Ao procurar adquirir um novo software especializado para a sua organização, é crucial encontrar um equilíbrio entre garantir o acordo mais flexível e económico e, ao mesmo tempo, assegurar que os serviços do fornecedor de software satisfazem os seus requisitos. Negociar o contrato de software mais ideal pode ser particularmente complicado quando se trata de novos fornecedores de software ou de um produto de software único.
Negociação de contratos de software: o que é preciso fazer
Ao negociar um novo contrato de software para aplicações especializadas, é necessário reconhecer que muitas destas ferramentas únicas operam em nichos sem concorrentes directos. Assim, é essencial avaliar cuidadosamente vários factores-chave. Estes incluem a disponibilidade de profissionais qualificados no seu mercado que estejam familiarizados com o software, a curva de aprendizagem associada à sua adoção e a profundidade do conhecimento institucional em torno do produto.
Um estudo recente revela uma tendência preocupante em vários sectores: cerca de 80% das empresas não têm processos de negociação formais. Esta deficiência tem um impacto significativo no seu potencial de rendimento e na sua rentabilidade global. Para o ajudar a garantir os acordos mais vantajosos, mesmo quando lida com fornecedores de software exigentes, os seguintes passos são cruciais para melhorar as negociações de contratos de software:
- Formar uma equipa
- Compreender porque é que o produto é necessário
- Compreender a arquitectura do produto
- Analisar o modelo de fixação de preços
- Preparar o ambiente
- Negociar a partir de uma posição de força
Isto pode parecer excessivo quando apenas alguns funcionários utilizam o software. No entanto, vale a pena notar que, nesses casos, uma única licença pode ter um preço substancial. Por conseguinte, é prudente efetuar uma pesquisa e uma preparação exaustivas.
Formar uma equipa
Para iniciar uma negociação de contrato de software bem sucedida, reúna uma equipa dedicada que inclua especialistas em gestão de activos de TI (ITAM) e gestão de activos de software (SAM). Além disso, é essencial envolver um superutilizador que possua um conhecimento profundo da funcionalidade do software e das expectativas de desempenho.
Colabore com um analista de negócios para definir os requisitos de software que se alinham com suas necessidades de negócios. Se planeia implementar o software num ambiente de nuvem ou em contentores, envolva-se com especialistas em FinOps para avaliar as implicações e as considerações de licenciamento de software.
Compreender porque é que o produto é necessário
Reconhecer a importância estratégica da aquisição de software. É importante que todos os intervenientes, incluindo aqueles que não são utilizadores tradicionais do software, compreendam os benefícios e os riscos comerciais associados à aquisição.
Determine se o software é uma aquisição pontual para um projeto específico ou uma adição a longo prazo ao portfólio de software da sua organização. Categorize os utilizadores com base no seu nível de envolvimento e identifique as funcionalidades críticas. Se existirem produtos concorrentes, efectue avaliações exaustivas, incluindo avaliações de prova de conceito, para tomar decisões informadas. Mantenha o diretor financeiro informado e envolvido em todo o processo.
Compreender a arquitectura do produto
Obtenha uma compreensão abrangente da arquitetura do software, uma vez que esta influencia diretamente o modelo de preços do fornecedor, especialmente em cenários que envolvem várias aplicações e funcionalidades. As equipas de TI devem analisar a forma como o software se integra no ambiente geral de TI, especialmente se a sua organização depender da Infraestrutura como Serviço (IaaS) ou da Plataforma como Serviço (PaaS) dos principais fornecedores de serviços na nuvem. Garantir a compatibilidade com a infraestrutura de nuvem escolhida.
Analisar o modelo de fixação de preços
Com conhecimentos suficientes sobre o produto e o fornecedor de software, avalie o modelo de preços com base nas funcionalidades necessárias e nas categorias de utilizadores previstas. Separe o custo total de propriedade (TCO), incluindo despesas de manutenção, implementação e formação.
A transparência dos fornecedores de software em relação aos factores determinantes dos custos é essencial para evitar custos inesperados de "true-up". Discuta os potenciais aumentos de preços e procure uma estabilidade de preços a longo prazo, idealmente nos próximos cinco anos. Considere uma combinação de licenças, tais como licenças de utilizador nomeado, licenças simultâneas e licenças de subscrição para acomodar diferentes cenários de utilização.
Preparar o ambiente
Prepare os seus ambientes ITAM e SAM para integrar o novo software sem problemas. Defina e atribua direitos de utilizador, adapte políticas e procedimentos e estabeleça protocolos de comunicação para informar os intervenientes sobre o estado e a disponibilidade do software.
Implementar mecanismos de recolha de licenças e de estorno, se necessário. Considerar a aquisição de uma solução de gestão de licenças de software (SLM) adaptada ao software científico e de engenharia para monitorizar e gerir as licenças independentemente das avaliações do fornecedor.
Negociar a partir de uma posição de força
Tendo adquirido conhecimentos abrangentes sobre as suas necessidades de software, compreendendo a arquitetura do seu sistema e considerando os factores de preço, está agora numa posição privilegiada para interagir com os fornecedores de software com confiança. O próximo passo crítico é canalizar este conhecimento para a elaboração de um contrato de software que não só satisfaça os requisitos actuais da sua organização, mas também antecipe as suas necessidades futuras.
Esta abordagem orientada para o futuro garante que o seu contrato de software o ajuda a manter-se relevante e adaptável ao longo do tempo. Ao assegurar a configuração e os termos ideais no contrato, está a preparar o terreno para uma aquisição de software bem sucedida. Isto significa que não só satisfará as suas necessidades operacionais imediatas, como também posicionará a sua organização para um crescimento e eficiência sustentados, maximizando o valor do seu investimento em software.
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