Las empresas que se esfuerzan por incorporar la rendición de cuentas y la responsabilidad en sus procesos cosechan beneficios que contribuyen positivamente a su objetivo de crear y maximizar valor.
Los avances tecnológicos facilitan a los directivos la aplicación de estrategias centradas en introducir cambios en su cultura organizativa para mejorar la eficiencia y generar ahorros de costes.
El contracargo informático es una de esas estrategias.
¿Qué es la devolución de gastos de TI?
Uno de los ejemplos de cómo la tecnología está ayudando a dar forma a las organizaciones es cómo los directivos pueden agregar distintos tipos de datos para identificar, rastrear e imputar los costes de TI a actividades o unidades de negocio específicas.
Open iT En el contexto de la gestión de licencias de software de ingeniería, Massimo Dal Vecchio, Director de Desarrollo de Negocio, define el chargeback de TI como una forma de recuperar costes asignando los costes de las licencias de software a las entidades que consumen el activo en función del uso real.
Utilizando la definición anterior, las dos ideas principales que queremos cubrir en este blog son cómo la medición del uso real construye una cultura de responsabilidad y eficiencia y cómo el establecimiento de un sistema de devolución de cargos de TI apoya las estrategias de gestión de costes.
Crear una cultura de responsabilidad y eficacia
Transformar la cultura de su empresa es una tarea ardua; no se hace de la noche a la mañana, más aún si el cambio que está introduciendo requiere estrategias que incluyan responsabilizar a las personas de cómo están utilizando los recursos.
Requiere empleados bien informados y comprometidos, una dirección que les apoye, políticas bien definidas y un objetivo claro.
Identificar un objetivo claro
¿Por qué quiere introducir el IT chargeback en su organización?
¿Cómo puede añadir valor a sus operaciones?
¿Por qué es importante la transparencia para alcanzar los objetivos de producción?
Para empezar a crear una cultura de responsabilidad y eficacia, debe ser capaz de responder por qué el cambio que propone es importante para la empresa.
Mantenga el compromiso de sus empleados
El éxito de cualquier nueva iniciativa requiere el apoyo de sus empleados, ya que ellos son, en esencia, la propia organización.
Por lo tanto, es importante que los empleados estén bien informados sobre cómo afectará a su forma de trabajar la implantación de un sistema de devolución de cargos.
Hacer campañas de información. Massimo sugiere establecer una analogía; por ejemplo, puede verse como una extensión de la hoja de horas de un empleado.
Al igual que las hojas de horas se utilizan para controlar en qué empleamos nuestro tiempo de trabajo, un sistema de facturación añade información sobre qué herramientas utilizamos y durante cuánto tiempo.
También puede añadir que esta transparencia puede utilizarse para ayudarles a tener más éxito en su trabajo. Puede ayudar a identificar las necesidades de formación o a reducir los casos de denegación de licencias, que pueden obstaculizar su productividad.
Conseguir el apoyo de la alta dirección
El objetivo principal de un proyecto de chargeback es construir un marco en el que se pueda informar del coste del software para una actividad determinada.
Massimo explica además que el coste asociado a cada usuario no es relevante; sólo es un punto de partida para calcular el gasto agregado.
Por lo tanto, afirma que el valor de implantar un marco de chargeback o show-back es proporcionar a la dirección una cuenta adecuada de los gastos totales para que puedan tomar decisiones fundamentadas y basadas en datos.
La imputación de costes fomenta una cultura de transparencia y, en consecuencia, mejora la productividad y la competitividad.
Esta competitividad no se limita a la rivalidad entre productores; también puede fomentar una sana competencia entre clientes internos, ya que cada departamento se esfuerza por gestionar sus propios costes.
Establecer políticas bien definidas
Todas las organizaciones tienen un conjunto de normas para compartir los costes de las herramientas de software. Massimo explica que las empresas que carecen de políticas bien definidas y datos centrados corren el riesgo de asignar costes utilizando agregaciones que no se ajustan a su modelo de negocio.
Creación de un sistema de reducción de costes informáticos
Heizer et al. (2020) afirman que algunas empresas compiten entre sí utilizando estrategias de bajo coste que se centran en maximizar y utilizar los recursos de forma eficaz.
Como gestor, si desea reducir los costes informáticos derivados de la adquisición de costosos programas informáticos de ingeniería, considere la posibilidad de implantar un sistema de devolución de gastos informáticos que le permita rentabilizar al máximo su inversión.
¿Existe alguna diferencia entre la devolución de gastos de TI para software general y software de ingeniería?
Desde un punto de vista técnico, son muy similares. Sin embargo, si se mira desde el punto de vista empresarial, Massimo afirma que las diferencias son muchas e importantes.
He aquí algunos de sus ejemplos.
En el caso del software general:
- Las nóminas, la contabilidad y, en muchos casos, los sistemas ERP se consideran necesidades de la empresa. Por lo tanto, los costes de estas aplicaciones no se reparten entre las unidades organizativas. Son parte integrante de los gastos de la empresa para hacer negocios. Son necesarios pase lo que pase.
- Las herramientas de productividad ofimática, como MS Office, suelen considerarse costes asociados a cada empleado, similares a su parte del alquiler de la oficina o la parte de los costes de calefacción / aire acondicionado. Los costes de estos servicios se reparten entre las unidades organizativas en función del número de empleados.
En el caso del software de ingeniería:
- El coste del software de ingeniería se considera un componente del proyecto para el que se utiliza. En muchos casos, se convierte en un elemento del coste del producto. El precio de este tipo de software obliga a la dirección a recuperar el coste incurrido para mantener la competitividad de la empresa. Para gestionar adecuadamente el coste del software de ingeniería, necesitamos un marco más flexible que pueda proporcionar una mayor granularidad sobre cómo se asignan los costes basados en el uso. Por ello, la implantación de un marco de devolución de costes se adapta a las empresas que dependen en gran medida de este tipo de software.
Aumente el acervo de datos de su organización
Para implantar un sistema de devoluciones justo y eficaz, es imprescindible que los datos sean exactos.
Esto significa que no debemos fijarnos sólo en un conjunto de datos. En el contexto de la gestión de licencias de software, esto significa obtener el verdadero uso activo de distintas fuentes, garantizar el inventario correcto del número de usuarios y dispositivos, determinar el tipo de acuerdo de licencia y recuperar la información correcta sobre costes, entre otras cosas.
Establezca su metodología de devolución de gastos de TI
Aunque en este blog no podemos hablar extensamente del modelo de devolución de cargos de TI, aquí le ofrecemos una rápida visión general de los elementos básicos que necesita para empezar a confeccionar uno.
Se trata del generador de costes, el centro de costes, el modelo de imputación y, por supuesto, el informe de facturación.
Generadores de costes - Sólo por el término en sí, uno puede saber instintivamente que esto cubre los activos que aportan costes a la organización.
Identifique las instalaciones, los servidores, el software, el personal y otros activos informáticos de los que se recogerán los datos.
Centros de costes - Pueden ser departamentos, proyectos, grupos de usuarios o cualquier otro grupo o entidad a los que se asigne el presupuesto.
Informe de facturas - Como mínimo, este debe incluir el nombre del activo, el modelo de asignación utilizado, la unidad de medida y el coste del activo.
Modelos de asignación - Esta es la fórmula de devolución de gastos de TI, y varía en función de las necesidades de cada organización.
Incluye la identificación de las diferentes métricas, como el tipo de acuerdo de licencia o el volumen de almacenamiento utilizado.
También debe determinarse la frecuencia de facturación, así como los diferentes filtros que deben aplicarse en función de la personalización necesaria para cada proyecto.
A pesar de las ventajas que se pueden obtener de la devolución de gastos de TI, algunas organizaciones siguen teniendo dificultades para implantarla.
Massimo afirma que esto se debe a que un marco de devolución de cargos va más allá del simple seguimiento del uso.
Según él, los gestores tienen que vincular el uso de los activos a su coste de adquisición, y eso a menudo exige revisar el modelo de cálculo de costes vigente.
Esta complejidad requiere un experto que conozca bien el tema. Puedes tener una solución que te permita hacer un seguimiento del uso; sin embargo, sin un experto que pueda combinar y traducir los datos a cifras relevantes, podría haber retrasos en la configuración del marco o, lo que es peor, disputas debido a cálculos incorrectos.
Estos conocimientos no se encuentran fácilmente en el mercado, por lo que un proveedor con años de experiencia en el sector es una opción preferible.
Open iT trabaja junto a sus clientes para configurar la mejor solución a sus necesidades.
Considerar el IT showback en lugar del IT chargeback
Algunas empresas necesitan tiempo para recopilar los datos y construir su caso para apoyar sus iniciativas de devolución de cargos.
Los directivos que quieran tomarse las cosas con calma deberían plantearse adoptar un sistema de showback. Massimo explica que, en la gestión de licencias de software, el IT showback y el IT chargeback son muy similares entre sí.
Ambos parten de los mismos datos: utilización del software, coste del software y agregación de datos que se ajusten a las necesidades del cliente. Sin embargo, la diferencia radica en cómo se utiliza la información.
En el chargeback, los datos adquiridos se utilizan para facturar a los usuarios de los activos informáticos con el objetivo de recuperar el coste sostenido por la puesta a disposición de las herramientas. El proceso termina con una transacción financiera con los clientes internos/externos de la organización.
Por otro lado, el IT showback es la opción preferida cuando el objetivo es simplemente concienciar a la organización sobre los costes que implica el uso de las herramientas, pero no genera ninguna transacción financiera real.
Los directivos pueden utilizar esta información adicional para mejorar su eficiencia y crear estrategias de reducción de costes.
Si está interesado en añadir IT chargeback o showback a su programa de gestión de activos de TI, programe hoy mismo una consulta gratuita de 30 minutos con Massimo Dal Vecchio.
Open iT cuenta con muchos años de experiencia en este tipo de soluciones y trabaja con clientes de sectores verticales muy diversos.
