Der Kauf von Software ist nicht immer ganz einfach.
Angefangen von der Erstbeschaffung über Lizenzgebühren und Nutzungsmodelle bis hin zu den Kosten für Vertragsverhandlungen und Implementierung.
Auch nach dem Kauf werden die Softwareentwickler die Software weiterentwickeln und Upgrades, erweiterte Funktionen, Fehlerbehebungen, Wartung usw. anbieten.
Weitere Punkte, die zu berücksichtigen sind, sind Shelfware, Software-Support und Benutzerschulung, die ebenfalls zusätzliche Gebühren verursachen, die mit der Zeit einen Teil des IT-Budgets in Anspruch nehmen können.
Darüber hinaus können Probleme mit der Softwarelizenzierung, wenn sie nicht gelöst werden, zu weiteren unnötigen Kosten führen. Software-Anbieter können stichprobenartige Prüfungen durchführen und hohe Geldstrafen verlangen, wenn sie feststellen, dass die in den Software-Vereinbarungen festgelegten Beschränkungen nicht eingehalten werden.
Beim Softwarebesitz geht es jedoch nicht nur um die Einhaltung der Lizenzbestimmungen, sondern auch um die ordnungsgemäße Verwaltung der erworbenen Lizenzen, um die typischen Probleme mit Über- und Unterlizenzierung zu vermeiden, die das Unternehmen Millionen von Dollar kosten können.
Verschiedene Pay-per-Use-Lizenzierungsmodelle können bei schlechter Planung und unsachgemäßer Verwaltung auch zusätzliche Gemeinkosten verursachen. Je größer das Softwareportfolio des Unternehmens wird, desto komplizierter wird auch die Verwaltung der Softwarelizenzen.
Das Messen und Analysieren der Softwarenutzung könnte zunächst unnötige Softwarekosten aufdecken. Ein robustes Software-Asset-Management-Programm könnte jedoch nicht nur Softwarelizenzen effektiv verwalten und die Lizenznutzung optimieren, sondern auch zu einer genaueren Vorhersage des Softwarebedarfs in der nahen Zukunft beitragen und übermäßige Softwarekosten innerhalb des Unternehmens eindämmen.
Um die Fallstricke versteckter Softwarelizenzkosten effektiv zu vermeiden, können diese 4 Schritte zur effektiven Optimierung der Lizenznutzung helfen:
1. Das richtige Werkzeug besorgen
Der erste Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Software-Asset-Management- und -Optimierungsreise besteht darin, das richtige Tool zu finden, das die aktuellen spezifischen Herausforderungen angeht und die ursprünglichen Erwartungen übertrifft.
Ein Einblick in die tatsächliche Softwarenutzung des Unternehmens ist nur der Anfang, nicht das Endergebnis einer effektiven Optimierungsinitiative. Und die Verwendung des richtigen Tools sollte zum Ziel führen.
2. Bereitstellen und Einrichten einer bedarfsgerechten Lösung
Mit dem richtigen Tool, das auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen und Ziele der Initiative installiert und konfiguriert wird, sollte es nicht nur reibungslos funktionieren und die korrekten und genauen Nutzungsdaten aus der Umgebung erfassen, sondern auch in der Lage sein, die benötigten Informationen zu liefern, wenn sie benötigt werden.
3. Analysieren Sie Nutzungsdaten
Die richtigen Berichtsanalysen sollten zeigen können, welche Funktionen oder Anwendungen mehr Lizenzen benötigen und welche eine Reduzierung vertragen können.
Simulieren Sie die perfekte Mischung von Lizenzierungsmethoden, die den aktuellen Anforderungen entsprechen, die Lizenznutzung maximieren und gleichzeitig die Gesamtkosten für die Lizenzierung senken.
Vorhersage des künftigen Lizenzbedarfs auf der Grundlage aktueller Nutzungstrends und Wachstumsprognosen, um eine angemessene Planung für künftige Budgets zu ermöglichen.
4. Wertoptimierungsinitiativen umsetzen
Wertoptimierung bedeutet, die Nutzung der einzelnen Software-Assets zu maximieren und die Benutzerproduktivität zu den optimalen Kosten für das Unternehmen zu verbessern.
Das bedeutet, dass mehr Mittel für neue Technologien, Upgrades, Personalverbesserungen, Geschäftserweiterungen usw. bereitgestellt werden müssen, während gleichzeitig die Produktivität auf einem optimalen Niveau gehalten wird.
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