Wenn Sie in letzter Zeit die Erfahrung gemacht haben, dass Ihr Vertrag mit einem Ihrer wichtigsten Software-Lieferanten neu verhandelt wurde, fühlen Sie sich wahrscheinlich ein wenig angeschlagen und zerschlagen.
Während die Verhandlungen mit den Anbietern für den flüchtigen Betrachter freundschaftlich erscheinen, handelt es sich eher um einen kalten Krieg: Sie wollen eine optimale Nutzung der Software zu minimalen Kosten sicherstellen, während Ihr Anbieter seine Einnahmen steigern will.
Für jedes Unternehmen ist die Erneuerung von Softwareverträgen ein häufiger und notwendiger Schmerzpunkt.
Wenn Sie in der Wissenschaft oder im Ingenieurwesen tätig sind, vervielfacht sich der Schmerz, weil Sie auf so viele spezialisierte und teure Softwareprodukte wie CAD, BIM, FEA und GIS-Tools angewiesen sind.
Die meisten dieser Softwareprodukte verfügen über integrierte Analysefunktionen, die die Nutzung aus Sicht des Anbieters messen.
Sich jedoch auf die Analyse eines Anbieters zu verlassen, wie Sie seine Produkte in den letzten 12 Monaten genutzt haben, ist so, als würde man den Wolf auf die Schafe aufpassen lassen. Abgesehen davon, dass Sie keine Verhandlungsmacht haben, können Sie sich auch nicht auf Tabellenkalkulationen verlassen, um Nutzungsdaten zu extrahieren.
Ganz zu schweigen davon, dass Sie dafür ein ganzes Team von Mitarbeitern benötigen würden.
Entwicklung eines effizienten SAM-Prozesses (Software Asset Management)
Zunächst benötigen Sie also eine Lizenzverwaltungssoftware, die Sie selbst kontrollieren können und die einen umfassenden Überblick über die Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen bietet.
Verstärken Sie dies mit einem robusten und effizienten SAM-Prozess (Software Asset Management) und einer dokumentierten Richtlinie, die alle Grundlagen des Softwarezugriffs und der Berechtigung abdeckt.
Hier sind ein paar goldene Regeln für die Führung eines straffen SAM-Schiffs:
- Dokumentieren Sie alle Software, die im Unternehmen verwendet wird, und verwalten Sie sie an einem zentralen Ort. Es ist erstaunlich, wie oft Geschäftseinheiten Software erwerben, ohne die Informationstechnologie-Dienste (ITS) für eine ordnungsgemäße Bewertung und Beschaffung zu konsultieren. Stellen Sie sicher, dass es eine Richtlinie gibt, die dies verbietet.
- Beseitigen Sie jegliche "Regal"-Software, d. h. Softwarelizenzen, die zwar gekauft, aber nicht genutzt werden. Sie wollen solche Lizenzen nicht erneuern. Dies geschieht häufig in Ingenieur- und Bauunternehmen, wenn ein großes Projekt in Angriff genommen wird, da die für das Projekt erforderliche Software in den Gesamtkosten enthalten ist. Nach Abschluss des Projekts bleiben die Softwarelizenzen in der Regel bestehen, auch wenn sie nicht mehr verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass der ITS bei Abschluss des Projekts informiert wird, damit die Lizenzen entweder auslaufen oder in den bestehenden Lizenzpool übernommen werden können.
- Führen Sie ein Chargeback-System ein, bei dem die Geschäftsbereiche für ihre Softwarenutzung und die damit verbundenen Kosten verantwortlich sind. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um die Kosten einzudämmen, da die Leiter der Geschäftsbereiche nun wissen, dass diese Kosten zu ihren monatlichen Betriebsausgaben hinzukommen, und sie werden schnell handeln, um sie zu senken.
Vielleicht haben Sie diese SAM-Reife bereits erreicht, aber es gibt noch ein paar weitere Tricks, die Sie in petto haben sollten.
- Kennen Sie Ihre Benutzer (KYU) und klären Sie sie auf. Wenn Sie noch keine Rückbuchungen eingeführt haben, tun Sie es freundlich und erklären Sie den Managern und ihren Mitarbeitern, wie sie ihre Software am besten und zu den geringsten Kosten nutzen können.
- Verstärken Sie dies mit dem Sammeln von Lizenzen, indem Sie die Praxis durch Schulungen und dokumentierte Richtlinien einführen, die festlegen, wie viele Minuten eine Lizenz ungenutzt bleibt, bevor sie gesammelt und in den Lizenzpool zurückgegeben wird.
Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Nutzer
Ihre SAM-Software ist unerlässlich, um ein Gleichgewicht zwischen der Anzahl der Benutzer und der Anzahl der Lizenzen herzustellen, wie Sie in dem unten abgebildeten Bericht sehen können, der die Mindestanzahl der Lizenzen analysiert, die Sie für Spitzenbelastungen benötigen.
Die Planung Ihres Softwarebedarfs für die nächsten 12 oder mehr Monate ist nie einfach.
Möglicherweise steht ein größeres Projekt an, eine mögliche Fusion oder Übernahme, die Sie berücksichtigen müssen, und das prognostizierte Wachstum für das nächste Jahr.
Hier kommt die Kenntnis der Bedürfnisse Ihrer Nutzer ins Spiel.
Sie werden Superuser haben, die das Produkt wirklich für 60 % oder mehr ihres Arbeitstages benötigen.
Ziehen Sie in Erwägung, für diese Mitarbeiter eine personengebundene Benutzerlizenz zu erwerben, die ihnen die erforderliche hohe Verfügbarkeit bietet (stellen Sie sicher, dass die Personalabteilung automatisch benachrichtigt wird, wenn ein Superuser das Unternehmen verlässt, damit Sie die Lizenz neu zuweisen oder auslaufen lassen können).
Sie werden auch Benutzer haben, die eine funktionsreiche Version benötigen, und solche, die eine Basiskonfiguration verwenden. Ihre Verwaltungsmitarbeiter beispielsweise benötigen Access wahrscheinlich nicht als Teil ihres Microsoft Office-Pakets und kommen mit dem Basic-Paket aus.
Sie benötigen nicht die Premium-Option, die 4x so viel kostet.
Eine weitere Lizenzart, die Sie in Betracht ziehen können, ist eine Lizenz, die an einen bestimmten Rechner gebunden ist. Diese Lizenz würde sich für eine Umgebung eignen, in der ein Benutzer gelegentlich spezielle Funktionen nutzt, auf die er über diesen häufig verwendeten Desktop oder Laptop zugreifen kann.
Damit sind die möglichen Kombinationen von Lizenztypen noch lange nicht erschöpft, und was am besten zu Ihnen passt, hängt stark von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Architektur ab.
Wenn Sie ein multinationales Unternehmen sind, ist eine globale Lizenz zwar kostspielig, aber möglicherweise besser als mehrere Verträge mit Anbietern in verschiedenen Regionen wie EMEA- und ASEAN-Ländern.
Wir haben SaaS noch gar nicht erwähnt, denn das ist ein Thema für sich, obwohl wir wissen, dass Sie vielleicht eine Mischung aus Vor-Ort- und Cloud-Lizenzen haben.
Wir bei Open iT haben die Erfahrung gemacht, dass viele unserer Kunden uns zu Rate ziehen, wenn es um die Erneuerung von Lizenzen geht, selbst wenn sie eine ausgereifte ITAM- und SAM-Umgebung haben.
Der Grund dafür ist, dass wir einen großen Vorteil haben, da wir aufgrund früherer Erfahrungen mit unserem bestehenden Kundenstamm einen Überblick und historisches Wissen über Anbieterprodukte und Lizenzvereinbarungen in einer Vielzahl von Branchen haben, von der Energie- und Elektronikindustrie bis hin zur Automobilbranche sowie der Luft- und Raumfahrt und Verteidigung.
Benötigen Sie umfassende Informationen, um sich auf Ihre nächsten Lieferantenverhandlungen vorzubereiten? Wir freuen uns über Anfragen zu unseren Produkten und Lösungen - kontaktieren Sie uns noch heute!