Unternehmen, die sich bemühen, Rechenschaftspflicht und Verantwortung in ihre Prozesse einzubauen, profitieren davon und tragen positiv zu ihrem Ziel der Wertschöpfung und -maximierung bei.
Der technologische Fortschritt erleichtert der Unternehmensleitung die Umsetzung von Strategien, die darauf abzielen, die Unternehmenskultur zu verändern, um die Effizienz zu steigern und Kosteneinsparungen zu erzielen.
Die IT-Rückbuchung ist eine dieser Strategien.
Was ist eine IT-Rückbuchung?
Eines der Beispiele dafür, wie die Technologie zur Gestaltung von Unternehmen beiträgt, ist die Art und Weise, wie Manager verschiedene Arten von Daten zusammenfassen können, um IT-Kosten zu identifizieren, zu verfolgen und bestimmten Geschäftsaktivitäten oder -einheiten zuzuordnen.
Massimo Dal Vecchio, Business Development Manager bei Open iT, definiert IT-Chargeback im Zusammenhang mit dem Lizenzmanagement für technische Software als eine Methode zur Kostendeckung, bei der die Kosten für die Softwarelizenzierung auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung auf die Unternehmen umgelegt werden, die den Vermögenswert verbrauchen.
Ausgehend von der obigen Definition wollen wir in diesem Blog vor allem darauf eingehen, wie die Messung der tatsächlichen Nutzung eine Kultur der Verantwortlichkeit und Effizienz schafft und wie die Einrichtung eines IT-Rückvergütungssystems die Kostenmanagementstrategien unterstützt.
Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit und Effizienz
Die Umgestaltung Ihrer Unternehmenskultur ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die nicht von heute auf morgen zu bewältigen ist, vor allem dann nicht, wenn der von Ihnen eingeleitete Wandel Strategien erfordert, die die Mitarbeiter für die Nutzung ihrer Ressourcen verantwortlich machen.
Sie erfordert gut informierte und engagierte Mitarbeiter, ein unterstützendes Management, klar definierte Strategien und ein klares Ziel.
Festlegen eines klaren Ziels
Warum wollen Sie in Ihrem Unternehmen IT-Chargeback einführen?
Wie kann sie einen Mehrwert für Ihre Tätigkeit schaffen?
Warum ist Transparenz wichtig, wenn Sie Ihre Produktionsziele erreichen?
Um mit dem Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit und Effizienz zu beginnen, müssen Sie in der Lage sein zu erklären, warum die von Ihnen vorgeschlagene Veränderung für das Unternehmen wichtig ist.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter bei der Stange
Der Erfolg jeder neuen Initiative erfordert die Unterstützung der Mitarbeiter, denn sie sind im Grunde genommen die Organisation selbst.
Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter gut darüber informiert sind, wie sich die Einführung eines Rückvergütungssystems auf ihre Arbeitsweise auswirken wird.
Informationskampagnen durchführen. Massimo schlägt vor, eine Analogie zu ziehen, z. B. als Erweiterung des Stundenzettels eines Mitarbeiters zu sehen.
So wie wir mit Hilfe von Stundenzetteln nachverfolgen, womit wir unsere Arbeitszeit verbracht haben, liefert ein Rückvergütungssystem Informationen darüber, welche Tools wir wie lange nutzen.
Sie können auch hinzufügen, dass diese Transparenz dazu beitragen kann, dass die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit erfolgreicher werden. Sie kann dazu beitragen, den Schulungsbedarf zu ermitteln oder die Fälle von Lizenzverweigerungen zu reduzieren, die ihre Produktivität beeinträchtigen können.
Die Unterstützung der oberen Führungsebene gewinnen
Das Hauptziel eines Chargeback-Projekts besteht darin, einen Rahmen zu schaffen, in dem die Softwarekosten für eine bestimmte Aktivität ausgewiesen werden können.
Massimo erklärt weiter, dass die Kosten für jeden einzelnen Nutzer nicht relevant sind; sie sind nur ein Ausgangspunkt für die Berechnung der aggregierten Ausgaben.
Daher sieht er den Wert der Implementierung eines Chargeback- oder Show-Back-Rahmens darin, dass er der Geschäftsleitung eine ordnungsgemäße Übersicht über die Gesamtausgaben liefert, so dass sie fundierte und datengestützte Entscheidungen treffen kann.
Die Aufteilung der Kosten fördert eine Kultur der Transparenz und verbessert folglich die Produktivität und die Wettbewerbsfähigkeit.
Dieser Wettbewerb beschränkt sich nicht auf die Rivalität zwischen den Herstellern, sondern kann auch einen gesunden Wettbewerb zwischen den internen Kunden fördern, da jede Abteilung bestrebt ist, ihre eigenen Kosten zu kontrollieren.
Klar definierte Richtlinien festlegen
Alle Unternehmen haben eine Reihe von Regeln für die Aufteilung der Kosten von Software-Tools. Massimo erklärt, dass Unternehmen, denen es an klar definierten Richtlinien und zielgerichteten Daten mangelt, Gefahr laufen, Kosten anhand von Aggregationen zuzuweisen, die nicht zu ihrem Geschäftsmodell passen.
Schaffung eines Systems zur Senkung der IT-Kosten
Nach Heizer et al. (2020) konkurrieren einige Unternehmen mit Niedrigkostenstrategien, die sich auf die Maximierung und effektive Nutzung von Ressourcen konzentrieren.
Wenn Sie als Manager die IT-Kosten senken wollen, die durch den Kauf teurer technischer Software entstehen, sollten Sie die Einführung eines IT-Rückvergütungssystems in Erwägung ziehen, mit dem Sie Ihre Investitionen optimal nutzen können.
Gibt es einen Unterschied zwischen IT-Rückerstattungen für allgemeine Software und technische Software?
Vom technischen Standpunkt aus sind sie sich sehr ähnlich. Betrachtet man sie jedoch aus geschäftlicher Sicht, so sind die Unterschiede laut Massimo groß und wichtig.
Hier sind einige seiner Beispiele.
Im Falle von allgemeiner Software:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und in vielen Fällen auch ERP-Systeme werden von den Unternehmen als notwendig erachtet. Daher werden die Kosten für diese Anwendungen nicht auf die einzelnen Organisationseinheiten umgelegt. Sie sind ein integraler Bestandteil der Ausgaben des Unternehmens für die Geschäftstätigkeit. Sie sind auf jeden Fall erforderlich.
- Bürohilfsmittel wie MS Office werden in der Regel als Kosten betrachtet, die mit jedem Mitarbeiter verbunden sind, ähnlich wie sein Anteil an der Büromiete oder der Anteil an den Heizungs-/Klimaanlagenkosten. Die Kosten für diese Dienstleistungen werden zwischen den Organisationseinheiten auf Basis der Mitarbeiterzahl aufgeteilt.
Im Fall von technischer Software:
- Die Kosten für technische Software werden als Bestandteil des Projekts betrachtet, für das sie eingesetzt wird. In vielen Fällen werden sie zu einem Bestandteil der Produktkosten. Der Preis dieser Art von Software zwingt das Management dazu, die entstandenen Kosten zu decken, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten. Um die Kosten für technische Software ordnungsgemäß zu verwalten, benötigen wir einen flexibleren Rahmen, der eine bessere Granularität bei der Zuordnung der nutzungsabhängigen Kosten ermöglicht. Deshalb eignet sich die Einführung eines Chargeback-Rahmens für Unternehmen, die stark auf diese Art von Software angewiesen sind.
Aufbau des Datenschatzes Ihres Unternehmens
Um ein faires und wirksames Rückvergütungssystem einzuführen, ist die Genauigkeit der Daten ein Muss.
Das bedeutet, dass wir nicht nur einen Satz von Daten betrachten sollten. Im Zusammenhang mit der Verwaltung von Softwarelizenzen bedeutet dies unter anderem, die tatsächliche aktive Nutzung aus verschiedenen Quellen zu ermitteln, eine korrekte Bestandsaufnahme der Anzahl der Nutzer und Geräte zu gewährleisten, die Art der Lizenzvereinbarung zu bestimmen und die richtigen Kosteninformationen abzurufen.
Einführung einer IT-Rückerstattungsmethodik
Obwohl wir in diesem Blog nicht ausführlich auf das IT-Rückvergütungsmodell eingehen können, erhalten Sie hier einen kurzen Überblick über die grundlegenden Elemente, die Sie für die Erstellung eines solchen Modells benötigen.
Dies sind der Kostengenerator, die Kostenstelle, das Verrechnungsmodell und natürlich der Rechnungsbericht.
Kostenverursacher - Schon aus dem Begriff selbst kann man instinktiv erkennen, dass es sich um die Vermögenswerte handelt, die dem Unternehmen Kosten verursachen.
Identifizieren Sie die Einrichtung, die Server, die Software, das Personal und andere IT-Ressourcen, von denen Daten gesammelt werden sollen.
Kostenstellen - Dies können Abteilungen, Projekte, Benutzergruppen oder andere Gruppen oder Einheiten sein, denen das Budget zugewiesen wird.
Rechnungsbericht - Dieser sollte mindestens die Bezeichnung des Vermögenswerts, das verwendete Zuordnungsmodell, die Maßeinheit und die Kosten des Vermögenswerts enthalten.
Zuweisungsmodelle - Dies ist die Formel für die IT-Rückerstattung, die je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens variiert.
Dazu gehört die Ermittlung der verschiedenen Metriken, wie z. B. die Art der Lizenzvereinbarung oder das verwendete Speichervolumen.
Auch die Häufigkeit der Rechnungsstellung sollte festgelegt werden, ebenso wie die verschiedenen Filter, die je nach den für jedes Projekt erforderlichen Anpassungen angewendet werden müssen.
Trotz der Vorteile, die IT-Chargeback mit sich bringt, tun sich einige Unternehmen immer noch schwer mit der Umsetzung.
Massimo erklärt, dass dies daran liegt, dass ein Chargeback-Rahmen über die einfache Verfolgung der Nutzung hinausgeht.
Seiner Meinung nach müssen die Manager die Nutzung der Anlagegüter mit ihren Anschaffungskosten verknüpfen, was häufig eine Überarbeitung des derzeitigen Kostenrechnungsmodells erfordert.
Diese Komplexität erfordert einen Experten, der sich mit dem Thema bestens auskennt. Sie können eine Lösung haben, mit der Sie Ihre Nutzung nachverfolgen können, aber ohne einen Experten, der die Daten kombinieren und in relevante Zahlen umwandeln kann, kann es zu Verzögerungen bei der Einrichtung des Rahmens oder, schlimmer noch, zu Streitigkeiten aufgrund falscher Berechnungen kommen.
Dieses Wissen ist auf dem Markt nicht ohne weiteres verfügbar, so dass ein Anbieter mit jahrelanger Branchenerfahrung die bessere Wahl ist.
Die Open iT arbeitet mit ihren Kunden zusammen, um die beste Lösung für deren Bedürfnisse zu konfigurieren.
IT-Showback anstelle von IT-Chargeback in Betracht ziehen
Einige Unternehmen brauchen Zeit, um die Daten zu sammeln und ihre Argumente zur Unterstützung ihrer Rückbuchungsinitiativen aufzubauen.
Manager, die es langsam angehen lassen wollen, sollten stattdessen die Einführung eines Showback-Systems in Betracht ziehen. Massimo erklärt, dass im Softwarelizenzmanagement IT-Showback und IT-Chargeback einander sehr ähnlich sind.
Beide gehen von den gleichen Inputs aus: Software-Nutzung, Software-Kosten und die Zusammenstellung von Daten, die den Bedürfnissen des Kunden entsprechen. Der Unterschied liegt jedoch darin, wie die Informationen verwendet werden.
Beim Chargeback werden die erfassten Daten für die Abrechnung mit den Nutzern der IT-Assets verwendet, um die Kosten für die Bereitstellung der Tools zu decken. Der Prozess endet mit einer finanziellen Transaktion mit den internen/externen Kunden der Organisation.
Andererseits ist das IT-Showback die bevorzugte Option, wenn das Ziel lediglich darin besteht, im Unternehmen ein Bewusstsein für die Kosten zu schaffen, die mit der Nutzung der Instrumente verbunden sind, aber keine tatsächlichen finanziellen Transaktionen ausgelöst werden.
Die Manager können diese zusätzlichen Informationen nutzen, um ihre Effizienz zu verbessern und Strategien zur Kostenreduzierung zu entwickeln.
Wenn Sie daran interessiert sind, IT-Chargeback oder Showback in Ihr IT-Asset-Management-Programm aufzunehmen, vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen 30-minütigen Beratungstermin mit Massimo Dal Vecchio.
Open iT verfügt über langjährige Erfahrung in der Bereitstellung dieser Art von Lösungen und arbeitet mit Kunden in vielen verschiedenen Branchen zusammen.
