Wenn Sie vor kurzem eine Neuverhandlung Ihres Vertrags mit einem Ihrer wichtigsten Softwarelieferanten erlebt haben, fühlen Sie sich wahrscheinlich ein wenig angeschlagen und verletzt. Während die Verhandlungen mit den Anbietern für den flüchtigen Betrachter freundschaftlich erscheinen, handelt es sich eher um einen kalten Krieg - Sie wollen die optimale Nutzung der Software zu minimalen Kosten sicherstellen, während Ihr Anbieter eine Umsatzsteigerung anstrebt.
Für jedes Unternehmen ist die Erneuerung von Softwareverträgen ein häufiger und notwendiger Schmerzpunkt. Wenn Sie in der Wissenschaft oder im Ingenieurwesen tätig sind, vervielfacht sich der Schmerz, weil Sie auf so viele spezialisierte und kostspielige Softwareprodukte angewiesen sind, wie CAD, BIM, FEA und GIS-Tools.
Die meisten dieser Softwareprodukte verfügen über integrierte Analysefunktionen, die die Nutzung aus Sicht des Anbieters messen. Sich jedoch auf die Analyse eines Anbieters darüber zu verlassen, wie Sie seine Produkte in den letzten 12 Monaten genutzt haben, ist so, als würde man den Wolf auf die Schafe aufpassen lassen. Abgesehen davon, dass Sie keine Verhandlungsmacht haben, können Sie sich auch nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen, um Nutzungsdaten zu extrahieren.
Ganz zu schweigen davon, dass Sie dafür ein ganzes Team von Mitarbeitern benötigen würden.
SLM: Schlüssel zu erfolgreichen Software-Vertragsverlängerungen
Ein Software-Lizenzmanagement (SLM) ist eine entscheidende Komponente bei jeder Software-Vertragserneuerung. Da SLM-Lösungen einen umfassenden Überblick über die Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen bieten, hat die Verbreitung von SLM stetig zugenommen. Darüber hinaus können SLMs Ihnen dabei helfen, eine robuste und effiziente Richtlinie zu implementieren, die alle Grundlagen des Softwarezugriffs und der Berechtigung abdeckt, was für die Sicherung von Softwareverträgen mit den optimalsten Lizenzvereinbarungen entscheidend ist.
Im Folgenden finden Sie einige goldene Regeln für ein straffes Softwarelizenzmanagement:
- Dokumentieren Sie alle Software, die im Unternehmen verwendet wird, und verwalten Sie sie an einem zentralen Ort. Es ist erstaunlich, wie oft Geschäftseinheiten Software erwerben, ohne die Informationstechnologie-Dienste (ITS) für eine ordnungsgemäße Bewertung und Beschaffung zu konsultieren. Stellen Sie sicher, dass es eine Richtlinie gibt, die dies verbietet.
- Beseitigen Sie jegliche "Regal"-Software, d. h. Softwarelizenzen, die zwar gekauft, aber nicht genutzt werden. Sie wollen solche Lizenzen nicht erneuern. Dies geschieht häufig in Ingenieur- und Bauunternehmen, wenn ein großes Projekt in Angriff genommen wird, da die für das Projekt erforderliche Software in den Gesamtkosten enthalten ist. Nach Abschluss des Projekts bleiben die Softwarelizenzen in der Regel bestehen, auch wenn sie nicht mehr verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass der ITS bei Abschluss des Projekts informiert wird, damit die Lizenzen entweder auslaufen oder in den bestehenden Lizenzpool übernommen werden können.
- Führen Sie ein Chargeback-System ein, bei dem die Geschäftsbereiche für ihre Softwarenutzung und die damit verbundenen Kosten verantwortlich sind. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um die Kosten einzudämmen, da die Leiter der Geschäftsbereiche nun wissen, dass diese Kosten zu ihren monatlichen Betriebsausgaben hinzukommen, und sie werden schnell handeln, um sie zu senken.
Vielleicht haben Sie diese SAM-Reife bereits erreicht, aber es gibt noch ein paar weitere Tricks, die Sie in petto haben sollten.
- Kennen Sie Ihre Benutzer (KYU) und klären Sie sie auf. Wenn Sie noch keine Rückbuchungen eingeführt haben, tun Sie es freundlich und erklären Sie den Managern und ihren Mitarbeitern, wie sie ihre Software am besten und zu den geringsten Kosten nutzen können.
- Verstärken Sie dies mit dem Sammeln von Lizenzen, indem Sie die Praxis durch Schulungen und dokumentierte Richtlinien einführen, die festlegen, wie viele Minuten eine Lizenz ungenutzt bleibt, bevor sie gesammelt und in den Lizenzpool zurückgegeben wird.
Benutzerbedürfnisse: Grundlage für Software-Verträge
Ihre Softwarelizenzverwaltungslösung ist unerlässlich, um ein Gleichgewicht zwischen der Anzahl der Benutzer und der Anzahl der Lizenzen herzustellen, wie Sie in dem unten abgebildeten Bericht sehen können, der die Mindestanzahl der Lizenzen analysiert, die Sie für Spitzenbelastungen benötigen.
Die Vorhersage Ihrer Softwareanforderungen für das kommende Jahr oder darüber hinaus ist ein schwieriges Unterfangen. Faktoren wie bevorstehende Projekte, potenzielle Fusionen oder Übernahmen und prognostiziertes Wachstum erschweren diese Aufgabe zusätzlich.
Der Grundstein für eine erfolgreiche Software-Vertragsverlängerung liegt darin, dass Sie die individuellen Bedürfnisse Ihrer Nutzer wirklich verstehen. Auf der einen Seite haben Sie Power-User, die für den Großteil ihrer täglichen Aufgaben auf bestimmte Tools angewiesen sind. Auf der anderen Seite gibt es Gelegenheitsnutzer, die bestimmte Anwendungen nur sporadisch benötigen.
Ein Einblick in die Nutzungsmuster und -dauer ist von unschätzbarem Wert. Sie helfen Ihnen nicht nur bei den Verhandlungen mit den Softwareanbietern, sondern ermöglichen es Ihnen auch, einen Softwarelizenzvertrag zu erstellen, der genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Benannte Benutzerlizenzen: Die beste Option für Power-User
Für Power-User, die in ihrer täglichen Arbeit häufig eine bestimmte Software verwenden, bietet sich die Named-User-Lizenz an. Einfach ausgedrückt, eine benannte Benutzerlizenz ist einer bestimmten Person zugeordnet, nicht einem Gerät. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Superuser immer nahtlosen Zugriff auf ihre wichtigen Tools haben, unabhängig davon, wo sie sich befinden - ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.
Die Einbeziehung von personengebundenen Benutzerlizenzen bei der Erneuerung Ihres Softwarevertrags erfordert Voraussicht. Sprechen Sie mit den Softwareanbietern, um Bestimmungen in die Lizenzvereinbarung aufzunehmen, die Änderungen im Benutzerstatus berücksichtigen. Solche Bestimmungen können die Kündigung oder den Übergang der Lizenz erleichtern, wenn der zugewiesene Benutzer das Unternehmen verlässt oder seine Rolle wechselt.
Geben Sie Ihren Basisnutzern einen Schub
Wenn Sie Ihre Software-Verträge erneuern wollen, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Grundnutzern ein gut abgerundetes Paket anzubieten. Ihre Verwaltungsmitarbeiter benötigen beispielsweise Access nicht unbedingt in ihrer Microsoft Office-Suite; das Basic-Paket könnte ausreichen. Die Integration einiger ausgewählter fortgeschrittener Tools kann jedoch ihre Möglichkeiten erheblich erweitern.
Die Entscheidung für das Premium-Paket, das viermal so viel kostet wie das Basis-Paket, könnte für sie zu viel des Guten sein. Allerdings kann die Ergänzung des Basispakets um bestimmte erweiterte Funktionen den Arbeitsablauf verbessern und die Produktivität steigern.
Andere Software-Lizenzierungsoptionen erkunden
Eine weitere Lizenzart, die Sie in Betracht ziehen können, ist eine Lizenz, die an einen bestimmten Rechner gebunden ist. Diese Lizenz würde sich für eine Umgebung eignen, in der ein Benutzer gelegentlich spezielle Funktionen nutzt, auf die er über diesen häufig verwendeten Desktop oder Laptop zugreifen kann.
Damit sind die möglichen Kombinationen von Lizenztypen noch lange nicht erschöpft, und was am besten zu Ihnen passt, hängt stark von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Architektur ab.
Wenn Sie ein multinationales Unternehmen sind, ist eine globale Lizenz zwar kostspielig, aber möglicherweise besser als mehrere Verträge mit Anbietern in verschiedenen Regionen wie EMEA- und ASEAN-Ländern.
Wir haben SaaS noch gar nicht erwähnt, denn das ist ein Thema für sich, obwohl wir wissen, dass Sie vielleicht eine Mischung aus Vor-Ort- und Cloud-Lizenzen haben.
Erneuerung von Softwareverträgen mit Open iT
Wir bei Open iT haben festgestellt, dass sich viele unserer Kunden bei der Erneuerung von Softwareverträgen an uns wenden, selbst wenn sie über eine ausgereifte ITAM- und SAM-Umgebung verfügen.
Der Grund dafür ist, dass wir einen großen Vorteil haben, da wir aufgrund früherer Erfahrungen mit unserem bestehenden Kundenstamm einen Überblick und historisches Wissen über Anbieterprodukte und Lizenzvereinbarungen in einer Vielzahl von Branchen haben, von der Energie- und Elektronikindustrie bis hin zur Automobilbranche sowie der Luft- und Raumfahrt und Verteidigung.
Benötigen Sie umfassende Informationen, um sich auf Ihre nächsten Lieferantenverhandlungen vorzubereiten? Wir freuen uns über Anfragen zu unseren Produkten und Lösungen - kontaktieren Sie uns noch heute!
