Se passou recentemente pela experiência de renegociar o seu contrato com um dos seus principais fornecedores de software, deve estar a sentir-se um pouco magoado. Embora as negociações com os fornecedores pareçam amigáveis para o observador casual, assemelham-se mais a uma guerra fria - com o utilizador a querer garantir uma utilização óptima do software a um custo mínimo, enquanto o fornecedor pretende aumentar as receitas.
Para qualquer empresa, a renovação de contratos de software é um problema frequente e necessário. Se estiver no sector científico ou da engenharia, a dor é multiplicada porque está dependente de muitos produtos de software especializados e dispendiosos, tais como ferramentas CAD, BIM, FEA e GIS.
A maior parte deste software vem com análises incorporadas que medem a utilização na perspetiva do fornecedor. No entanto, confiar na análise de um fornecedor sobre a forma como utilizou os seus produtos nos últimos 12 meses é como deixar o lobo tomar conta das ovelhas. Para além de ter um poder de negociação nulo, também não é possível confiar em folhas de cálculo para extrair dados de utilização.
Para além disso, seria necessária toda uma equipa de recursos para o fazer.
SLM: a chave para renovações bem-sucedidas de contratos de software
A gestão de licenças de software (SLM) é um componente crucial para qualquer esforço de renovação de contratos de software. Como as soluções SLM fornecem uma visão abrangente da utilização de licenças da sua empresa, a adoção da SLM tem aumentado constantemente. Além disso, os SLMs podem ajudá-lo a implementar uma política robusta e eficiente que cubra todas as bases de acesso e direito a software, o que é crucial para garantir contratos de software com os acordos de licença mais optimizados.
Seguem-se algumas regras de ouro para uma abordagem rigorosa da gestão de licenças de software:
- Documentar todo o software que está a ser utilizado na empresa e geri-los num local centralizado. É surpreendente a frequência com que as unidades de negócio adquirem software sem passar pelos Serviços de Tecnologias de Informação (ITS) para uma avaliação e aquisição adequadas. Assegure-se de que existe uma política que proíba isto.
- Eliminar qualquer software de "prateleira", ou seja, licenças de software que foram compradas mas não são utilizadas. Não se pretende renovar tais licenças. Isto acontece frequentemente em empresas de engenharia e construção quando um grande projecto é empreendido, uma vez que o software necessário para o projecto é incorporado no custo total. Quando o projecto termina, as licenças de software geralmente permanecem, embora já não sejam utilizadas. Certifique-se de que quando o projecto é encerrado, os ITS são mantidos em circuito, de modo a que as licenças possam ser descontinuadas ou absorvidas no pool de licenças existente.
- Implementar um sistema de chargeback, onde as unidades de negócio são responsáveis pela sua utilização de software e pelos custos associados. Esta é uma das melhores formas de assegurar que os custos sejam contidos porque os gestores das unidades de negócio têm agora estes custos a aumentar as suas despesas operacionais mensais, e actuarão rapidamente para os reduzir.
Pode já estar a este nível de maturidade SAM, mas ainda há mais alguns truques a ter na manga.
- Conheça o seu Utilizador (KYU) e eduque-os. Se ainda não implementou chargebacks, faça-o com gentileza, explicando aos gestores e ao seu pessoal como tirar o melhor partido do seu software ao menor custo.
- Reforçar isto com a colheita da licença, mais uma vez, introduzindo a prática com educação e política documentada que estipula quantos minutos uma licença está ociosa antes de ser colhida e libertada de volta para o grupo de licenças.
Necessidades dos utilizadores: Base para os contratos de software
A sua solução de gestão de licenças de software é essencial para encontrar um equilíbrio entre o número de utilizadores e o número de licenças, como se pode ver no relatório ilustrado abaixo, que analisa o número mínimo de licenças necessárias para o pico de utilização.
Antecipar as suas necessidades de software para o próximo ano ou para os anos seguintes é uma tarefa difícil. Factores como projectos iminentes, potenciais fusões ou aquisições e previsões de crescimento complicam ainda mais esta tarefa.
A pedra angular de uma renovação de contrato de software bem sucedida reside na verdadeira compreensão das necessidades específicas dos seus utilizadores. Por um lado, existem os utilizadores avançados, que dependem de determinadas ferramentas para a maioria das suas tarefas diárias. Por outro lado, existem utilizadores ocasionais que apenas necessitam de aplicações específicas de forma intermitente.
Obter informações sobre os padrões e durações de utilização é inestimável. Não só o capacita durante as negociações com os fornecedores de software, como também o coloca em posição de esculpir um contrato de licença de software adaptado às necessidades exactas da sua organização.
Licenças de utilizador nomeado: A melhor opção para utilizadores avançados
Para os utilizadores avançados que utilizam frequentemente software específico nas suas funções diárias, a licença de utilizador nomeado surge como uma escolha adequada. Simplificando, uma licença de utilizador nomeado é designada para um determinado indivíduo e não para um dispositivo. Isto garante que estes superutilizadores têm sempre acesso contínuo às suas ferramentas essenciais, independentemente da sua localização - seja no escritório, em casa ou em viagem.
A incorporação de licenças de utilizador nomeado durante a renovação do seu contrato de software exige previsão. Fale com os fornecedores de software para incluir disposições no contrato de licença que contemplem alterações no estatuto do utilizador. Estas disposições podem facilitar a rescisão ou a transição da licença quando o utilizador atribuído sai da empresa ou muda de função.
Dê um impulso aos seus utilizadores básicos
Quando pretender renovar os seus contratos de software, considere oferecer aos utilizadores básicos um pacote completo. Por exemplo, o seu pessoal administrativo pode não necessitar do Access no seu pacote Microsoft Office; o pacote Basic pode ser suficiente. No entanto, a incorporação de algumas ferramentas avançadas seleccionadas pode melhorar significativamente as suas capacidades.
Optar pelo pacote Premium, que custa quatro vezes mais do que o Basic, pode ser um exagero para eles. No entanto, a inclusão de determinadas funcionalidades avançadas no pacote básico pode melhorar o seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade.
Explore outras opções de licenciamento de software
Outro tipo de licença que pode considerar é uma licença que está ligada a uma máquina específica. Esta licença seria adequada para um ambiente em que um utilizador utiliza ocasionalmente funcionalidades especiais, às quais pode aceder através de um computador de secretária ou portátil de utilização comum.
Isto não esgota, de forma alguma, as combinações de tipos de licença que podem estar disponíveis, e a melhor opção depende muito do seu modelo de negócio e da sua arquitectura.
Se for uma empresa multinacional, uma licença global é dispendiosa, mas pode ser melhor do que ter vários contratos com parceiros fornecedores em regiões como a EMEA e os países da ASEAN.
Nem sequer tocámos no SaaS, uma vez que se trata de uma história por si só, embora saibamos que pode muito bem ter uma mistura de licenças no local e na nuvem.
Renovar contratos de software com a Open iT
O que a Open iT constatou é que muitos dos nossos clientes nos consultam quando se trata de renovações de contratos de software, mesmo que tenham um ambiente ITAM e SAM maduro.
A razão para isto é que temos uma grande vantagem, na medida em que temos uma supervisão e um conhecimento histórico dos produtos dos fornecedores e dos acordos de licenciamento numa vasta gama de indústrias, desde a energia e a electrónica, à indústria automóvel e à indústria aeroespacial e de defesa, com base em experiências anteriores com a nossa base de clientes existente.
Precisa de informações abrangentes para se preparar para as suas próximas negociações com fornecedores? Agradecemos pedidos de informação sobre os nossos produtos e soluções - contacte-nos hoje mesmo!
