- Software contract renewals become less stressful when organizations prepare with accurate usage data and entitlement visibility.
- Renewal planning should identify unused licenses, changing demand, and contract terms before negotiations begin.
- Usage-based insights help organizations avoid overbuying and negotiate renewals from a stronger position.
Software contract renewals consume disproportionate attention in the back half of every quarter — vendor calls, internal alignment, the scramble to assemble the usage data that should already exist. Strategic planning, careful documentation, and clear communication with both vendors and internal stakeholders take the stress out of the renewal cycle. Open iT supplies the underlying usage data through LicenseAnalyzer and the related solutions, so the renewal conversation starts from a documented position and proceeds at the pace the organization sets rather than the one the vendor's calendar dictates.
最近、大手サプライヤー（ソフトウェア ）との契約再交渉を経験された方なら、少々打ちのめされたような気分になっていることだろう。ベンダーの交渉は、傍目には円満に見えるが、どちらかというと冷戦のようなものである。あなたは最小限のコストでソフトウェア の最適な使用を確保したいが、サプライヤーは収益を増やしたいと考えている。
どのような企業にとっても、ソフトウェア 契約更新は頻繁かつ必要不可欠な問題である。科学やエンジニアリングのビジネスであれば、CAD、BIM、FEA、GISツールなど、多くの専門的で高価なソフトウェア 製品に依存しているため、その苦痛は倍増する。
このソフトウェア のほとんどは、ベンダーの視点から使用状況を測定する分析機能が組み込まれている。しかし、過去12ヶ月間の製品の使用状況に関するベンダーの分析に頼るのは、オオカミに羊を見張らせるようなものだ。交渉力がゼロであることはもちろん、利用データを抽出するためにスプレッドシートに頼ることもできない。
言うまでもなく、これを行うには、チーム全体のリソースが必要です。
SLM：契約更新を成功させる鍵ソフトウェア
ソフトウェア ライセンス管理 (SLM) は、ソフトウェア 契約更新を行う上で非常に重要な要素です。SLM ソリューションは、企業のライセンス使用状況を包括的に把握できるため、SLM の導入は着実に増加しています。それだけでなく、SLMは、ソフトウェア アクセスとエンタイトルメントに関するすべての基本をカバーする、堅牢で効率的なポリシーの実装を支援することができます。これは、最も最適なライセンス契約で ソフトウェア 契約を確保するために非常に重要です。
ここでは、ソフトウェア ライセンス管理アプローチを厳格に運用するための黄金ルールをいくつか紹介する：
- 社内で使用されているすべてのソフトウェア を文書化し、一元的に管理します。ビジネスユニットが、適切な評価と調達のために情報技術サービス（ITS）を通さずにソフトウェア を取得することは、よくあることです。これを禁止するポリシーがあることを確認します。
- 「棚ざらしのソフトウェア」 、すなわち、購入したが使用していないソフトウェア ライセンスを削除します。このようなライセンスは更新しないほうがよいでしょう。これは、エンジニアリング会社や建設会社で、大規模なプロジェクトが実施されたときによく起こる現象で、プロジェクトに必要なソフトウェア は、総費用に組み込まれています。プロジェクトが終了しても、ソフトウェア のライセンスは、もはや使用されていないにもかかわらず、通常残っています。プロジェクトが終了した際には、ITSに連絡し、ライセンスを廃止するか、既存のライセンスプールに吸収させるようにしましょう。
- チャージバックシステムを導入し、ビジネスユニットがソフトウェア の使用とそれに伴うコストに責任を持つようにします。これは、コストを確実に抑制する最良の方法のひとつです。なぜなら、ビジネスユニットのマネージャーは、これらのコストが毎月の営業費用に加算されていることを認識し、迅速にコスト削減のための行動を起こすようになるからです。
すでにSAMの成熟度はこのレベルになっているかもしれませんが、まだまだコツがありますよ。
- ユーザーを知り (KYU)教育してください。チャージバックをまだ導入していない場合は、マネージャーやそのスタッフに、最小のコストでソフトウェア を最大限に活用する方法を説明し、親切に対応しましょう。
- ライセンスの解放を強化するために、教育や文書化されたポリシーを導入し、ライセンスが何分間アイドル状態であれば解放を行い、ライセンスプールに戻すかを規定します。
ユーザーのニーズ基礎からソフトウェア 契約まで
ソフトウェア ライセンス管理ソリューションは、ユーザー数とライセンス数のバランスを取るために不可欠です。以下のレポートでは、ピーク時に必要な最小ライセンス数を分析しています。
来年以降のソフトウェア の要件を予測することは、困難な試みである。差し迫ったプロジェクト、合併や買収の可能性、成長予測などの要因は、このタスクをさらに複雑にする。
ソフトウェア 契約更新を成功させる要は、ユーザー独自のニーズを真に理解することにある。一方には、日常業務の大半を特定のツールに依存しているパワーユーザーがいます。一方で、特定のアプリケーションを断続的にしか必要としない臨時ユーザーもいます。
使用パターンと使用期間に関する洞察を得ることは、非常に貴重です。ソフトウェア 、ベンダーとの交渉の際に力を発揮するだけでなく、組織の正確なニーズに合わせたソフトウェア 、ライセンス契約を作成することができます。
指名ユーザーライセンス：パワーユーザー向けプライムオプション
日々の役割で特定のソフトウェア を頻繁に利用するパワーユーザーにとって、指名ユーザーライセンスは適切な選択として浮上する。簡単に言えば、指名ユーザーライセンスは、デバイスではなく、特定の個人に指定されます。これにより、これらのスーパーユーザーは、オフィス、自宅、外出先など、場所に関係なく、常に必要なツールにシームレスにアクセスすることができます。
ソフトウェア 契約更新時に指名ユーザーライセンスを組み込むには、先見の明が必要です。ソフトウェア ベンダーと連携し、ライセンス契約にユーザーステータスの変更に対応する条項を組み込む。このような条項があれば、指定されたユーザが会社を退職したり、役割の転換を行ったりする際に、ライセンスの終了や移行を容易に行うことができます。
ベーシック・ユーザーを後押しする
ソフトウェア 契約の更新を検討する際には、ベーシック・ユーザーに充実したパッケー ジを提供することを検討してください。例えば、管理部門のスタッフは、Microsoft Officeスイートの中でAccessを必要としないかもしれません。しかし、厳選された高度なツールを組み込むことで、彼らの能力を大幅に向上させることができます。
ベーシックの4倍もするプレミアム・パッケージを選択するのは、彼らにとってやりすぎかもしれない。しかし、ベーシック・パッケージに特定の高度な機能を加えることで、ワークフローを向上させ、生産性を高めることができる。
その他のソフトウェア ライセンス・オプションの検索
もう一つのライセンスタイプは、特定のマシンにリンクされたライセンスです。このライセンスは、ユーザーが時々特別な機能を使用するという環境に適しており、その機能は一般的なデスクトップまたはラップトップからアクセスすることができます。
これは、決して利用可能なライセンスタイプの組み合わせを網羅しているわけではなく、何が最適かは、お客様のビジネスモデルやアーキテクチャに大きく依存します。
多国籍企業であれば、グローバルライセンスはコストがかかりますが、EMEAやASEAN諸国などの地域にまたがってベンダーパートナーと複数の契約を結ぶよりも、うまくいくかもしれません。
SaaSについては、それ自体で完結する話なので、ここでは触れませんでしたが、オンサイトとクラウドのライセンスが混在している場合もあると思います。
ソフトウェア との契約を更新する。Open iT
Open iT 、ITAMやSAMの環境が成熟していても、ソフトウェア 、契約更新の際に相談されるお客様が多いということです。
その理由は、エネルギー、エレクトロニクスから自動車、航空宇宙・防衛に至るまで、幅広い業界のベンダー製品やライセンス契約について、弊社のお客様との過去の経験に基づいて管理し、過去の知識を有しているという大きな強みがあるためです。
次のベンダーとの交渉に備えるための包括的な知見が必要ですか？当社の製品およびソリューションに関するお問い合わせは、こちらからお願いします！
