Las empresas de todo el mundo se apresuraron rápidamente a adoptar soluciones de trabajo a distancia debido a las numerosas limitaciones derivadas de la pandemia mundial.
El cambio repentino no sólo ha modificado la forma en que las empresas llevan a cabo sus operaciones habituales, sino también la forma en que se utilizan sus herramientas.
Parte de esta solución incluye el giro hacia el software como servicio (SaaS) para obtener opciones más flexibles para las diferentes necesidades empresariales.
SaaS se ha convertido en un estándar en términos de entrega de aplicaciones debido a los múltiples beneficios que puede otorgar. Algunos ejemplos son la reducción de la dependencia de un proveedor, la mayor rapidez en la obtención de valor y la mejora de la accesibilidad, la productividad y la escalabilidad.
Pero a medida que aumenta el número de empresas interesadas en adoptar esta solución, también aumentan los retos de su gestión. Es lo que se conoce como "SaaS sprawl".
¿Qué es el SaaS Sprawl?
La proliferación de SaaS se produce cuando una serie de aplicaciones en nube de terceros utilizadas en una red ya no pueden ser gestionadas eficazmente por sus administradores.
Este fenómeno suele producirse cuando varios equipos y usuarios individuales descargan aplicaciones para satisfacer demandas inmediatas.
Esto se hace sin la aprobación previa del departamento informático de la empresa y puede conllevar riesgos para la seguridad.
El uso no supervisado de aplicaciones en la nube puede alterar la eficacia del flujo de trabajo de su empresa.
Por ello, es importante supervisar estas actividades mediante el uso de medidores de uso de software u otras herramientas relacionadas. Esto puede ayudar a mejorar la seguridad general de sus redes y reducir los riesgos de ataques al sistema.
9 formas de superar y prevenir la dispersión del SaaS
A medida que las soluciones SaaS se vuelven más comunes entre muchas industrias diferentes, es importante saber cómo mantener su gestión. He aquí algunas formas de superar y prevenir un desbordamiento de SaaS.
- Descubra todas las aplicaciones SaaS en uso
Elabore un inventario de todas las aplicaciones actuales que utilizan los distintos equipos de proyecto y usuarios individuales de todos los departamentos. Esto le dará una idea clara del tamaño de su catálogo y de las aplicaciones aprobadas por su departamento de TI. El uso de herramientas de gestión de activos de software también puede ayudarle a crear una auditoría exhaustiva.
- Seguimiento y evaluación de los costes y el uso de la aplicación
Determina los costes que utiliza cada aplicación en toda tu red. De este modo, podrá identificar qué aplicaciones utilizan bien su presupuesto y cuáles no. Algunas empresas pueden descubrir que están pagando por licencias adicionales cuando una aplicación apenas se utiliza. También puede ocurrir lo contrario.
- Utilizar la gestión de licencias de software (SLM)
Cuando se utilizan simultáneamente varias aplicaciones de terceros en la nube, la gestión manual de todos los datos relacionados y las comprobaciones de seguridad puede resultar tediosa y abrumadora.
Sin embargo, si utiliza herramientas de gestión de licencias de software, podrá controlar mejor su red.
- Haga que su equipo de TI sea accesible y colaborador
Los distintos departamentos de su organización tendrán su propia forma de gestionar el flujo de trabajo de la empresa.Para gestionar todas las aplicaciones SaaS con eficacia, todos los equipos deben colaborar más y esforzarse por comprender las necesidades de los demás. Esto incluye crear un entorno más acogedor que anime a los trabajadores a ponerse en contacto con su división de TI cuando lo necesiten.
- Actualice sus programas de incorporación de empleados
Los nuevos empleados que se incorporan a su organización necesitan programas de incorporación adecuados que les ayuden a familiarizarse con su flujo de trabajo. Hay que ayudarles a comprender mejor cómo se utilizan las herramientas para evitar riesgos innecesarios.
- Automatizar todas las renovaciones y flujos de trabajo
El seguimiento de cada período de renovación de varias licencias puede ser una tarea desalentadora cuando se utilizan varias aplicaciones SaaS. Sin embargo, el uso de una herramienta de gestión de software puede facilitar esta tarea al automatizar el proceso cuando sea necesario.
- Estandarizar todas las aplicaciones en uso
Determine las diferentes necesidades de cada departamento y cree una lista de las aplicaciones SaaS que mejor se adaptan a esos requisitos. Una vez establecida, establezca una regla obligatoria de que estas aplicaciones deben utilizarse para tareas específicas y nada más. Esto ayudará a evitar el problema de las aplicaciones duplicadas que pueden causar riesgos de seguridad.
- Planificar el proceso de adquisición de SaaS
Planifique un proceso de adquisición de SaaS en el que sólo los departamentos o el personal autorizado puedan conceder acceso para utilizar la aplicación. Esto le dará una mejor idea de cómo se mueve su huella de SaaS, facilitando su seguimiento y gestión.
- Utilizar la formación de los empleados
Forme a sus empleados sobre cómo utilizar correctamente cada aplicación SaaS y cuáles son sus limitaciones. Esto les permitirá comprender mejor cada herramienta y los riesgos de utilizar aplicaciones no autorizadas.
Seguridad con soluciones de gestión inteligentes
Cambiar las operaciones de su empresa para hacer frente a los nuevos retos de la pandemia no es una tarea sencilla. Por ello, es posible que su empresa haya recurrido a las soluciones SaaS para obtener formas más flexibles de satisfacer sus necesidades empresariales, incluso en lugares remotos.
Pero antes de introducirlo en su flujo de trabajo, es importante utilizar métodos, como la gestión de activos informáticos, para afrontar mejor los retos que conlleva.
Para obtener más información al respecto, programe hoy mismo una demostración con Open iT y descubra cómo nuestras soluciones de software pueden ayudar a su empresa a gestionar eficazmente las distintas licencias de software.
