La compra de software no siempre es sencilla.
Empezando por la adquisición inicial, hay que pagar licencias y modelos de uso, negociar contratos y poner en marcha el sistema.
Incluso después de la compra, los desarrolladores del software seguirán desarrollándolo y ofreciendo actualizaciones, funciones ampliadas, correcciones de errores, mantenimiento, etc.
Otros aspectos a tener en cuenta son el software de estantería, el soporte de software y la formación de usuarios, que también conllevan gastos adicionales que podrían restar una parte del presupuesto de TI a medida que se acumulan con el tiempo.
Además, los problemas de licencias de software, si no se resuelven, podrían dar lugar a más costes innecesarios. Los proveedores de software pueden llevar a cabo auditorías aleatorias y cobrar cuantiosas multas si detectan el incumplimiento de las limitaciones establecidas en los acuerdos de software.
Sin embargo, la propiedad del software no se limita al cumplimiento de las licencias, sino también a la gestión adecuada de esas licencias adquiridas para evitar los típicos problemas de exceso o defecto de licencias que podrían costar a la empresa millones de dólares.
Diversos modelos de licencias de pago por uso también podrían acumular costes generales adicionales si se planifican mal y se gestionan de forma inadecuada. A medida que la cartera de software de la empresa crezca, más complicada será la gestión de las licencias de software.
La medición y el análisis del uso del software podrían descubrir inicialmente costes de software innecesarios. Sin embargo, un programa sólido de gestión de activos de software no solo podría gestionar eficazmente las licencias de software y optimizar su uso, sino que también ayudaría a proporcionar una predicción más precisa de las necesidades de software en un futuro próximo y a mitigar los costes excesivos de software dentro de la organización.
Para evitar eficazmente las trampas de los costes ocultos de las licencias de software, estos 4 pasos para la optimización eficaz del uso de las licencias podrían ayudar:
1. Consiga la herramienta adecuada
El primer paso hacia el éxito en la gestión y optimización de los activos de software es encontrar la herramienta adecuada que aborde los retos específicos actuales y vaya más allá de las expectativas iniciales.
Conocer el verdadero uso de software de la organización es sólo el principio, no el resultado final, de una iniciativa de optimización eficaz. Y el uso de la herramienta adecuada debe conducir al objetivo final.
2. Desplegar y configurar la solución para que se ajuste a los requisitos
Con la herramienta adecuada instalada y configurada en función de los requisitos y objetivos específicos de la iniciativa, no sólo debe funcionar sin problemas y recoger los datos de uso correctos y precisos del entorno, sino que también debe ser capaz de proporcionar la información necesaria cuando se necesite.
3. Analizar los datos de uso
Los análisis de informes adecuados deberían poder mostrar qué funciones o aplicaciones necesitan más licencias y cuáles pueden soportar alguna reducción.
Simule la combinación perfecta de métodos de concesión de licencias que se ajusten a las necesidades actuales y maximicen el uso de las licencias, reduciendo al mismo tiempo los costes totales de las mismas.
Predecir las necesidades futuras de licencias en función de las tendencias de uso actuales y las proyecciones de crecimiento, lo que permite planificar adecuadamente los presupuestos futuros.
4. Implementar iniciativas de optimización del valor
La optimización del valor significa ser capaz de maximizar el uso de cada activo de software y mejorar la productividad de los usuarios con el coste óptimo para la empresa.
Significa asignar más presupuesto para nuevas tecnologías, actualizaciones, mejora del personal, expansión del negocio, etc., manteniendo la productividad en niveles óptimos.
Para iniciar su viaje de optimización del software, Open iT ofrece una serie de soluciones y servicios de medición, análisis y optimización del uso del software que le guiarán en cada paso de su viaje de gestión y optimización del software técnico.
