ソフトウェア契約更新のストレスを解消するために

最近、主要なソフトウェアサプライヤーとの契約再交渉を経験された方は、うちのめされた気分になっているのではないでしょうか？

ベンダーとの交渉は、一見すると円満に見えますが、むしろ冷戦状態のようなものです。あなたの会社は最小限のコストでソフトウェアの最適な使用を確保したいと考え、サプライヤーは収益の向上を目指しています。

どの企業にとっても、ソフトウェア契約更新は頻繁かつ避けて通れない悩みのたねです。

科学やエンジニアリングに携わる企業であれば、CAD、BIM、FEA、GISツールなど、多くの専門的で高価なソフトウェア製品に依存しているため、その苦痛は倍増します。

このソフトウェアのほとんどは、ベンダーの視点から使用状況を測定する分析機能を内蔵しています。

しかし、過去12ヶ月間の自社製品の使用状況をベンダーの分析に頼るのは、オオカミに羊を見張らせるようなものです。交渉力がゼロであることはもちろん、スプレッドシートに頼って使用データを抽出することもありえません。

言うまでもなく、これを行うには、チーム全体のリソースが必要です。

効率的なソフトウェア資産管理（SAM）プロセスの開発

ですから、まず、あなたの管理下にあり、あなたの会社のライセンス使用状況を包括的に把握できるライセンス管理ソフトウェアが必要なのです。

強固で効率的なソフトウェア資産管理（SAM）プロセスと、ソフトウェアアクセスと権限に関するすべての基本をカバーする文書化されたポリシーでこれを補強します。

ここでは、SAMを厳しく管理するためのいくつかの黄金律を紹介します：

社内で使用されているすべてのソフトウェアを文書化し、一元的に管理します。ビジネスユニットが、適切な評価と調達のために情報技術サービス（ITS）を通さずにソフトウェアを取得することは、よくあることです。これを禁止するポリシーがあることを確認します。

「棚ざらしのソフトウェア」、すなわち、購入したが使用していないソフトウェアライセンスを削除します。このようなライセンスは更新しないほうがよいでしょう。これは、エンジニアリング会社や建設会社で、大規模なプロジェクトが実施されたときによく起こる現象で、プロジェクトに必要なソフトウェアは、総費用に組み込まれています。プロジェクトが終了しても、ソフトウェアのライセンスは、もはや使用されていないにもかかわらず、通常残っています。プロジェクトが終了した際には、ITSに連絡し、ライセンスを廃止するか、既存のライセンスプールに吸収させるようにしましょう。

チャージバックシステムを導入し、ビジネスユニットがソフトウェアの使用とそれに伴うコストに責任を持つようにします。これは、コストを確実に抑制する最良の方法のひとつです。なぜなら、ビジネスユニットのマネージャーは、これらのコストが毎月の営業費用に加算されていることを認識し、迅速にコスト削減のための行動を起こすようになるからです。

すでにSAMの成熟度はこのレベルになっているかもしれませんが、まだまだコツがありますよ。

ユーザーを知り (KYU)教育してください。チャージバックをまだ導入していない場合は、マネージャーやそのスタッフに、最小のコストでソフトウェアを最大限に活用する方法を説明し、親切に対応しましょう。

SAMソフトウェアは、ユーザー数とライセンス数のバランスを取るために必要不可欠なものです。下図のレポートでは、ピーク時に必要な最小限のライセンス数を分析しています。

今後12ヶ月以上にわたって、ソフトウェアのニーズを計画することは決して容易ではありません。

大きなプロジェクトが控えていたり、合併や買収の可能性があり、それを考慮する必要がありますし、来年度の成長予測もあったりします。

そこで、ユーザーのニーズを知ることが重要です。

一日の勤務時間のうち60％以上、その製品を本当に必要としているスーパーユーザーがいるはずです。

彼らのために指名ユーザーライセンスを取得することを検討し、彼らが必要とする高可用性を提供します。スーパーユーザーが退職した場合、人事部からの自動通知があることを確認し、ライセンスの再割り当てや中止ができるようにします。

また、機能豊富なバージョンを必要とするユーザーと、基本的な構成を使用するユーザーとがいます。例えば、管理職の方は、Microsoft OfficeのバンドルにAccessを必要としないでしょうから、Basicバンドルで十分でしょう。

4倍の費用がかかるプレミアムオプションは必要ありません。

もう一つのライセンスタイプは、特定のマシンにリンクされたライセンスです。このライセンスは、ユーザーが時々特別な機能を使用するという環境に適しており、その機能は一般的なデスクトップまたはラップトップからアクセスすることができます。

これは、決して利用可能なライセンスタイプの組み合わせを網羅しているわけではなく、何が最適かは、お客様のビジネスモデルやアーキテクチャに大きく依存します。

多国籍企業であれば、グローバルライセンスはコストがかかりますが、EMEAやASEAN諸国などの地域にまたがってベンダーパートナーと複数の契約を結ぶよりも、うまくいくかもしれません。

SaaSについては、それ自体で完結する話なので、ここでは触れませんでしたが、オンサイトとクラウドのライセンスが混在している場合もあると思います。

私たちOpen iT が感じたことは、ITAMやSAMの環境が成熟していても、ライセンス更新の際に相談されるお客様が多いということです。

その理由は、エネルギー、エレクトロニクスから自動車、航空宇宙・防衛に至るまで、幅広い業界のベンダー製品やライセンス契約について、弊社のお客様との過去の経験に基づいて管理し、過去の知識を有しているという大きな強みがあるためです。

次のベンダーとの交渉に備えるための包括的な知見が必要ですか？当社の製品およびソリューションに関するお問い合わせは、こちらからお願いします！