Optimización de los costes de SaaS mediante el análisis de los datos de uso de las licencias 

El software como servicio (SaaS) se ha convertido en la base de los entornos modernos de aplicaciones empresariales. En todos los sectores, las organizaciones están pasando de las licencias de software perpetuas a modelos de suministro basados en suscripción que permiten una rápida implementación, actualizaciones continuas y una escalabilidad flexible. 

Sin embargo, este cambio plantea un nuevo reto operativo: gestionar el gasto en SaaS en entornos en los que resulta difícil medir el consumo de licencias. 

Los analistas del sector prevén que el gasto mundial en SaaS se acerque a los 900 000 millones de dólares en 2030, impulsado por su adopción generalizada en todas las funciones empresariales, desde plataformas de colaboración y sistemas de gestión de relaciones con los clientes hasta herramientas avanzadas de ingeniería y plataformas de diseño basadas en la inteligencia artificial. 

En sectores especializados como la ingeniería, la simulación y el desarrollo digital de productos, la adopción del modelo SaaS se está acelerando aún más. Estos entornos suelen basarse en aplicaciones técnicas de gran valor —plataformas de gemelos digitales, software de simulación avanzado y sistemas de diseño basados en inteligencia artificial— que conllevan tarifas de suscripción elevadas. 

A medida que crecen las carteras de SaaS, las organizaciones se enfrentan cada vez más a cuestiones como: 

• ¿Cuántas licencias se necesitan realmente? 

• ¿Qué usuarios necesitan realmente suscripciones de nivel premium? 

• ¿Se calculan las licencias en función de picos de demanda que rara vez se producen? 

Sin respuestas claras, las empresas corren el riesgo de incurrir en un exceso de aprovisionamiento sistemático, pagando por licencias inactivas, funciones que no se utilizan o capacidad sobrante. 

Para los responsables tecnológicos y los equipos de gestión de activos de software (SAM), la optimización de los costes del SaaS ya no consiste simplemente en reducir el gasto. Se trata de ajustar las inversiones en SaaS a la demanda operativa real y al valor empresarial cuantificable. 

Esta adaptación requiere una capacidad fundamental: el análisis detallado del uso de las licencias.

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Comprender los patrones de uso reales 

Uno de los retos más habituales en la gestión de licencias SaaS es dar por sentado que el uso es uniforme entre todos los usuarios. En realidad, el consumo de software empresarial varía considerablemente en función de los puestos, los proyectos y los ciclos de negocio. 

Es posible que algunos usuarios accedan a las aplicaciones a diario, mientras que otros solo interactúen con ellas durante fases concretas de un proyecto o en flujos de trabajo puntuales. 

Muchas plataformas de gestión de SaaS se basan en métricas sencillas, como los «usuarios activos», es decir, si una cuenta ha iniciado sesión durante un periodo de facturación. Aunque resulta útil como indicador general, esta métrica a menudo no logra reflejar diferencias significativas en la intensidad de uso. 

Por ejemplo: 

• Un usuario que inicie sesión una vez al mes puede considerarse activo. 

• Otro usuario que utiliza la plataforma a diario para tareas de importancia crítica se clasifica de la misma manera. 

Estas distinciones son importantes cuando las organizaciones intentan optimizar los costes del SaaS. 

El análisis detallado del uso de las licencias ofrece una visión más profunda de los patrones de consumo, lo que permite a las empresas distinguir entre: 

• Inactividad temporaldebida a transiciones entre proyectos, vacaciones o cambios de puesto 

• Subutilización estructural, en la que las licencias permanecen sin utilizarse durante largos periodos de tiempo 

• Períodos de uso máximo legítimosque justifican un mayor número de licencias 

En entornos técnicos —como el diseño de ingeniería o los flujos de trabajo de simulación—, el uso suele producirse en rachas vinculadas a los hitos de desarrollo. Los equipos pueden depender en gran medida del software durante los sprints de diseño y las ejecuciones de simulación, a lo que siguen períodos de menor actividad entre las distintas fases del proyecto. 

Sin una visión longitudinal del uso, las organizaciones suelen mantener niveles de suscripción estáticos que superan la demanda operativa real. 

El análisis de uso transforma este entorno opaco en uno cuantificable, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones adaptar la asignación de licencias al comportamiento real. 

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Optimización a nivel de características y racionalización de niveles 

Otro factor importante que contribuye al gasto excesivo en SaaS es la adopción generalizada de modelos de precios por niveles. 

La mayoría de las plataformas SaaS ofrecen varios niveles de suscripción, cada uno de los cuales permite acceder a funcionalidades cada vez más avanzadas. Para evitar restricciones en las funcionalidades, las organizaciones suelen optar por contratar suscripciones de nivel superior para grupos numerosos de usuarios. 

Sin embargo, los análisis de uso suelen revelar que muchos usuarios rara vez utilizan las funciones avanzadas asociadas a los planes premium. 

El análisis del uso a nivel de funciones permite a las organizaciones: 

• Identificar a los usuarios que utilizan activamente las funciones premium 

• Detectar a los usuarios asignados a suscripciones de nivel superior que rara vez utilizan las funciones avanzadas 

• Cambiar a un plan inferior a aquellos usuarios cuyas necesidades se ajusten a niveles de suscripción más económicos 

• Reasignar las licencias premium a los usuarios avanzados que las necesiten 

Este proceso, conocido a menudo como «racionalización de niveles», garantiza que los niveles de suscripción reflejen las necesidades reales de uso, en lugar de políticas de acceso generalizadas. 

En entornos SaaS complejos, el análisis a nivel de funciones puede generar un ahorro considerable sin mermar la productividad. Los usuarios avanzados conservan las herramientas que necesitan, mientras que las organizaciones evitan pagar por funcionalidades premium que no llegan a utilizarse. 

Las plataformas de análisis de uso de licencias, como Open iT, ofrecen información detallada sobre los patrones de consumo de funciones, lo que permite a las empresas ajustar adecuadamente los niveles de suscripción en función de un comportamiento de uso contrastado. 

Demanda máxima frente a consumo medio: cómo evitar el exceso de capacidad 

Muchas organizaciones asignan licencias de SaaS basándose enlos peores escenarios posibles o en los picos de demanda. Aunque este enfoque reduce el riesgo de que se produzcan limitaciones de acceso, a menudo da lugar a un exceso de asignación persistente. 

El resultado es una ineficiencia habitual en los entornos SaaS:la capacidad de licencia contratada supera con creces la utilización media. 

El análisis de uso permite a las organizaciones medir indicadores clave de la demanda, tales como: 

• Uso máximo simultáneo de licencias 

• Consumo medio diario y mensual 

• Variabilidad de la demanda estacional o relacionada con proyectos 

Comprender la diferencia entre la demanda máxima y el consumo medio permite a las organizaciones tomar decisiones más fundamentadas en materia de licencias. 

Por ejemplo: 

• Si los picos de consumo se producen únicamente durante períodos cortos, las organizaciones pueden negociar modelos de suscripción flexibles. 

• Si la utilización media se sitúa de forma sistemática por debajo de la capacidad contratada, se podrá reducir el número de licencias en el momento de la renovación. 

• Si la demanda varía considerablemente, las estrategias de asignación dinámica pueden redistribuir las licencias entre los equipos. 

Este enfoque de la planificación de la capacidad basado en datos permite a las organizaciones reducir el gasto excesivo en SaaS, al tiempo que mantienen un acceso ininterrumpido durante los periodos de mayor demanda. 

Las renovaciones administrativas como oportunidades de optimización 

Las renovaciones de los servicios SaaS suelen considerarse meros trámites administrativos que dependen principalmente de los ciclos presupuestarios o de las previsiones de plantilla. Sin datos empíricos sobre el uso, las decisiones de renovación suelen reforzar las ineficiencias existentes. 

El análisis de uso convierte las renovaciones en puntos clave para la toma de decisiones estratégicas. 

La información sobre el uso histórico permite a las organizaciones: 

• Comprobar si el número actual de licencias se ajusta a la demanda real 

• Ajustar los niveles de suscripción en función del consumo real de funciones 

• Identificar las licencias infrautilizadas que puedan eliminarse o reasignarse 

• Prever los requisitos futuros en materia de licencias basándose en las tendencias históricas 

Quizá lo más importante es que los datos de uso refuerzan la posición en las negociaciones con los proveedores. 

Cuando las empresas abordan las negociaciones de renovación con datos empíricos sobre la utilización, ganan capacidad de negociación para: 

• cuestionar las ampliaciones innecesarias de escaños 

• renegociar los niveles de suscripción 

• solicitar modelos de licencia más flexibles 

Para las organizaciones que gestionan grandes parques de soluciones SaaS —especialmente aquellas que cuentan con herramientas de ingeniería o especializadas de gran valor—, las renovaciones basadas en datos pueden suponer reducciones cuantificables de los costes y una mejor adaptación de los contratos. 

Optimización continua: un proceso, no un proyecto 

La optimización de los costes del SaaS no es una iniciativa puntual. Los patrones de uso evolucionan a medida que cambian los equipos, avanzan los proyectos y varían las prioridades empresariales. El análisis longitudinal permite a las organizaciones: 

• Detectar el despilfarro persistente y las ineficiencias emergentes 

• Ajustar continuamente las asignaciones de licencias 

• Responder con rapidez a los cambios en los hábitos de uso 

Las organizaciones que cuentan con programas consolidados de análisis de uso integran la optimización continua en los flujos de trabajo de adquisición, renovación y gobernanza, lo que garantiza que el gasto en SaaS se mantenga en consonancia con las realidades operativas a lo largo de todo el ciclo de vida de la suscripción. 

Para aquellas organizaciones que deseen mejorar su estrategia de gestión de costes de SaaS, Open iT ofrece la información sobre el uso necesaria para convertir la optimización en una ventaja competitiva duradera. Ponte en contacto con Open iT para obtener más información. 

Ponte en contacto con un asesor de soluciones empresariales de Open iT .