Reducción del estrés en la renovación de contratos de software

Si recientemente ha tenido que renegociar su contrato con uno de sus principales proveedores de software, probablemente se sienta un poco maltrecho y magullado. Aunque las negociaciones con los proveedores parezcan amistosas para el espectador ocasional, se parecen más a una guerra fría: usted quiere garantizar un uso óptimo del software a un coste mínimo, mientras que su proveedor aspira a aumentar los ingresos.

Para cualquier empresa, las renovaciones de los contratos de software son un dolor frecuente y necesario. Si se dedica a la ciencia o la ingeniería, el dolor se multiplica porque depende de muchos productos de software especializados y costosos, como herramientas CAD, BIM, FEA y GIS. 

La mayoría de estos programas vienen con análisis integrados que miden el uso desde la perspectiva del proveedor. Sin embargo, confiar en el análisis de un proveedor sobre cómo has utilizado sus productos en los últimos 12 meses es como dejar que el lobo vigile a las ovejas. Además de tener un poder de negociación nulo, tampoco se puede confiar en las hojas de cálculo para extraer los datos de uso.

Por no hablar de que se necesitaría todo un equipo de recursos para hacerlo.  

SLM: clave para renovar con éxito los contratos de software

La gestión de licencias de software (SLM) es un componente crucial para cualquier iniciativa de renovación de contratos de software. Debido a que las soluciones SLM proporcionan una visión completa del uso de licencias de su empresa, la adopción de SLM ha aumentado constantemente. No sólo eso, las SLM pueden ayudarle a implementar una política sólida y eficiente que cubra todas las bases sobre el acceso y el derecho al software, lo cual es crucial para asegurar contratos de software con los acuerdos de licencia más óptimos.

He aquí algunas reglas de oro para llevar a cabo una gestión rigurosa de las licencias de software: 

  • Documentar todos los programas informáticos que se utilizan en la empresa y gestionarlos en un lugar centralizado. Es sorprendente la frecuencia con la que las unidades de negocio adquieren software sin pasar por los Servicios de Tecnología de la Información (ITS) para una evaluación y adquisición adecuadas. Asegúrese de que existe una política que lo prohíba. 
  • Elimine cualquier software "de estantería", es decir, licencias de software que se compraron pero no se utilizan. No conviene renovar este tipo de licencias. Esto suele ocurrir en las empresas de ingeniería y construcción cuando se emprende un gran proyecto, ya que el software necesario para el proyecto está incluido en el coste total. Cuando el proyecto finaliza, las licencias de software suelen permanecer, aunque ya no se utilicen. Asegúrese de que, cuando se cierre el proyecto, ITS esté al tanto para que las licencias puedan dejar de utilizarse o ser absorbidas por el parque de licencias existente. 
  • Implantar un sistema de devolución de cargos, en el que las unidades de negocio sean responsables de su uso del software y de los costes asociados. Esta es una de las mejores formas de garantizar la contención de los costes, ya que los responsables de las unidades de negocio ven ahora que estos costes se suman a sus gastos operativos mensuales y actuarán con rapidez para reducirlos. 

Puede que ya estés en este nivel de madurez SAM, pero todavía hay algunos trucos más que debes tener bajo la manga.  

  • Conozca a su usuario (KYU) y edúquelo. Si aún no ha implantado las devoluciones de cargo, hágalo con amabilidad, explicando a los gestores y a su personal cómo sacar el máximo partido a su software con el menor coste.  
  • Refuerce esto con la recogida de licencias, introduciendo de nuevo la práctica con educación y una política documentada que estipule cuántos minutos está inactiva una licencia antes de ser recogida y devuelta al conjunto de licencias.  

Necesidades de los usuarios: La base de los contratos de software

Su solución de gestión de licencias de software es esencial para lograr un equilibrio entre el número de usuarios y el número de licencias, como verá en el informe que se ilustra a continuación, en el que se analiza el número mínimo de licencias que necesita para los picos de uso. 

Anticipar sus necesidades de software para el próximo año o más allá es una tarea difícil. Factores como los proyectos inminentes, las posibles fusiones o adquisiciones y las previsiones de crecimiento complican aún más esta tarea.

La piedra angular del éxito de la renovación de un contrato de software reside en comprender realmente las necesidades específicas de sus usuarios. Por un lado, están los usuarios avanzados, que dependen de determinadas herramientas para la mayoría de sus tareas diarias. Por otro, hay usuarios ocasionales que sólo necesitan aplicaciones específicas de forma intermitente.

Obtener información sobre los patrones de uso y las duraciones tiene un valor incalculable. No solo te ayuda en las negociaciones con los proveedores de software, sino que también te permite esculpir un acuerdo de licencia de software que se adapte a las necesidades exactas de tu organización.

Licencias de usuario designado: La mejor opción para usuarios avanzados

Para los usuarios avanzados que utilizan con frecuencia software específico en sus funciones diarias, la licencia de usuario designado surge como una opción adecuada. En pocas palabras, una licencia de usuario designado se asigna a una persona concreta, no a un dispositivo. Esto garantiza que estos superusuarios siempre tengan acceso sin problemas a sus herramientas esenciales, independientemente de su ubicación, ya sea en la oficina, en casa o sobre la marcha.

La incorporación de licencias de usuario designado durante la renovación de su contrato de software exige previsión. Póngase en contacto con los proveedores de software para incluir disposiciones en el acuerdo de licencia que aborden los cambios en el estado del usuario. Estas disposiciones pueden facilitar la rescisión o la transición de la licencia cuando el usuario asignado abandona la empresa o cambia de función.

Impulse a sus usuarios básicos

A la hora de renovar sus contratos de software, considere la posibilidad de ofrecer a los usuarios básicos un paquete completo. Por ejemplo, es posible que su personal administrativo no necesite Access dentro de su paquete Microsoft Office; el paquete Básico podría ser suficiente. Sin embargo, la incorporación de algunas herramientas avanzadas puede mejorar significativamente sus capacidades.

Optar por el paquete Premium, que cuesta cuatro veces más que el Basic, puede ser excesivo para ellos. Sin embargo, añadir ciertas funciones avanzadas a su paquete básico puede elevar su flujo de trabajo y mejorar su productividad.

Explore otras opciones de licencias de software

Otro tipo de licencia que puede considerar es una licencia vinculada a una máquina concreta. Esta licencia se adaptaría a un entorno en el que un usuario utiliza ocasionalmente funciones especiales, a las que puede acceder a través de este ordenador de sobremesa o portátil de uso común.

Esto no agota en absoluto las combinaciones de tipos de licencia que puede tener a su disposición, y cuál sería la más adecuada depende en gran medida de su modelo de negocio y arquitectura.

Si se trata de una empresa multinacional, una licencia global es costosa, pero puede resultar mejor que tener varios contratos con proveedores asociados en regiones como EMEA y los países de la ASEAN.

Ni siquiera hemos tocado el SaaS, ya que es una historia en sí misma, aunque nos damos cuenta de que es muy posible que tenga una mezcla de licencias in situ y en la nube.

Renovar los contratos de software con Open iT

Lo que hemos descubierto en Open iT es que muchos de nuestros clientes nos consultan cuando se trata de renovaciones de contratos de software, incluso si tienen un entorno ITAM y SAM maduro.

La razón de ello es que contamos con una gran ventaja, ya que tenemos supervisión y conocimiento histórico de los productos de los proveedores y de los acuerdos de licencia en una amplia gama de sectores, que van desde la energía y la electrónica, hasta la automoción y la industria aeroespacial y de defensa, basándonos en experiencias anteriores con nuestra actual base de clientes.

¿Necesita información exhaustiva para preparar sus próximas negociaciones con proveedores? Si desea más información sobre nuestros productos y soluciones, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.

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