A compra de software nem sempre é simples.
A partir da aquisição inicial, existem taxas de licenciamento e modelos de utilização, taxas de negociação de contratos, e implementação.
Mesmo após a compra, os programadores de software continuarão a desenvolvê-lo e a oferecer actualizações, características expandidas, correcções de bugs, manutenção, etc.
Outras coisas a considerar são o software de prateleira, o suporte de software, e a formação de utilizadores, que também incorrem em taxas adicionais que poderiam retirar uma parte do orçamento de TI à medida que se vão acumulando ao longo do tempo.
Além disso, problemas de licenciamento de software, se não forem resolvidos, poderão resultar potencialmente em mais custos desnecessários. Os vendedores de software podem conduzir auditorias aleatórias e cobrar multas pesadas se verificarem incumprimento das limitações ao abrigo dos acordos de software.
No entanto, a propriedade de software não tem apenas a ver com o cumprimento das licenças, mas também com a gestão adequada das licenças adquiridas para evitar os típicos problemas de sobre e sub-licenciamento que poderiam custar à empresa milhões de dólares.
Vários modelos de licenciamento pay-per-use poderiam também acumular custos gerais adicionais se mal planeados e geridos de forma incorrecta. À medida que a carteira de software da empresa cresce, mais complicada será a sua gestão de licenças de software.
A medição e análise da utilização de software poderia inicialmente revelar custos de software desnecessários. Contudo, um programa robusto de gestão de activos de software poderia não só gerir eficazmente as licenças de software e optimizar a utilização de licenças, mas também ajudar a fornecer uma previsão mais precisa das necessidades de software num futuro próximo e mitigar os custos excessivos de software dentro da organização.
Para evitar eficazmente as armadilhas dos custos ocultos das licenças de software, estes 4 passos para uma optimização eficaz da utilização das licenças poderiam ajudar:
1. Obter a ferramenta certa
O primeiro passo para uma bem sucedida jornada de gestão e optimização de activos de software é encontrar a ferramenta certa para enfrentar os actuais desafios específicos e ir além das expectativas iniciais.
Uma visão do verdadeiro uso de software da organização é apenas o começo, e não o resultado final, de uma iniciativa de optimização eficaz. E a utilização da ferramenta certa deve conduzir ao objectivo final.
2. Implantar e Configurar Solução para Ajustar os Requisitos
Com a ferramenta correcta instalada e configurada com base nos requisitos e objectivos específicos da iniciativa, não só deverá funcionar sem problemas e recolher os dados de utilização correctos e precisos do ambiente, como também deverá ser capaz de fornecer as informações necessárias quando estas forem necessárias.
3. Analisar os dados de utilização
A análise correcta do relatório deve ser capaz de mostrar quais as características ou aplicações que necessitam de mais licenças, e quais as que podem resistir a alguma redução.
Simular a combinação perfeita de métodos de licenciamento que se adaptariam às necessidades actuais e maximizariam a utilização das licenças, reduzindo ao mesmo tempo os custos globais de licenciamento.
Prever necessidades futuras de licenciamento com base nas actuais tendências de utilização e projecções de crescimento, permitindo assim um planeamento adequado para orçamentos futuros.
4. Implementar Iniciativas de Optimização de Valor
A optimização de valor significa ser capaz de maximizar a utilização de cada activo de software e melhorar a produtividade do utilizador ao custo óptimo para a empresa.
Significa afectar mais orçamento para novas tecnologias, actualizações, melhoria do pessoal, expansão do negócio, etc., mantendo ao mesmo tempo a produtividade a níveis óptimos.
Para iniciar a sua jornada de optimização de software, Open iT oferece uma série de soluções e serviços de medição, análise e optimização de utilização de software que o guiarão em cada passo da sua jornada técnica de gestão e optimização de software.
