As empresas que se esforçam por incorporar responsabilidade e responsabilização nos seus processos colhem benefícios que contribuem positivamente para o seu objectivo de criação e maximização de valor.
Os avanços na tecnologia tornam mais fácil para a gestão implementar estratégias centradas em trazer mudanças à sua cultura organizacional para melhorar a eficiência e gerar economias de custos.
O chargeback de TI é uma dessas estratégias.
O que é o chargeback de TI?
Um dos exemplos de como a tecnologia está a ajudar a moldar as organizações é como os gestores podem agregar diferentes tipos de dados para identificar, seguir e cobrar custos de TI a actividades ou unidades empresariais específicas.
Open iT Business Development Manager Massimo Dal Vecchio define o chargeback de TI no contexto da gestão de licenças de software de engenharia como uma forma de recuperar custos através da atribuição de custos de licenciamento de software a entidades que estão a consumir o activo com base na utilização real.
Usando a definição acima, as duas ideias principais que queremos cobrir neste blog são como a medição da utilização real constrói uma cultura de responsabilidade e eficiência e como o estabelecimento de um sistema de chargeback de TI suporta estratégias de gestão de custos.
Construir uma cultura de responsabilidade e eficiência
Transformar a cultura da sua empresa é uma tarefa desafiante; não é uma tarefa nocturna, ainda mais se a mudança que está a introduzir requer estratégias que incluam responsabilizar as pessoas pela forma como estão a utilizar os recursos.
Requer funcionários bem informados e empenhados, gestão de apoio, políticas bem definidas, e um objectivo claro.
Identificar um objectivo claro
Porque quer introduzir o chargeback de TI na sua organização?
Como pode acrescentar valor às suas operações?
Porque é que a transparência é importante se está a atingir os seus objectivos de produção?
A fim de começar a construir uma cultura de responsabilidade e eficiência, é necessário ser capaz de responder à razão pela qual a mudança que está a propor à empresa.
Mantenha os seus empregados empenhados
O sucesso de qualquer nova iniciativa requer o apoio dos seus empregados, uma vez que eles são, essencialmente, a própria organização.
É, portanto, importante que os empregados estejam bem informados sobre como a implementação de um sistema de chargeback terá impacto na forma como trabalham.
Realizar campanhas de informação. Massimo sugere o desenho de uma analogia; por exemplo, pode ser visto como uma extensão da folha de tempos de um empregado.
Tal como as folhas de tempos são utilizadas para controlar o tempo de trabalho, um sistema de chargeback acrescenta informação sobre quais as ferramentas que utilizamos e durante quanto tempo.
Pode também acrescentar que esta transparência pode ser usada para os ajudar a ter mais sucesso no seu trabalho. Pode ajudar a identificar necessidades de formação ou reduzir os casos de negação de licenças, o que pode dificultar a sua produtividade.
Ganhar o apoio da gestão superior
O principal objectivo de um projecto de chargeback é construir uma estrutura onde o custo do software para uma dada actividade possa ser reportado.
Massimo explica ainda que o custo associado a cada utilizador não é relevante; é apenas um ponto de partida para o cálculo da despesa agregada.
Por conseguinte, afirma que o valor da implementação de uma estrutura de chargeback ou show-back é fornecer à gerência uma conta adequada das despesas totais para que possam tomar decisões instruídas e orientadas por dados.
A atribuição de custos fomenta uma cultura de transparência e consequentemente melhora a produtividade e a competitividade.
Esta competitividade não se limita à rivalidade produtor-produtor; isto também pode promover uma concorrência saudável entre os clientes internos, uma vez que cada departamento se esforça por gerir os seus próprios custos.
Estabelecer políticas bem definidas
Todas as organizações têm um conjunto de regras para a partilha dos custos das ferramentas de software. Massimo explica que as empresas que não têm políticas bem definidas e dados focalizados correm o risco de atribuir custos utilizando agregações que não correspondem ao seu modelo de negócio.
Criação de um sistema para redução de custos de TI
Heizer et al. (2020) disseram que algumas empresas competem entre si utilizando estratégias de baixo custo que se concentram na maximização e utilização eficaz dos recursos.
Como gestor, se pretende reduzir os custos de TI incorridos com a compra de software de engenharia dispendioso, considere a implementação de um sistema de chargeback TI que lhe permita tirar o máximo partido do seu investimento.
Existe alguma diferença entre o chargeback de TI para software geral e software de engenharia?
De um ponto de vista técnico, são muito semelhantes. No entanto, se olharmos para isto de uma perspectiva empresarial, Massimo diz que as diferenças são muitas e importantes.
Aqui estão alguns dos seus exemplos.
No caso de software geral:
- A folha de pagamento, a contabilidade e, em muitos casos, os sistemas ERP são considerados necessários pela empresa. Por conseguinte, os custos destas aplicações não são partilhados entre as unidades organizacionais. São uma parte integrante das despesas da empresa para fazer negócios. Não importa o que seja necessário.
- Os instrumentos de produtividade do escritório, tais como o MS Office, são geralmente considerados custos associados a cada funcionário, semelhantes à sua parte do aluguer do escritório ou à parte dos custos de aquecimento/CA. Os custos destes serviços são partilhados entre as unidades organizacionais com base no número de funcionários.
No caso de software de engenharia:
- O custo do software de engenharia é considerado uma componente do projecto para o qual é utilizado. Em muitos casos, torna-se um elemento do custo do produto. A etiqueta de preço deste tipo de software obriga a gestão a recuperar o custo incorrido para manter a competitividade da empresa. Para gerir adequadamente o custo do software de engenharia, precisamos de uma estrutura mais flexível que possa fornecer uma melhor granularidade sobre a forma como os custos baseados na utilização são alocados. É por isso que a implementação de uma estrutura de chargeback se adapta a empresas que dependem fortemente deste tipo de software.
Construir o tesouro de dados da sua organização
A fim de implementar um sistema de chargeback justo e eficaz, a exactidão dos dados é um imperativo.
Isso significa que não devemos olhar apenas para um conjunto de dados. No contexto da gestão de licenças de software, isto significa obter a verdadeira utilização activa de diferentes fontes, assegurar o inventário correcto do número de utilizadores e dispositivos, determinar o tipo de acordo de licença, e recuperar a informação correcta sobre os custos, entre outros.
Estabeleça a sua metodologia de chargeback de TI
Embora não possamos discutir extensivamente o modelo de chargeback de TI neste blogue, aqui está uma rápida visão geral dos elementos básicos de que necessita para começar a fazer um.
Estes são o gerador de custos, o centro de custos, o modelo de alocação, e, claro, o relatório de facturação.
Geradores de custos - Só a partir do próprio termo, pode-se saber instintivamente que isto cobre os bens que trazem custos para a organização.
Identificar as instalações, servidores, software, pessoal, e outros activos informáticos dos quais serão recolhidos os dados.
Centros de custos - Estes podem ser departamentos, projectos, grupos de utilizadores, ou quaisquer outros grupos ou entidades onde o orçamento é atribuído.
Relatório de facturação - No mínimo, este deve incluir o nome do activo, o modelo de atribuição utilizado, a unidade de medida, e o custo do activo.
Modelos de alocação - Esta é a sua fórmula de chargeback de TI, e varia dependendo das necessidades de uma organização.
Inclui a identificação das diferentes métricas, tais como o tipo de acordo de licenciamento ou o volume de armazenamento utilizado.
A frequência de facturação também deve ser determinada, bem como os diferentes filtros que devem ser aplicados com base na personalização necessária para cada projecto.
Apesar das vantagens que se podem obter com o chargeback das TI, algumas organizações ainda se debatem com a sua implementação.
Massimo afirma que isto se deve ao facto de uma estrutura de chargeback ir além do simples rastreio do uso.
Segundo ele, os gestores precisam de ligar a utilização do activo ao seu custo de aquisição, e isso requer frequentemente uma revisão do modelo de cálculo de custos actualmente em vigor.
Esta complexidade requer um perito altamente conhecedor do tema. Pode ter uma solução que possa acompanhar a sua utilização; contudo, sem um perito que possa combinar e traduzir os dados para números relevantes, poderá haver atrasos na criação do quadro, ou pior, disputas devido a cálculos incorrectos.
Este conhecimento não está facilmente disponível no mercado, pelo que um fornecedor equipado com anos de experiência na indústria é uma opção preferível.
A Open iT trabalha com os seus clientes para configurar a melhor solução para as suas necessidades.
Considerando o showback de TI em vez do chargeback de TI
Algumas empresas precisam de tempo para reunir os dados e construir o seu caso para apoiar as suas iniciativas de chargeback.
Os gestores que querem levar as coisas devagar devem, em vez disso, considerar a adopção de um sistema de showback. Massimo explica que na gestão de licenças de software, o "showback" e o "chargeback" de TI são muito semelhantes um ao outro.
Ambos partem das mesmas entradas: utilização de software, custo do software e agregação de dados que corresponderão às necessidades do cliente. No entanto, a diferença reside na forma como a informação é utilizada.
Em chargeback, os dados adquiridos são utilizados para facturar os utilizadores dos activos informáticos com o objectivo de recuperar o custo sustentado para a disponibilização das ferramentas. O processo termina com uma transacção financeira com os clientes internos/externos da organização.
Por outro lado, o showback de TI é a opção preferida quando o objectivo é simplesmente criar consciência na organização sobre os custos envolvidos na utilização das ferramentas, mas não gera quaisquer transacções financeiras reais.
Os gestores podem então utilizar esta informação adicional para melhorar a sua eficiência e criar estratégias de redução de custos.
Se estiver interessado em acrescentar o chargeback ou showback informático ao seu programa de gestão de activos informáticos, agende hoje uma consulta gratuita de 30 minutos com Massimo Dal Vecchio.
A Open iT tem muitos anos de experiência na entrega deste tipo de solução, trabalhando com clientes em muitas verticais diferentes da indústria.
