Aufgrund der vielen Einschränkungen, die die globale Pandemie mit sich bringt, haben sich Unternehmen weltweit schnell um Lösungen für die Telearbeit bemüht.
Der plötzliche Wandel hat nicht nur die Art und Weise verändert, wie Unternehmen ihre regulären Abläufe abwickeln, sondern auch die Art und Weise, wie sie ihre Werkzeuge einsetzen.
Ein Teil dieser Lösung ist die Umstellung auf Software as a Service (SaaS), um flexiblere Optionen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen zu erhalten.
SaaS hat sich aufgrund der zahlreichen Vorteile, die es bietet, zu einem Standard für die Anwendungsbereitstellung entwickelt. Beispiele hierfür sind eine geringere Anbieterbindung, eine schnellere Wertschöpfung und eine bessere Zugänglichkeit, Produktivität und Skalierbarkeit.
Aber je mehr Unternehmen sich für diese Lösung interessieren, desto größer werden auch die Herausforderungen bei der Verwaltung dieser Lösung. Dies wird als "SaaS-Wildwuchs" bezeichnet.
Was ist SaaS Sprawl?
Ein SaaS-Wildwuchs tritt auf, wenn eine Reihe von Cloud-Anwendungen von Drittanbietern, die in einem Netzwerk genutzt werden, von den Verantwortlichen nicht mehr effizient verwaltet werden kann.
Dieses Phänomen tritt häufig auf, wenn mehrere Teams und einzelne Benutzer Anwendungen herunterladen, um unmittelbare Anforderungen zu erfüllen.
Dies geschieht ohne vorherige Genehmigung durch die IT-Abteilung eines Unternehmens und kann zu Sicherheitsrisiken führen.
Die unkontrollierte Nutzung von Cloud-Anwendungen kann die Effizienz der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen stören.
Aus diesem Grund ist es wichtig, diese Aktivitäten durch den Einsatz von Software-Nutzungsmessgeräten oder anderen verwandten Tools zu überwachen. Dies kann dazu beitragen, die allgemeine Sicherheit Ihrer Netze zu verbessern und das Risiko von Systemangriffen zu verringern.
9 Wege zur Überwindung und Verhinderung von SaaS-Ausuferungen
Da SaaS-Lösungen in vielen verschiedenen Branchen immer mehr Verbreitung finden, ist es wichtig zu wissen, wie man sie verwaltet. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie einen SaaS-Wildwuchs überwinden und verhindern können.
- Entdecken Sie alle verwendeten SaaS-Anwendungen
Erstellen Sie ein Inventar aller aktuellen Anwendungen, die von verschiedenen Projektteams und einzelnen Benutzern in verschiedenen Abteilungen verwendet werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, wie umfangreich Ihr Katalog ist und welche Anwendungen von Ihrer IT-Abteilung genehmigt wurden. Die Verwendung von Software-Asset-Management-Tools kann Ihnen auch bei der Erstellung eines umfassenden Audits helfen.
- Verfolgen und bewerten Sie Kosten und Nutzung von Anwendungen
Ermitteln Sie die Kosten, die jede App in Ihrem gesamten Netzwerk verbraucht. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Apps ihr Budget gut ausnutzen und welche nicht. Manche Unternehmen stellen fest, dass sie für zusätzliche Lizenzen zahlen, obwohl eine App kaum genutzt wird. Aber auch das Gegenteil kann der Fall sein.
- Software-Lizenzmanagement (SLM) einsetzen
Wenn mehrere Cloud-Anwendungen von Drittanbietern gleichzeitig genutzt werden, kann die manuelle Verwaltung aller zugehörigen Daten und Sicherheitsprüfungen mühsam und überwältigend sein.
Durch den Einsatz von Softwarelizenzmanagement-Tools können Sie jedoch eine bessere Kontrolle über Ihr Netzwerk erlangen.
- Machen Sie Ihr IT-Team zugänglich und kooperativ
Um alle SaaS-Anwendungen effektiv zu verwalten, sollten alle Teams besser zusammenarbeiten und sich bemühen, die Bedürfnisse der anderen zu verstehen. Dazu gehört auch die Schaffung eines freundlichen Umfelds, das die Mitarbeiter ermutigt, sich bei Bedarf an ihre IT-Abteilung zu wenden.
- Verbessern Sie Ihre Einführungsprogramme für Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter, die in Ihr Unternehmen kommen, benötigen ein angemessenes Einführungsprogramm, das sie mit Ihren Arbeitsabläufen vertraut macht. Sie müssen ihnen dabei helfen, besser zu verstehen, wie Sie Ihre Tools einsetzen, um unnötige Risiken zu vermeiden.
- Automatisieren Sie alle Verlängerungen und Arbeitsabläufe
Die Verfolgung der einzelnen Verlängerungszeiträume für verschiedene Lizenzen kann eine entmutigende Aufgabe sein, wenn mehrere SaaS-Anwendungen im Einsatz sind. Der Einsatz eines Software-Management-Tools kann diese Aufgabe jedoch erleichtern, indem der Prozess bei Bedarf automatisiert wird.
- Standardisierung aller verwendeten Anwendungen
Ermitteln Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen und erstellen Sie eine Liste von SaaS-Anwendungen, die diese Anforderungen am besten erfüllen. Legen Sie dann eine verbindliche Regel fest, dass diese Anwendungen nur für bestimmte Aufgaben verwendet werden dürfen. Auf diese Weise lassen sich doppelte Anwendungen vermeiden, die zu Sicherheitsrisiken führen können.
- Planung des SaaS-Beschaffungsprozesses
Planen Sie einen SaaS-Beschaffungsprozess, bei dem nur befugte Abteilungen oder Mitarbeiter Zugang zur Nutzung der Anwendung gewähren können. So erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie sich Ihr SaaS-Footprint entwickelt, und können ihn leichter verfolgen und verwalten.
- Mitarbeiterschulung nutzen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, wie jede SaaS-Anwendung richtig genutzt wird und wo ihre Grenzen liegen. Dadurch erhalten sie ein besseres Verständnis der einzelnen Tools und der Risiken, die mit der Verwendung nicht autorisierter Anwendungen verbunden sind.
Sicherheit mit intelligenten Managementlösungen
Die Umstellung Ihres Geschäftsbetriebs auf die neuen Herausforderungen der Pandemie ist keine einfache Aufgabe. Aus diesem Grund hat sich Ihr Unternehmen möglicherweise für SaaS-Lösungen entschieden, um flexiblere Möglichkeiten zur Erfüllung Ihrer Geschäftsanforderungen zu erhalten, selbst an entfernten Standorten.
Bevor Sie dies in Ihre Arbeitsabläufe einführen, ist es jedoch wichtig, Methoden wie das IT-Asset-Management einzusetzen, um die damit verbundenen Herausforderungen besser bewältigen zu können.
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