説明責任と責任をプロセスに組み込む努力をする企業は、価値を生み出し、最大化するという目標に積極的に役立つ利益を得ることができます。
技術の進歩により、経営者は効率性向上とコスト削減のために組織文化に変化をもたらすことに焦点を当てた戦略を容易に実行できるようになりました。
ITチャージバックは、そのような戦略の一つです。
ITチャージバックとは？
テクノロジーが組織の形成にどのように役立っているかを示す一例として、管理者がさまざまなタイプのデータを集約して IT コストを特定し、把握し、特定の事業活動やユニットに請求する方法が挙げられます。
Open iT ビジネス開発マネージャーのマッシモ・ダル・ベッキオは、技術系ソフトウェア ライセンス管理におけるITチャージバックを、実際の使用に基づいて資産を消費する対象に、ソフトウェア ライセンス費用を割り当てることで費用を回収する方法と定義しています。
上記の定義をもとに、このブログで取り上げたいのは、実際の使用量を計測することで、いかに説明責任と効率性のある企業文化を構築するか、そしてITチャージバックシステムの確立がいかにコスト管理戦略をサポートするか、という2つの主要な考え方です。
説明責任を果たす文化を作り上げる
企業文化を変革することは難しい課題です。一朝一夕にできることではありませんし、導入する変革が、リソースの活用方法について社員に責任を持たせるなどの戦略を必要とする場合は、なおさらのことです。
そのためには、十分な知識を持った従業員、協力的な経営陣、明確な方針、そして明確な目標が必要です。
明確な目標の設定
なぜITチャージバックを組織に導入したいのか？
どのように業務に付加価値を与えることができるのか？
生産目標を達成するために、なぜ透明性が重要なのか？
説明責任と効率性の文化を築き始めるには、あなたが提案している変革がなぜ会社にとって重要なのかを答えられるようにする必要があります。
従業員のモチベーションを維持する
新しい取り組みを成功させるためには、基本的に組織そのものである従業員のサポートが必要です。
したがって、チャージバックシステムの導入が自分たちの仕事のやり方にどのような影響を与えるかについて、従業員に十分な情報を提供することが重要です。
情報キャンペーンを実施します。「例えば、チャージバックシステムは、従業員のタイムシートの延長線上にあると考えることができる」とマッシモは言います。
タイムシートで作業時間を記録するように、チャージバックシステムでは、どのツールをどれくらいの時間使用したかという情報を追加するのです。
また、この透明性を利用して、仕事でより成功するために使用できることも追加できます。トレーニングの必要性を確認したり、生産性を阻害するライセンス拒否のケースを減らしたりすることができるのです。
上層部の支持を得る
チャージバック・プロジェクトの主な目的は、あるアクティビティのソフトウェア コストが報告できるフレームワークを構築することです。
さらにマッシモは、各ユーザーに関連するコストは関係なく、それは集計された支出を計算するための出発点に過ぎないと説明します。
したがって、チャージバックやショーバックのフレームワークを導入する価値は、経営陣に総費用を適切に説明し、データに基づいた賢明な意思決定ができるようにすることであると述べています。
コストの配分は、透明性のある文化を育み、結果として生産性と競争力を向上させます。
この競争力は、生産者間の競争だけでなく、各部門が自らのコスト管理に努めることで、社内の顧客間の健全な競争も促進することができるのです。
明確なポリシーの設定
すべての組織は、ソフトウェア ツールのコストを分担するための一連のルールを持っています。マッシモは、明確に定義されたポリシーと集中的なデータがない企業は、ビジネスモデルにマッチしない集計方法でコストを割り当ててしまう危険性があると説明しています。
ITコスト削減のための仕組みづくり
Heizer ら (2020) は、一部の企業は、リソースの最大化と有効活用に焦点を当てた低コスト戦略を使って互いに競争していると述べています。
経営者として、高価な技術系ソフトウェア の購入から発生する IT コストを下げたいと考えているのであれば、投資を最大限に活用できる IT チャージバックシステムの導入を検討してみてください。
一般的なソフトウェア と技術系ソフトウェア の IT チャージバックに違いはあるのでしょうか？
技術的な観点から見ると、両者は非常によく似ています。しかし、ビジネスの観点から見た場合、その違いは多く、重要であるとマッシモは言います。
以下に、いくつか例をあげます。
一般的なソフトウェアの場合:
- • 給与計算、簿記、そして多くの場合、ERPシステムはビジネスにおける必需品と考えられています。したがって、これらのアプリケーションのコストは、組織単位で共有されるものではありません。彼らは、ビジネスを行うために会社の費用の不可欠な部分です。何があっても必要なものなのです。
- • MS Officeなどのオフィス生産性ツールは、通常、オフィスの家賃や暖房・空調のコスト負担と同様に、各従業員に関連するコストとみなされます。これらのサービスにかかる費用は、人数をもとに部門間で負担されます。
技術系ソフトウェアの場合:
- • 技術系ソフトウェアのコストは、それが使用されるプロジェクトの構成要素であると考えられています。多くの場合、製品コストの一要素となります。この種のソフトウェア の価格によって、企業の競争力を維持するために、経営陣は発生したコストを回収しなければなりません。技術系ソフトウェアのコストを適切に管理するためには、使用ベースのコストがどのように配分されるかについて、よりきめ細かく対応できる柔軟なフレームワークが必要です。このため、チャージバックのフレームワークの導入は、この種のソフトウェア に大きく依存する企業に適合しているのです。
組織に蓄積されたデータの構築
平で効果的なチャージバックシステムを実施するためには、データの正確性が必須です。
つまり、1組のデータだけを見ていてはいけないということです。ソフトウェア ライセンス管理では、さまざまなソースから真のアクティブな使用量を取得すること、ユーザー数とデバイス数の正しいインベントリーを確保すること、ライセンス契約の種類を決定すること、正しいコスト情報を取得することなどがこれにあたります。
ITチャージバックの手法の確立
このブログでは、ITチャージバックモデルについて広範に論じることはできませんが、ここでは、作り始めるために必要な基本要素を簡単に説明します。
これらは、コストジェネレーター、コストセンター、アロケーションモデル、そしてもちろんインボイスレポートです。
コストジェネレーター - この言葉から、組織にコストをもたらす資産を対象としていることが直感的にわかります。
データを収集するための施設、サーバー、ソフトウェア 、スタッフ、その他のIT資産を特定します。
コストセンター - 予算が配分される部門、プロジェクト、ユーザーグループ、その他のグループや対象です。
インボイスレポート- これには、最低限、資産名、使用した配分モデル、測定単位、および資産の原価が含まれている必要があります。
アロケーションモデル- これはITチャージバックの方法で、組織のニーズによって異なります。
これには、ライセンス契約のタイプや使用したストレージの容量など、さまざまな測定基準を特定することが含まれます。
また、請求の頻度や、プロジェクトごとに必要なカスタマイズに応じて適用するさまざまなフィルタも決定する必要があります。
Tチャージバックの利点があるにもかかわらず、その導入に苦労している組織もあります。
マッシモは、チャージバックのフレームワークは、単に使用状況を追跡するだけではないからだと述べています。
管理者は資産の使用量と購入コストを関連付ける必要があり、そのためには現在適用されている原価計算モデルを見直す必要がある場合が多いのです。
このような複雑な作業を行うには、高度な知識を持った専門家が必要です。使用状況を把握できるソリューションがあっても、データを組み合わせて関連する数値に変換できる専門家がいなければ、フレームワークの設定が遅れたり、最悪の場合、誤った計算によるもめごとが発生したりする可能性があります。
このような知識はなかなか市場に出てこないので、長年の業界経験を持つベンダーが望ましいと思います。
Open iT 、お客様と共に、ニーズに合った最適なソリューションを構成していきます。
ITチャージバックではなく、ITショーバックを検討中
企業によっては、チャージバックの取り組みをサポートするためのデータを収集し、彼らの事例を構築する時間が必要な場合があります。
ゆっくりと物事を進めたいと考えている経営者は、代わりにショーバックシステムの導入を検討すべきです。マッシモは、ソフトウェア ライセンス管理において、ITショーバックとITチャージバックは互いに非常によく似ていると説明しています。
どちらも同じインプットから始まります。すなわち、ソフトウェア 利用率、ソフトウェア コスト、そして顧客のニーズにマッチしたデータの集計です。しかし、その違いは、情報の利用方法にあります。
チャージバックでは、取得したデータをIT資産の利用者への請求に使用し、ツールを利用可能にするために必要なコストを回収することを目的としています。このプロセスは、組織の内部/外部の顧客との金銭的な取引で終了します。
一方、ITショーバックは、単にツールの使用に伴うコストについて組織内の認識を高めることが目的であり、実際の金銭的な取引は発生しない場合に望ましい選択肢です。管理者は、この追加情報を使って効率性を高め、コスト削減の戦略を立てることができます。
管理者は、この追加情報を使って効率性を高め、コスト削減の戦略を立てることができます。
IT資産管理プログラムにITチャージバックまたはショーバックを追加することに興味がある方は、マッシモ・ダル・ヴェッキオに30分間の無料コンサルテーションをご予約ください。
Open iTは 、この種のソリューションを提供し、多くのさまざまな業種のお客様と協力してきた長年の経験を有しています。