sem uma compreensão adequada do que tem sido historicamente más práticas, fazer melhor nesta nova era da SAM é apenas um pensamento desejoso".
Ace Lopez, Consultor de Soluções Empresariais da Open iT
A otimização de qualquer processo requer uma revisão exaustiva e consistente dos processos existentes com o objetivo de descobrir o que está a funcionar, o que não está a funcionar e o que deve ser alterado.
Para responder aos mais recentes desafios que estão a surgir no domínio da gestão de activos de software, é importante que as empresas utilizem a ferramenta certa, recorram a serviços profissionais quando necessário, adoptem uma mentalidade proactiva e concentrada, bem como utilizem os recursos existentes no momento certo.
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