Si recientemente ha tenido que renegociar su contrato con uno de sus principales proveedores de software, probablemente se sienta un poco maltrecho y magullado.
Aunque las negociaciones con los proveedores parezcan amistosas para el espectador ocasional, se parecen más a una guerra fría: usted quiere garantizar un uso óptimo del software a un coste mínimo, mientras que su proveedor aspira a aumentar los ingresos.
Para cualquier empresa, las renovaciones de contratos de software son un punto de dolor frecuente y necesario.
Si se dedica a la ciencia o la ingeniería, el dolor se multiplica porque depende de muchos productos de software especializados y costosos, como herramientas CAD, BIM, FEA y GIS.
La mayor parte de este software viene con análisis incorporados que miden el uso desde la perspectiva del proveedor.
Sin embargo, confiar en el análisis de un proveedor sobre cómo has utilizado sus productos en los últimos 12 meses es como dejar que el lobo vigile a las ovejas. Además de tener un poder de negociación nulo, tampoco se puede confiar en las hojas de cálculo para extraer datos de uso.
Por no hablar de que se necesitaría todo un equipo de recursos para hacerlo.
Desarrollo de un proceso eficaz de gestión de activos de software (SAM)
Así que, en primer lugar, necesita un software de gestión de licencias que esté bajo su control y que ofrezca una visión completa del uso de licencias de su empresa.
Refuércelo con un proceso sólido y eficaz de gestión de activos de software (SAM) y una política documentada que cubra todas las bases del acceso y los derechos de software.
He aquí algunas reglas de oro para dirigir un barco SAM:
- Documentar todos los programas informáticos que se utilizan en la empresa y gestionarlos en un lugar centralizado. Es sorprendente la frecuencia con la que las unidades de negocio adquieren software sin pasar por los Servicios de Tecnología de la Información (ITS) para una evaluación y adquisición adecuadas. Asegúrese de que existe una política que lo prohíba.
- Elimine cualquier software "de estantería", es decir, licencias de software que se compraron pero no se utilizan. No conviene renovar este tipo de licencias. Esto suele ocurrir en las empresas de ingeniería y construcción cuando se emprende un gran proyecto, ya que el software necesario para el proyecto está incluido en el coste total. Cuando el proyecto finaliza, las licencias de software suelen permanecer, aunque ya no se utilicen. Asegúrese de que, cuando se cierre el proyecto, ITS esté al tanto para que las licencias puedan dejar de utilizarse o ser absorbidas por el parque de licencias existente.
- Implantar un sistema de devolución de cargos, en el que las unidades de negocio sean responsables de su uso del software y de los costes asociados. Esta es una de las mejores formas de garantizar la contención de los costes, ya que los responsables de las unidades de negocio ven ahora que estos costes se suman a sus gastos operativos mensuales y actuarán con rapidez para reducirlos.
Puede que ya estés en este nivel de madurez SAM, pero todavía hay algunos trucos más que debes tener bajo la manga.
- Conozca a su usuario (KYU) y edúquelo. Si aún no ha implantado las devoluciones de cargo, hágalo con amabilidad, explicando a los gestores y a su personal cómo sacar el máximo partido a su software con el menor coste.
- Refuerce esto con la recogida de licencias, introduciendo de nuevo la práctica con educación y una política documentada que estipule cuántos minutos está inactiva una licencia antes de ser recogida y devuelta al conjunto de licencias.
Comprender las necesidades de sus usuarios
Su software SAM es esencial para lograr un equilibrio entre el número de usuarios y el número de licencias, como verá en el informe que se ilustra a continuación, en el que se analiza el número mínimo de licencias que necesita para los picos de uso.
Planificar las necesidades de software para los próximos 12 meses o más nunca es fácil.
Puede que se avecine un proyecto importante, una posible fusión o adquisición, que tendrá que tener en cuenta, y el crecimiento previsto para el próximo año.
Aquí es donde entra en juego el conocimiento de las necesidades del usuario.
Tendrá superusuarios que realmente necesiten el producto durante el 60% o más de su jornada laboral.
Considere la posibilidad de obtener una licencia de usuario designado para ellos, que les proporcione la alta disponibilidad que necesitan (asegúrese de que haya una notificación automática de RRHH si un superusuario se marcha para que pueda reasignar o suspender la licencia).
También habrá usuarios que necesiten una versión con muchas funciones frente a los que utilicen una configuración básica. Por ejemplo, es probable que el personal de administración no necesite Access como parte del paquete de Microsoft Office y pueda contentarse con el paquete básico.
No necesitan la opción Premium, que cuesta 4 veces más.
Otro tipo de licencia que puede considerar es una licencia vinculada a una máquina concreta. Esta licencia se adaptaría a un entorno en el que un usuario utiliza ocasionalmente funciones especiales, a las que puede acceder a través de este ordenador de sobremesa o portátil de uso común.
Esto no agota en absoluto las combinaciones de tipos de licencia que puede tener a su disposición, y cuál sería la más adecuada depende en gran medida de su modelo de negocio y arquitectura.
Si se trata de una empresa multinacional, una licencia global es costosa, pero puede resultar mejor que tener varios contratos con proveedores asociados en regiones como EMEA y los países de la ASEAN.
Ni siquiera hemos tocado el SaaS, ya que es una historia en sí misma, aunque nos damos cuenta de que es muy posible que tenga una mezcla de licencias in situ y en la nube.
Lo que hemos descubierto en Open iT es que muchos de nuestros clientes nos consultan cuando se trata de renovar licencias, aunque tengan un entorno ITAM y SAM maduro.
La razón de ello es que contamos con una gran ventaja, ya que tenemos supervisión y conocimiento histórico de los productos de los proveedores y de los acuerdos de licencia en una amplia gama de sectores, que van desde la energía y la electrónica, hasta la automoción y la industria aeroespacial y de defensa, basándonos en experiencias anteriores con nuestra actual base de clientes.
¿Necesita información exhaustiva para preparar sus próximas negociaciones con proveedores? Si desea más información sobre nuestros productos y soluciones, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.