Bei der Beschaffung einer neuen Spezialsoftware für Ihr Unternehmen ist es wichtig, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem flexibelsten und günstigsten Angebot zu finden und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Leistungen des Softwareanbieters Ihren Anforderungen entsprechen. Die Aushandlung des idealen Softwarevertrags kann besonders kompliziert sein, wenn es um neue Softwareanbieter oder ein einzigartiges Softwareprodukt geht.
Must Do's für Software-Vertragsverhandlungen
Wenn Sie einen neuen Softwarevertrag für Spezialanwendungen aushandeln, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass viele dieser einzigartigen Tools in Nischen ohne direkte Konkurrenz arbeiten. Daher ist es wichtig, mehrere Schlüsselfaktoren sorgfältig zu bewerten. Dazu gehören die Verfügbarkeit von qualifizierten Fachleuten in Ihrem Markt, die mit der Software vertraut sind, die Lernkurve, die mit ihrer Einführung verbunden ist, und die Tiefe des institutionellen Wissens über das Produkt.
Eine kürzlich durchgeführte Studie zeigt einen besorgniserregenden Trend in verschiedenen Branchen auf: Etwa 80 % der Unternehmen haben keine formellen Verhandlungsprozesse. Dieser Mangel hat erhebliche Auswirkungen auf ihr Einkommenspotenzial und ihre Gesamtrentabilität. Um Ihnen zu helfen, die vorteilhaftesten Vereinbarungen zu erzielen, selbst wenn Sie es mit schwierigen Softwareanbietern zu tun haben, sind die folgenden Schritte für bessere Softwarevertragsverhandlungen entscheidend:
- Ein Team bilden
- Verstehen, warum das Produkt benötigt wird
- Verstehen der Produktarchitektur
- Analysieren Sie das Preismodell
- Bereiten Sie die Umgebung vor
- Aus einer Position der Stärke heraus verhandeln
Dies mag übertrieben erscheinen, wenn nur einige wenige Mitarbeiter die Software nutzen werden. Es ist jedoch zu bedenken, dass in solchen Fällen eine einzige Lizenz mit einem erheblichen Preis verbunden sein kann. Daher ist eine gründliche Recherche und Vorbereitung ratsam.
Ein Team bilden
Um eine erfolgreiche Software-Vertragsverhandlung einzuleiten, sollten Sie ein engagiertes Team aus Experten für IT Asset Management (ITAM) und Software Asset Management (SAM) zusammenstellen. Darüber hinaus ist es wichtig, einen Superuser einzubeziehen, der die Funktionen und Leistungserwartungen der Software genau kennt.
Arbeiten Sie mit einem Business-Analysten zusammen, um die Software-Anforderungen zu definieren, die mit Ihren Geschäftsanforderungen übereinstimmen. Wenn Sie planen, die Software in einer Cloud- oder Container-Umgebung einzusetzen, sollten Sie sich mit FinOps-Spezialisten zusammensetzen, um die Auswirkungen und Überlegungen zur Softwarelizenzierung zu bewerten.
Verstehen, warum das Produkt benötigt wird
Erkennen Sie die strategische Bedeutung der Softwarebeschaffung. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten, auch diejenigen, die nicht zu den traditionellen Nutzern der Software gehören, die mit der Anschaffung verbundenen geschäftlichen Vorteile und Risiken verstehen.
Bestimmen Sie, ob es sich bei der Software um eine einmalige Anschaffung für ein bestimmtes Projekt oder um eine langfristige Ergänzung des Softwareportfolios Ihres Unternehmens handelt. Kategorisieren Sie die Benutzer nach ihrem Engagement und identifizieren Sie kritische Funktionen. Wenn es Konkurrenzprodukte gibt, führen Sie gründliche Bewertungen durch, einschließlich Proof-of-Concept-Bewertungen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Halten Sie den CFO während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden und beteiligen Sie ihn.
Verstehen Sie die Produktarchitektur
Verschaffen Sie sich ein umfassendes Verständnis der Architektur der Software, da diese das Preismodell des Anbieters direkt beeinflusst, insbesondere in Szenarien, die mehrere Anwendungen und Funktionen umfassen. IT-Teams sollten analysieren, wie sich die Software in die gesamte IT-Umgebung integriert, insbesondere wenn Ihr Unternehmen auf Infrastructure as a Service (IaaS) oder Platform as a Service (PaaS) von großen Cloud-Anbietern angewiesen ist. Stellen Sie die Kompatibilität mit der von Ihnen gewählten Cloud-Infrastruktur sicher.
Analysieren Sie das Preismodell
Mit ausreichenden Kenntnissen über das Produkt und den Softwareanbieter sollten Sie das Preismodell auf der Grundlage der erforderlichen Funktionen und der erwarteten Benutzerkategorien bewerten. Entflechten Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO), einschließlich der Kosten für Wartung, Implementierung und Schulung.
Transparenz seitens der Software-Anbieter in Bezug auf die Kostenfaktoren ist unerlässlich, um unerwartete "True-up"-Kosten zu vermeiden. Besprechen Sie mögliche Preiserhöhungen und streben Sie eine langfristige Preisstabilität an, idealerweise über die nächsten fünf Jahre. Ziehen Sie eine Mischung aus Lizenzen in Betracht, z. B. Lizenzen für Einzelbenutzer, Lizenzen für gleichzeitige Benutzer und Abonnementlizenzen, um verschiedene Nutzungsszenarien zu berücksichtigen.
Bereiten Sie die Umgebung vor
Bereiten Sie Ihre ITAM- und SAM-Umgebungen auf die nahtlose Integration der neuen Software vor. Definieren und vergeben Sie Benutzerberechtigungen, passen Sie Richtlinien und Verfahren an und erstellen Sie Kommunikationsprotokolle, um die Beteiligten über den Status und die Verfügbarkeit der Software zu informieren.
Implementieren Sie, falls erforderlich, Mechanismen zum Sammeln von Lizenzen und zur Rückbuchung. Erwägen Sie die Anschaffung einer auf wissenschaftliche und technische Software zugeschnittenen Softwarelizenzmanagement-Lösung (SLM), um Lizenzen unabhängig von den Bewertungen des Anbieters zu überwachen und zu verwalten.
Aus einer Position der Stärke heraus verhandeln
Nachdem Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Softwareanforderungen verschafft, die Architektur Ihres Systems verstanden und die Preisfaktoren berücksichtigt haben, sind Sie nun in einer hervorragenden Position, um mit Softwareanbietern vertrauensvoll in Kontakt zu treten. Der nächste kritische Schritt besteht darin, dieses Wissen in einen Softwarevertrag einfließen zu lassen, der nicht nur die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, sondern auch die künftigen Bedürfnisse vorhersieht.
Dieser vorausschauende Ansatz stellt sicher, dass Ihr Softwarevertrag Ihnen hilft, im Laufe der Zeit relevant und anpassungsfähig zu bleiben. Indem Sie die optimale Konfiguration und die Bedingungen im Vertrag sichern, schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Softwarebeschaffung. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Ihre unmittelbaren betrieblichen Anforderungen erfüllen, sondern Ihr Unternehmen auch für nachhaltiges Wachstum und Effizienz positionieren und den Wert Ihrer Softwareinvestition maximieren.
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