Umwandlung von Open iT-Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse

[2:50] Mae: Guten Morgen, guten Nachmittag und guten Abend an alle. Dies ist das Webinar von Open iT mit dem Titel „Umwandlung von Open iT-Rohdaten zur Softwarenutzung in umsetzbare Erkenntnisse“. Mein Name ist Mae und ich werde heute Ihre Moderatorin sein. Lassen Sie uns gemeinsam lernen, wie Sie Berichte und Dashboards erstellen, um die Nutzung Ihrer Softwarelizenzen zu überwachen und zu analysieren – beispielsweise Administratorberichte zum gesamten Softwarelizenzverbrauch, zur Compliance und zu den Kosten, Managerberichte zur Teamleistung und zum Budgetvergleich sowie Produktmanagementberichte zum Portfolioverbrauch und zu Nutzungsmustern. Bevor wir beginnen, möchte ich Sie alle ermutigen, Fragen zu stellen. Geben Sie diese einfach in das Chat-Feld ein, und unser Referent wird sie während der Frage-und-Antwort-Runde beantworten. Sollten wir nicht die Gelegenheit haben, alle Fragen zu beantworten, oder sollten Fragen bestehen, die einer weiteren Klärung bedürfen, können Sie sicher sein, dass wir diese an Sagi weiterleiten und uns per E-Mail oder über LinkedIn bei Ihnen melden werden, um diese Anfragen zu beantworten.

[3:52] Als Lösungsarchitekt hat unser Referent eine Mission: Ergebnisse zu liefern, die seinen Kunden einen Mehrwert bieten. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung im Bereich Kundenbeziehungsmanagement und hat bereits mit namhaften Kunden aus verschiedenen Branchen zusammengearbeitet, um ihnen dabei zu helfen, ihre Ziele zu erreichen, indem er ihre Software-Investitionen optimal nutzt. Begrüßen wir Sagi Reuven.

[4:18] Sagi: Vielen Dank, Mae. Ich möchte Ihnen nun einen praxisorientierten Bericht vorstellen, der Ihnen Einblicke in die Nutzung Ihrer Engineering-Lizenzen verschafft. Ich werde Ihnen hier einige Berichte zeigen, die sich mit verschiedenen Fragen befassen, die im Tagesgeschäft, bei der Beschaffung neuer Lizenzen und so weiter häufig auftauchen. Wie Sie wissen, sammelt Open iT Informationen von allen verschiedenen Lizenzservern in Ihrem Unternehmen und stellt sie in verschiedenen Schnittstellen bereit. Eine davon, auf die ich mich heute konzentrieren werde, ist Power BI. Sie können jedes beliebige BI-Tool verwenden, sogar Excel, da Open iT die sogenannte OLAP-Cube-Technologie nutzt, die im Grunde der Industriestandard für die Datenanalyse ist.

[5:10] Was erhalten wir also? Zunächst einmal einen Überblick darüber, was im System vor sich geht: Wie viele Lizenzen ich habe, wie viele davon gleichzeitig genutzt werden und wie hoch meine Gesamtauslastung ist. Sie können verschiedene Dashboards erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen, und verschiedene KPIs definieren, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation oder die Anforderungen Ihrer Führungskräfte zugeschnitten sind. Wir nutzen nun Business-Intelligence-Tools zur Darstellung der Daten, da wir dadurch einen besseren Einblick in die vorhandenen Rohdaten zur Nutzung erhalten. So können wir diese Rohdaten nach Belieben aggregieren – nach Standort, Abteilung oder Unternehmen – und so jene KPIs ermitteln, die sich auf Basis der Lizenztypen nur sehr schwer erstellen lassen. Bei einer Netzwerk-Concurrent-Lizenz kann die Berechnung schwierig sein, während Open iT dies problemlos bewältigt.

[6:25] Neben der Anzeige der Daten und der maximalen Lizenzauslastung stellt sich die Frage: Verfüge ich über genügend Lizenzen, oder benötige ich weitere? Nun, wir können noch einen Schritt weiter gehen und verschiedene Simulationen sowie „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchführen, die Ihnen wirklich dabei helfen, ein besseres Verständnis dafür zu gewinnen, was für Ihr Unternehmen auf der Grundlage Ihrer Lizenznutzungsmuster am besten ist.

[6:55] Lassen Sie mich Ihnen nun diesen ersten Bericht vorstellen. Es handelt sich um eine LAN-gegen-WAN-Simulation. Wir hatten einen Kunden, der über 11 verschiedene Lizenzserver verfügte, auf denen jeweils lokale Lizenzen installiert waren. Das bedeutet, dass ein französischer Lizenzserver nur französische Nutzer bedienen kann, die jeweils einer bestimmten Zone zugeordnet sind. Der Kunde stellte daher die Frage: Wäre es besser, nur einen einzigen Server mit globalen Lizenzen zu nutzen? Also haben wir die Zahlen durchgerechnet. Im Grunde genommen sehen Sie hier in den übereinander gestapelten Balken die verschiedenen Lizenzserver – die lokalen Server zusammen – und können erkennen, wie hoch deren Auslastung war. Wenn wir jedoch stattdessen eine globale Lizenz hätten und diese auf die historischen Daten anwenden würden – wenn also alle denselben Lizenzpool nutzen würden –, wie viele Lizenzen würden dann verwendet werden und wie hoch wäre die maximale Auslastung? Das sehen Sie hier an der roten Linie, die eine Reduzierung der Auslastung um etwa 15 bis 20 % anzeigt. Nun ist eine globale Lizenz zwar etwas teurer als lokale Lizenzen, aber in diesem Fall hat sich herausgestellt, dass es rentabler wäre, nur einen globalen Lizenzserver zu nutzen, anstatt 11 zu betreiben.

[8:52] Ich habe nun über concurrent Lizenzen und Netzwerklizenzen gesprochen, aber möglicherweise haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Mischung aus verschiedenen Softwarelizenzen oder -versionen und möchten den Überblick behalten. Dieser Bericht kann also folgende drängende Fragen beantworten: Wie viele Lizenzen benötige ich von jedem Typ? Wie viele Netzwerklizenzen im Vergleich zu namentlich gebundenen Lizenzen werde ich benötigen? Nehmen wir an, Sie nutzen MathWorks, und MathWorks stellt manchmal neben Netzwerklizenzen auch einen Pool an namentlich gebundenen Lizenzen zur Verfügung. Wie sieht die für Sie optimale Mischung aus? Nun, Sie können die Daten auswerten und feststellen, dass einige Benutzer ihre namentlich zugewiesene Lizenz gar nicht wirklich nutzen – vielleicht nur an einem Tag im Jahr. Diese Benutzer könnten in den Pool für Floating-Lizenzen verschoben werden, wodurch die namentlich zugewiesene Lizenz für jemanden freigewendet wird, der sie tatsächlich nutzt. Und Sie können einen Benutzer aus dem Floating-Lizenz-Pool herausnehmen und ihm eine namentlich zugewiesene Lizenz zuweisen, da er diese jeden Tag den ganzen Tag über nutzt.

[9:59] Sie möchten auch den Überblick über die verschiedenen Versionen behalten. Wie Sie wissen, veröffentlichen alle Anbieter jedes Jahr – je nach Anbieter auch alle sechs Monate – neue Versionen. So können Sie nachverfolgen, welche Hostnamen tatsächlich noch diese alten Versionen verwenden, um diese dann zu deinstallieren und durch neue zu ersetzen. Denn vielleicht möchten Sie diesen Server außer Betrieb nehmen, aber die Nutzer verwenden noch immer die alte Version, wodurch Sie die Compliance-Vorgaben nicht ganz erfüllen.

[10:40] Aber gehen wir noch einen Schritt weiter. Sobald wir die Kosten in das System eingepflegt haben – also den Vertrag, die Zuteilungen und die Preise der verschiedenen Lizenzen –, können wir Berichte erstellen, die nicht nur auf der Nutzung, sondern auch auf den Kosten basieren, d. h. wie viel Sie für die Lizenzen bezahlt haben und nicht nur, wie viel Sie genutzt haben. Darüber hinaus können wir verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien und Prognosen erstellen, die Ihnen helfen, drängende Fragen zur Beschaffung zu beantworten.

[11:35] Als Beispiel haben wir einen Kunden, der mit einem ungewöhnlichen Fall zu uns kam. Der Anbieter Bentley bot ihm eine neue Art von Lizenz an, den sogenannten „15-Minuten-Filter“ – ein neues Lizenzmodell. Man hatte also die alte und die neue Variante zur Auswahl. Das bedeutet: Wenn jemand Bentley öffnete und die Anwendung innerhalb von 15 Minuten wieder schloss, wurde keine Lizenz belegt. Wenn wir das nun auf historische Daten anwenden: Wie viel würden wir tatsächlich einsparen, wenn wir uns für das neue Lizenzmodell entschieden hätten? Hier sehen wir in Schwarz das neue Lizenzmodell und in Grün das alte. Deutlich erkennbar ist, dass sich die Lizenznutzung um etwa 10 % reduziert, was das Modell rentabler macht und dadurch Einsparungen von etwa einer Viertelmillion Dollar ermöglicht.

[12:38] Wir erfassen nun nicht nur die Sitzungen, die einzelnen Benutzer und die gleichzeitig genutzten Lizenzen, sondern auch verschiedene Tokens und deren Kosten. Das bedeutet, dass Sie mit Open iT Informationen sammeln und an einem Ort bündeln können – und zwar für alle Ihre verschiedenen Engineering-Lizenzen, nicht nur für Floating-Lizenzen und nicht nur für namentlich gebundene Lizenzen, sondern für alle. Das geht sogar so weit, dass wir auch Dongle-basierte Lizenzen verwalten und überwachen können. Wenn Sie also keinen Lizenzmanager dafür haben, handelt es sich um einen Dongle, den Sie als Endnutzer an Ihren PC anschließen – und schon haben Sie die Lizenz. Wie lässt sich das nachverfolgen? Nun, Open iT kann auch das nachverfolgen. Anstatt die Lizenzserver zu überwachen, verfolgen wir dies direkt auf der Workstation selbst und stellen verschiedene Berichte bereit, aus denen hervorgeht, wer die Anwendung besitzt, wer sie nutzt, wie lange, alles – ob mit oder ohne Seriennummer usw.

[14:05] Zu guter Letzt wissen Sie vielleicht, dass Open iT drei verschiedene Ebenen umfasst. Ebene eins erfasst das Ein- und Auschecken von Lizenzen vom Lizenzserver. Ebene zwei erfasst, ob die Benutzer die von ihnen ausgecheckte Lizenz tatsächlich genutzt haben. Und Ebene drei ist die nächste logische Konsequenz: Im Grunde wird die Anwendung gesperrt und die Lizenz zurück in den Pool gegeben, damit andere sie nutzen können. Was bringt uns das also? Wir können Berichte erstellen, die Ihnen die Aktivität im Vergleich zur Inaktivität im Zeitverlauf aufzeigen – und zwar nicht nur, wie lange die Lizenzen aktiv oder inaktiv waren, sondern auch, ob sie gesperrt waren und wie lange sie gesperrt blieben.

[15:17] Was Open iT also leisten kann, baut auf diesen Daten auf, denn wie Sie in jedem Bericht gesehen haben, werden die Daten zwar als historische Nutzungsdaten dargestellt, aber wir verfügen auch über Simulationen und Berechnungen, die darauf aufbauen. Auf der Grundlage von Ebene 2 können wir also Effizienzberichte erstellen, die Ihnen im Wesentlichen die Zeitangaben für jede Ebene liefern. Das bedeutet: Zwei Personen, die gleichzeitig arbeiten – das kommt häufig vor –, aber 56 Personen, die gleichzeitig arbeiten – das kommt so gut wie nie vor, nämlich nur in 0,6 % der Fälle, was sehr vernachlässigbar ist. So wird uns die tatsächliche Anzahl der benötigten Lizenzen deutlich. Wo liegt nun der Haken? Dies basiert auf Daten aus Stufe zwei. Das heißt: Wenn niemand seine Lizenzen ungenutzt lassen würde – also wenn man Stufe drei startet und diese Lizenzen zurückholt –, wie viele Lizenzen würde man dann tatsächlich benötigen? Wenn man also die Effizienz überprüft, stellt man möglicherweise fest, dass man zwischen 10 und 20 % seines Lizenzportfolios reduzieren kann, einfach weil man vielleicht ein paar Lizenzen hat, die überflüssig sind und so gut wie nie genutzt werden. Wenn wir also beispielsweise eine Effizienz von 99 % erreichen möchten, reichen 54 oder 52 Lizenzen aus – wir brauchen gar nicht so viele. Bei einer Auslastung von 95 % benötigen wir lediglich etwa 44 Lizenzen. Was wir nun aus den Effizienzberichten in der Regel ablesen können, ist eine Kostensenkung zwischen 10 und 20 %.

[17:17] Nun können Sie sich diese Daten auf viele verschiedene Arten anzeigen lassen. Wie Sie gesehen haben, gibt es Balkendiagramme, Liniendiagramme und Heatmaps – wie hier zu sehen –, die uns die Wochentage und die Tageszeiten zeigen und verdeutlichen, wie sich die Nutzungsmuster über die Woche verteilen. Nehmen wir dies als Beispiel: Ich stelle fest, dass am Wochenende eine gewisse Nutzung stattfindet, was überprüft werden sollte. Außerdem gibt es eine gewisse Nutzung außerhalb der Arbeitszeiten. Das bedeutet, dass Nutzer entweder Anwendungen einfach öffnen und bis zum nächsten Tag offen lassen – ein Verhalten, das Sie möglicherweise ändern möchten – oder sie sogar das ganze Wochenende über offen lassen, damit sie sie am Montag wieder vorfinden, wenn sie zurückkommen – ebenfalls ein Verhalten, das Sie möglicherweise ändern möchten. Auf der Grundlage der Open iT-Rohnutzungsdaten können Sie umsetzbare Erkenntnisse gewinnen, die wir in verschiedenen Schnittstellen darstellen – unser Favorit ist Power BI, aber Sie können auch Tableau, ClickSense, Excel, SSRS-Berichte oder jedes andere Tool verwenden.

[18:41] Also gut, dann überlasse ich es jetzt euch. Wenn ihr Fragen an mich habt zu dem, was ihr gesehen habt, zu Open iT oder zur Datenerhebung, dann nur zu.

[18:57] Mae: Vielen Dank, Sagi, für diesen aufschlussreichen Vortrag. Wir haben hier mehrere Fragen von unseren Teilnehmern, und wenn Sagi bereit für die Frage-und-Antwort-Runde ist, können wir jetzt beginnen. Okay, Sagi, hier ist deine erste Frage: Muss ich die Verknüpfungen zwischen den Tabellen des OLAP-Cubes manuell herstellen?

[19:31] Sagi: Nein, das Besondere am OLAP-Cube ist, dass alles in einem einzigen Cube gebündelt ist. Ein OLAP-Cube enthält im Grunde verschiedene Dimensionen und Kennzahlen. Diese sind atomar, das heißt, sie sind standardmäßig miteinander verknüpft. Wenn Sie also Power BI, Tableau oder ein anderes BI-Tool verwenden, das eine Verbindung zu SQL Server Analysis Services herstellen kann, werden alle Verknüpfungen automatisch abgerufen. Sie müssen also nicht alle verschiedenen Datentypen und Datenpunkte definieren – Power BI erledigt das automatisch.

[20:16] Mae: Vielen Dank. Hier ist eine weitere Frage: Welche anderen Datenquellen kann ich mithilfe von Power BI in Open iT integrieren?

[20:35] Sagi: Eine der Stärken von Business-Intelligence-Tools ist also die Möglichkeit, viele Datenquellen zu integrieren. Sie verfügen also über Rohdaten zur Nutzung aus Open iT, aus denen Sie Berichte erstellen können, aber Sie können diese um weitere Datenquellen wie ERP-Systeme oder Ticketingsysteme ergänzen; Sie können Datenbanken wie Active Directory hinzufügen, wenn Sie tiefere Einblicke in die Nutzer gewinnen möchten. Power BI und andere BI-Tools bieten Ihnen viele verschiedene Integrationsmöglichkeiten. So können Sie beispielsweise bei Active Directory eine Verknüpfung zum Benutzernamen herstellen, beim ERP-System eine Verknüpfung zur Funktionsbezeichnung und beim Ticketingsystem wiederum eine Verknüpfung zu den Benutzern. All dies kann Ihnen helfen, viel bessere Einblicke und eine hervorragende Transparenz in Ihre Lizenzumgebung zu gewinnen.

[21:44] Mae: Danke, Sagi. Und noch eine dritte Frage: Kann Open iT Dongle-basierte Lizenzen nachverfolgen?

[21:59] Sagi: Ja, wir können das nachverfolgen, wie ich bereits gezeigt habe. Die Nachverfolgung erfolgt nicht nur über einen Lizenzserver, da wir hier nicht unbedingt einen Lizenzmanager haben. Bei einem Lizenzmanager überwachen wir einfach die Protokolldateien, den lmgrd, und führen mehrere Befehle aus, um die Informationen aus den Protokollen des Lizenzservers zu extrahieren. Bei Dongle-basierten Lösungen installieren wir die Client-Komponente hingegen auf der Workstation des Endbenutzers. Nun können Sie diesen Client Arbeitsstation für Arbeitsstation einführen – „Weiter, Weiter, Weiter, Weiter“ – und alle manuell installieren, oder Sie können SCCM verwenden und sie im Hintergrund im Rahmen der Gruppenrichtlinien Ihrer Benutzer installieren, sodass diese ihr System starten und den Client bereits vorinstalliert vorfinden, ohne überhaupt zu wissen, dass er installiert ist. Der Client läuft im Hintergrund und sammelt Informationen über Prozesse, die gestartet und beendet werden, wobei er Ihnen die Start- und Endzeiten sowie alle damit verbundenen Berechnungen für diese donglebasierte Lizenz liefert. Wir nutzen dies mit CodeMeter, mit einigen HASP-Lizenzen und vielen weiteren Anbietern, die diese Funktion bereitstellen. Wir legen also fest, welche Prozesse verfolgt werden sollen. Im Grunde wird in der Kernkomponente an alle Clients übermittelt, welche Funktion bzw. welchen Prozess wir verfolgen, und diese Informationen fließen in denselben Datensatz ein, den Sie für Netzwerk- oder benannte Lizenzen verwenden. Es befindet sich im selben Datensatz, es handelt sich jedoch nicht um eine Funktion oder ein Paket, sondern um einen Handle. Auf diese Weise können Sie zwischen diesen unterscheiden.

[23:56] Mae: Super. Und nun zur vierten Frage: Müssen wir bei Power BI bleiben, oder kann ich es auch mit anderen BI-Tools nutzen?

[24:10] Sagi: Sie müssen sich also nicht auf Power BI beschränken, sondern können jedes beliebige BI-Tool verwenden. Wie bereits erwähnt, laden wir die Daten in einen OLAP-Cube, und alles, was auf einen OLAP-Cube zugreifen kann, können Sie hier nutzen. Die meisten Business-Intelligence-Tools, Excel und alle Datenanalyse-Tools stellen automatisch eine Verbindung zum OLAP-Cube her und ermöglichen es Ihnen, sofort mit der Erstellung von Berichten zu beginnen. Bei manchen Anwendungen läuft das vielleicht etwas anders ab, bei anderen ist möglicherweise etwas mehr manuelle Konfiguration im Backend erforderlich, aber unser Favorit ist Power BI, und wir haben mehrere Vorlagen, mit denen Sie sofort loslegen können. Sie müssen den Bericht nicht selbst erstellen; Sie können ihn entweder von uns erstellen lassen, unsere bereitgestellten Dashboards nutzen oder – falls Sie ihn selbst erstellen möchten und lediglich Hilfe und Unterstützung bei der Erstellung der Berichte benötigen, z. B. bei der Frage, welche Daten Sie für diesen Bericht benötigen oder wie Sie diese filtern – können wir Ihnen ebenfalls helfen, den Open iT-Datensatz zu verstehen.

[25:34] Mae: Vielen Dank, Sagi. Und hier haben wir noch eine weitere Frage: Welche Vorteile bietet Power BI gegenüber anderen Datenanalyse-Tools?

[25:51] Sagi: Ich würde also sagen, es ist die nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Tools. Power BI lässt sich sehr gut in das Microsoft 365-Paket integrieren, also gut mit Teams, mit Outlook und mit allem anderen. Das ist meiner Meinung nach einer der Vorteile, die es gegenüber anderen Lösungen hat. Darüber hinaus ist die Bedienung sehr einfach – Power BI ist viel benutzerfreundlicher. Die Konfiguration ist einfach – wie ich bereits sagte, erfordern manche Lösungen für OLAP etwas manuellen Aufwand, während bei Power BI keinerlei Aufwand erforderlich ist: Einfach auf „Weiter“ klicken, schon ist alles da und man kann loslegen. Und die Vielzahl der integrierbaren Datenquellen: Tableau lässt sich vielleicht mit Active Directory, einigen ERP-Systemen, vielleicht Google oder Ähnlichem integrieren, aber Power BI lässt sich problemlos mit vielen Systemen verbinden – Azure, SQL Server Analysis Services und all den verschiedenen Datenbankdiensten von Microsoft. Im Grunde lässt es sich leicht in die Suite integrieren und bietet nach unseren Erfahrungen mehr Integrationsmöglichkeiten als andere Tools.

[27:31] Mae: Super, vielen Dank, Sagi. Wir warten eigentlich noch auf eine weitere Frage, aber falls diese nicht mehr eingeht, würde ich dich gerne bitten, unseren Zuschauern zum Abschluss dieses Webinars noch ein paar abschließende Worte mit auf den Weg zu geben.

[27:50] Sagi: Ja, im Grunde sollte man wissen, was man hat und wie gut es genutzt wird. Dann kann man die Lizenznutzung optimieren, denn es macht keinen Sinn, für Lizenzen zu bezahlen, die man gar nicht wirklich nutzt.

[28:06] Mae: Großartig, vielen Dank, Sagi. Und an alle Teilnehmer, die heute an unserem Webinar teilgenommen haben: Nur zur Erinnerung: Dieses Webinar wird aufgezeichnet und kann direkt nach dem Live-Stream erneut angesehen werden; wir werden es außerdem auf unserer Website hochladen. Wir bedanken uns herzlich für Ihre Teilnahme an diesem Webinar. Bei Fragen oder Anliegen können Sie uns gerne eine E-Mail an webinars@openit.com senden. Bitte besuchen Sie unsere Website unter openit.com und folgen Sie Open iT, Inc. in den sozialen Medien. Sie können auch unsere beiden neuesten Blogbeiträge lesen: „Erstellen anpassbarer Berichte mitLicenseAnalyzer™und Power BI, Tableau“ sowie „Von den Daten zur Entscheidung: Nutzung historischer Nutzungsdaten durch die Integration von Power BI und Tableau“. Nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Lösungsberater auf und beginnen Sie Ihre Reise zur Softwareoptimierung. Noch einmal: Hier ist Mae, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund.