説明責任と責任をプロセスに組み込むよう努力している企業は、価値の創造と最大化という目標に積極的に貢献する利益を得ることができます。
テクノロジーの進化により、経営者は組織文化に変化をもたらし、効率性を向上させ、コスト削減を実現する戦略を容易に実行できるようになりました。
ITチャージバックはその戦略の一つです。
ITチャージバックとは？
テクノロジーが組織の形成に役立っている例のひとつに、管理者がさまざまな種類のデータを集約してITコストを特定、追跡、特定の事業活動やユニットに遡って請求できる方法があります。
Open iT ビジネスデベロップメントマネージャーのMassimo Dal Vecchioは、エンジニアリングソフトウェア ライセンス管理の文脈でITチャージバックを定義し、ソフトウェア ライセンスコストを実際の使用状況に基づいて資産を消費しているエンティティに割り当てることでコストを回収する方法としています。
上記の定義をもとに、このブログで取り上げたいのは、実際の使用量を計測することで、いかに説明責任と効率性の文化を構築するか、そしてITチャージバックシステムの確立がいかにコスト管理戦略をサポートするか、という2つの主要な考え方です。
説明責任と効率性を重視する企業文化の構築
企業文化の変革は難しい課題です。一朝一夕にできることではありませんし、導入する変革が、リソースの活用方法について社員に責任を持たせることを含む戦略を必要とする場合は、なおさらです。
そのためには、十分な知識を持った従業員、協力的な経営陣、明確な方針、そして明確な目標が必要です。
明確な目標の設定
なぜ、ITチャージバックを組織に導入したいのですか？
業務にどのような付加価値を与えることができるのか？
生産目標を達成するために、なぜ透明性が重要なのでしょうか？
説明責任と効率性の文化を構築し始めるには、提案する変革がなぜ会社にとって重要なのかを答えられるようにする必要があります。
従業員のモチベーションを維持する
新しい取り組みを成功させるためには、従業員が組織そのものであるため、従業員のサポートが必要です。
したがって、チャージバックシステムの導入が従業員の働き方にどのような影響を与えるかについて、従業員に十分な情報を提供することが重要である。
情報キャンペーンを実施する。例えば、従業員のタイムシートの延長線上にあるようなものです。
タイムシートで作業時間を把握するように、チャージバックシステムでは、どのツールをどれくらいの時間使ったかという情報を追加します。
また、この透明性は、彼らが仕事でより成功するために活用できることを付け加えることもできます。トレーニングの必要性を特定したり、生産性を阻害するライセンス拒否のケースを減らしたりするのに役立ちます。
上層部の支持を得る
チャージバックプロジェクトの主な目的は、あるアクティビティのソフトウェア コストを報告できるフレームワークを構築することである。
さらにマッシモは、各ユーザーに関連するコストは関係なく、集計された支出を計算するための出発点に過ぎないと説明する。
そのため、チャージバックやショーバックのフレームワークを導入する価値は、経営陣に総費用の適切な説明を提供し、教育的でデータ駆動型の意思決定を行えるようにすることだと述べています。
コストの配分は透明性のある文化を育み、結果として生産性と競争力を向上させます。
この競争力は、生産者と生産者の対立にとどまらず、各部門が自らのコスト管理に努めることで、社内の顧客間の健全な競争を促進することもできる。
明確なポリシーの設定
すべての組織は、ソフトウェア ツールのコストを分担するための一連のルールを持っています。Massimoは、明確に定義されたポリシーと集中的なデータがない企業は、ビジネスモデルにマッチしない集計を使用してコストを割り当てる危険性があると説明しています。
ITコスト削減のための仕組みづくり
Heizerら（2020）は、一部の企業は、資源の最大化と有効活用に焦点を当てた低コスト戦略を使って互いに競争していると述べています。
経営者として、高価なエンジニアリングの購入によって発生するITコストを削減したいのであれば、ソフトウェア 、投資効果を最大限に発揮できるITチャージバックシステムの導入を検討してください。
ITチャージバックは、一般的なソフトウェア 、エンジニアリングソフトウェア 、違いはあるのでしょうか？
技術的な観点から見れば、両者は非常によく似ています。しかし、ビジネスの観点から見た場合、その違いは多く、重要であるとマッシモは言う。
ここでは、彼の事例を紹介します。
一般的な場合ソフトウェア:
- 給与計算、簿記、そして多くの場合、ERPシステムはビジネスにおける必需品と考えられています。したがって、これらのアプリケーションのコストは、組織単位で共有されるものではありません。彼らは、ビジネスを行うために会社の費用の不可欠な部分です。何があっても必要なものなのです。
- MSオフィスなどのオフィス生産性ツールは、通常、オフィスの家賃や暖房・空調のコスト負担と同様に、各従業員に関連するコストとみなされます。これらのサービスにかかる費用は、人数ベースで組織単位で分担されます。
エンジニアリングの場合ソフトウェア:
- エンジニアリングのコストソフトウェア は、それが使用されるプロジェクトの構成要素であると考えられている。多くの場合、製品コストの一要素になる。この種のソフトウェア の値付けは、企業の競争力を維持するために、発生したコストを回収することを経営陣に強いる。エンジニアリングのコストを適切に管理するためには、ソフトウェア 、使用ベースのコストがどのように配分されるかについて、よりきめ細かく対応できる柔軟な枠組みが必要である。このため、チャージバックのフレームワークの導入は、この種のソフトウェア に大きく依存する企業に適合している。
組織に蓄積されたデータの構築
公平で効果的なチャージバックシステムを導入するためには、データの正確性が必須となります。
つまり、1つのデータセットだけを見ていてはいけないということです。ソフトウェア ライセンス管理の文脈では、さまざまなソースから真のアクティブな使用量を取得すること、ユーザー数とデバイス数の正しいインベントリを確保すること、ライセンス契約の種類を決定すること、正しいコスト情報を取得すること、などがこれに当たります。
ITチャージバックの手法を確立する
このブログでは、ITチャージバックモデルについて広範に論じることはできませんが、ここでは、作り始めるために必要な基本的な要素を簡単に紹介します。
コストジェネレーター、コストセンター、アロケーションモデル、そしてもちろん、インボイスレポートです。
コストジェネレーター - この言葉から、組織にコストをもたらす資産を対象とすることが直感的に理解できる。
データ収集の対象となる施設、サーバー、ソフトウェア 、スタッフ、その他のIT資産を特定する。
コストセンター - 予算を配分する部門、プロジェクト、ユーザーグループ、その他あらゆるグループやエンティティを指します。
インボイスレポート- この には、最低限、資産名、使用した配分モデル、測定単位、資産の原価が含まれている必要があります。
アロケーションモデル- これはITチャージバックの計算式で、組織のニーズによって異なります。
ライセンス契約の種類や使用するストレージの容量など、さまざまな指標を確認することも含まれます。
また、課金頻度や、プロジェクトごとに必要なカスタマイズに応じて適用するフィルターの種類も決めておく必要があります。
ITチャージバックがもたらすメリットにもかかわらず、その導入に苦慮している組織もある。
マッシモは、チャージバックフレームワークは単に利用状況を追跡するだけではないからだと述べています。
管理者は、資産の使用状況を購入コストと関連付ける必要があり、そのためには現在導入している原価計算モデルを見直す必要がある場合が多いという。
この複雑さには、このトピックに精通した専門家が必要です。使用量を追跡できるソリューションがあっても、データを組み合わせて関連する数値に変換できる専門家がいなければ、フレームワークの設定に遅れが生じたり、最悪の場合、誤った計算による紛争が発生したりする可能性があります。
このような知識はなかなか市場に出回らないので、長年の業界経験を持つベンダーが望ましいと思います。
Open iT は、お客さまとともに、お客さまのニーズに合った最適なソリューションを構築していきます。
ITチャージバックではなく、ITショーバックを検討中
チャージバックの取り組みをサポートするために、データを集め、ケースを構築する時間が必要な企業もあります。
ゆっくりと物事を進めたいマネージャーは、代わりにショーバック・システムの採用を検討すべきです。マッシモは、ソフトウェア ライセンス管理において、ITショーバックとITチャージバックは互いに非常に似ていると説明する。
どちらも同じインプットからスタートします。ソフトウェア 利用率、ソフトウェア コスト、そしてお客様のニーズにマッチするデータの集計です。しかし、その違いは、情報の使い方にあります。
チャージバックでは、取得したデータをIT資産の利用者への請求に使用し、ツールを利用可能にするために維持されたコストを回収することを目的としている。このプロセスは、組織の内部/外部の顧客との金銭的な取引で終了する。
一方、ITショーバックは、単にツールの使用に伴うコストについて組織内に認知させることが目的であり、実際の金銭的な取引は発生しない場合に好ましい選択肢となります。
そして、管理者はこの追加情報をもとに、効率性の向上やコスト削減のための戦略を立てることができます。
IT資産管理プログラムへのITチャージバックまたはショーバックの追加にご興味がある方は、マッシモ・ダル・ベッキオに30分間の無料コンサルテーションをご予約ください。
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Open iT は、このようなソリューションの提供において、さまざまな業種のお客様と長年にわたる経験を有しています。