Se passou recentemente pela experiência de renegociar o seu contrato com um dos seus principais fornecedores de software, deve estar a sentir-se um pouco abatido e magoado.
Embora as negociações com os fornecedores pareçam amigáveis para o observador casual, assemelham-se mais a uma guerra fria - com o utilizador a querer garantir uma utilização óptima do software a um custo mínimo, enquanto o fornecedor pretende aumentar as receitas.
Para qualquer empresa, a renovação de contratos de software é um problema frequente e necessário.
Se estiver no sector da ciência ou da engenharia, a dor é multiplicada porque está dependente de muitos produtos de software especializados e dispendiosos, tais como ferramentas CAD, BIM, FEA e GIS.
A maior parte deste software vem com análises incorporadas que medem a utilização na perspectiva do fornecedor.
No entanto, confiar na análise de um fornecedor sobre a forma como utilizou os seus produtos nos últimos 12 meses é como deixar o lobo tomar conta das ovelhas. Para além de ter um poder de negociação nulo, também não é possível confiar em folhas de cálculo para extrair dados de utilização.
Para além disso, seria necessária toda uma equipa de recursos para o fazer.
Desenvolvimento de um processo eficiente de gestão de activos de software (SAM)
Por isso, em primeiro lugar, precisa de um software de gestão de licenças que esteja sob o seu controlo e que forneça uma visão abrangente da utilização das licenças da sua empresa.
Reforce este aspecto com um processo robusto e eficiente de gestão de activos de software (SAM) e uma política documentada que cubra todas as bases do acesso e dos direitos de software.
Aqui estão algumas regras de ouro para o funcionamento de um navio SAM apertado:
- Documentar todo o software que está a ser utilizado na empresa e geri-los num local centralizado. É surpreendente a frequência com que as unidades de negócio adquirem software sem passar pelos Serviços de Tecnologias de Informação (ITS) para uma avaliação e aquisição adequadas. Assegure-se de que existe uma política que proíba isto.
- Eliminar qualquer software de "prateleira", ou seja, licenças de software que foram compradas mas não são utilizadas. Não se pretende renovar tais licenças. Isto acontece frequentemente em empresas de engenharia e construção quando um grande projecto é empreendido, uma vez que o software necessário para o projecto é incorporado no custo total. Quando o projecto termina, as licenças de software geralmente permanecem, embora já não sejam utilizadas. Certifique-se de que quando o projecto é encerrado, os ITS são mantidos em circuito, de modo a que as licenças possam ser descontinuadas ou absorvidas no pool de licenças existente.
- Implementar um sistema de chargeback, onde as unidades de negócio são responsáveis pela sua utilização de software e pelos custos associados. Esta é uma das melhores formas de assegurar que os custos sejam contidos porque os gestores das unidades de negócio têm agora estes custos a aumentar as suas despesas operacionais mensais, e actuarão rapidamente para os reduzir.
Pode já estar a este nível de maturidade SAM, mas ainda há mais alguns truques a ter na manga.
- Conheça o seu Utilizador (KYU) e eduque-os. Se ainda não implementou chargebacks, faça-o com gentileza, explicando aos gestores e ao seu pessoal como tirar o melhor partido do seu software ao menor custo.
- Reforçar isto com a colheita da licença, mais uma vez, introduzindo a prática com educação e política documentada que estipula quantos minutos uma licença está ociosa antes de ser colhida e libertada de volta para o grupo de licenças.
Compreender as necessidades dos seus utilizadores
O seu software SAM é essencial para obter um equilíbrio entre o número de utilizadores e o número de licenças, como verá no relatório ilustrado abaixo, que analisa o número mínimo de licenças necessárias para uma utilização máxima.
Planear as suas necessidades de software para os próximos 12 ou mais meses nunca é fácil.
Poderá haver um grande projecto em breve, uma possível fusão e aquisição, que terá de ter em conta, e o crescimento previsto para o próximo ano.
É aqui que entra em jogo o conhecimento das necessidades do utilizador.
Haverá superutilizadores que precisam realmente do produto durante 60% ou mais do seu dia de trabalho.
Pense em obter uma licença de utilizador nomeado para eles, o que lhes dá a elevada disponibilidade de que necessitam (certifique-se de que existe uma notificação automática dos RH se um superutilizador sair, para que possa reatribuir ou descontinuar a licença).
Também terá utilizadores que necessitam de uma versão rica em funcionalidades versus aqueles que utilizam uma configuração básica. Por exemplo, a sua equipa de administração provavelmente não precisa do Access como parte do pacote do Microsoft Office e pode funcionar com o pacote Básico.
Não necessitam da opção Premium, que custa quatro vezes mais.
Outro tipo de licença que pode considerar é uma licença que está ligada a uma máquina específica. Esta licença seria adequada para um ambiente em que um utilizador utiliza ocasionalmente funcionalidades especiais, às quais pode aceder através de um computador de secretária ou portátil de utilização comum.
Isto não esgota, de forma alguma, as combinações de tipos de licença que podem estar disponíveis, e a melhor opção depende muito do seu modelo de negócio e da sua arquitectura.
Se for uma empresa multinacional, uma licença global é dispendiosa, mas pode ser melhor do que ter vários contratos com parceiros fornecedores em regiões como a EMEA e os países da ASEAN.
Nem sequer tocámos no SaaS, uma vez que se trata de uma história por si só, embora saibamos que pode muito bem ter uma mistura de licenças no local e na nuvem.
O que a Open iT constatou é que muitos dos nossos clientes nos consultam quando se trata de renovações de licenças, mesmo que tenham um ambiente ITAM e SAM maduro.
A razão para isto é que temos uma grande vantagem, na medida em que temos uma supervisão e um conhecimento histórico dos produtos dos fornecedores e dos acordos de licenciamento numa vasta gama de indústrias, desde a energia e a electrónica, à indústria automóvel e à indústria aeroespacial e de defesa, com base em experiências anteriores com a nossa base de clientes existente.
Precisa de informações abrangentes para se preparar para as suas próximas negociações com fornecedores? Agradecemos pedidos de informação sobre os nossos produtos e soluções - contacte-nos hoje mesmo!