A la hora de adquirir un nuevo software especializado para su empresa, es fundamental encontrar un equilibrio entre la flexibilidad y el precio más asequible, y la garantía de que los servicios del proveedor de software satisfacen sus necesidades. Negociar el contrato de software más idóneo puede resultar especialmente complicado cuando se trata de nuevos proveedores de software o de un producto de software único.
Lo que hay que hacer en la negociación de un contrato de software
Al negociar un nuevo contrato de software para aplicaciones especializadas, debe reconocer que muchas de estas herramientas únicas operan en nichos sin competidores directos. Por lo tanto, es esencial evaluar cuidadosamente varios factores clave. Entre ellos, la disponibilidad de profesionales cualificados en su mercado que estén familiarizados con el software, la curva de aprendizaje asociada a su adopción y la profundidad del conocimiento institucional en torno al producto.
Un estudio reciente pone de manifiesto una tendencia preocupante en diversos sectores: aproximadamente el 80% de las empresas carecen de procesos formales de negociación. Esta deficiencia tiene un impacto significativo en su potencial de ingresos y rentabilidad general. Para ayudarle a conseguir los acuerdos más ventajosos, incluso cuando trate con proveedores de software difíciles, los siguientes pasos para mejorar las negociaciones de contratos de software son cruciales:
- Formar un equipo
- Entender por qué se necesita el producto
- Comprender la arquitectura del producto
- Analizar el modelo de fijación de precios
- Preparar el entorno
- Negociar desde una posición de fuerza
Esto puede parecer excesivo cuando sólo unos pocos empleados van a utilizar el software. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, en estos casos, una sola licencia puede tener un precio considerable. Por lo tanto, es prudente investigar y prepararse a fondo.
Formar un equipo
Para iniciar con éxito la negociación de un contrato de software, hay que reunir un equipo especializado formado por expertos en gestión de activos de TI (ITAM) y gestión de activos de software (SAM). Además, es esencial involucrar a un superusuario que conozca en profundidad la funcionalidad del software y las expectativas de rendimiento.
Colabore con un analista empresarial para definir los requisitos del software que se ajusten a sus necesidades empresariales. Si tiene previsto desplegar el software en un entorno en la nube o en contenedores, colabore con especialistas en FinOps para evaluar las implicaciones y las consideraciones relativas a las licencias de software.
Entender por qué se necesita el producto
Reconocer la importancia estratégica de la adquisición de software. Es importante que todas las partes interesadas, incluidas las que no son usuarios tradicionales del software, comprendan los beneficios y riesgos empresariales asociados a la compra.
Determine si el software es una adquisición puntual para un proyecto específico o una incorporación a largo plazo a la cartera de software de su organización. Clasifique a los usuarios en función de su nivel de compromiso e identifique las funcionalidades críticas. Si existen productos competidores, realice evaluaciones exhaustivas, incluidas pruebas de concepto, para tomar decisiones informadas. Mantenga al Director Financiero informado y comprometido durante todo el proceso.
Comprender la arquitectura del producto
Obtenga una comprensión completa de la arquitectura del software, ya que influye directamente en el modelo de precios del proveedor, especialmente en escenarios que implican múltiples aplicaciones y funciones. Los equipos de TI deben analizar cómo se integra el software en el entorno general de TI, especialmente si su organización depende de la infraestructura como servicio (IaaS) o de la plataforma como servicio (PaaS) de los principales proveedores de nube. Asegúrese de la compatibilidad con la infraestructura de nube elegida.
Analizar el modelo de fijación de precios
Con un conocimiento suficiente del producto y del proveedor de software, evalúe el modelo de precios en función de las funciones necesarias y las categorías de usuarios previstas. Desagregue el coste total de propiedad (TCO), incluidos los gastos de mantenimiento, implantación y formación.
La transparencia de los proveedores de software en cuanto a los factores determinantes de los costes es esencial para evitar costes inesperados. Discuta los posibles aumentos de precios y busque la estabilidad de precios a largo plazo, idealmente durante los próximos cinco años. Considere una combinación de licencias, como licencias de usuario nominal, licencias concurrentes y licencias de suscripción para adaptarse a diferentes escenarios de uso.
Preparar el entorno
Prepare sus entornos ITAM y SAM para integrar perfectamente el nuevo software. Defina y asigne derechos de usuario, adapte políticas y procedimientos y establezca protocolos de comunicación para informar a las partes interesadas del estado y la disponibilidad del software.
Implementar mecanismos de recolección de licencias y devolución de cargos si es necesario. Considere la posibilidad de adquirir una solución de gestión de licencias de software (SLM) adaptada al software científico y de ingeniería para supervisar y gestionar las licencias independientemente de las evaluaciones del proveedor.
Negociar desde una posición de fuerza
Tras haber adquirido una visión completa de sus necesidades de software, comprender la arquitectura de su sistema y tener en cuenta los factores de fijación de precios, ahora se encuentra en una posición privilegiada para entablar relaciones con los proveedores de software con confianza. El siguiente paso crítico es canalizar este conocimiento en la elaboración de un contrato de software que no sólo satisfaga los requisitos actuales de su organización, sino que también anticipe sus necesidades futuras.
Este enfoque con visión de futuro garantiza que su contrato de software le ayude a seguir siendo relevante y adaptable con el paso del tiempo. Al asegurar la configuración y los términos óptimos dentro del contrato, usted sienta las bases para una adquisición de software exitosa. Esto significa que no sólo satisfará sus necesidades operativas inmediatas, sino que también posicionará a su organización para un crecimiento y eficiencia sostenidos, maximizando el valor de su inversión en software.
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